「働き方改革関連法」により、労働環境の変革が企業の責任となっています。さらにコロナ禍によって、柔軟な働き方の整備は“待ったなし”の状況となりました。ここでは、働き方改革の目的を改めて確認するとともに、アフターコロナ時代を見据えた働き方を実現するための業務効率化ツールをピックアップして紹介します。
働き方改革にITツールが欠かせない理由
働き方改革とは、これまで画一的だった働き方を見直し、働く1人ひとりの事情に応じた「多様」で「柔軟」な働き方を可能にする改革です。2019年には「働き方改革関連法」が施行され、「年次有給休暇の時季指定」「時間外労働の上限規制」「同一労働同一賃金」の実現に向けて動き始めました。
この背景には、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少や、ホワイトカラーにおける生産性の低さがあります。この問題を放置しておくと、過重労働の増加、賃金水準の低下、介護・育児に伴う離職の増加などを招くことになります。これは国、企業、個人すべての立場にとっての危機なのです。
では、具体的にどのような行動が必要なのでしょうか。法令順守のための制度や組織づくりはもちろんですが、同時にITツールを導入し、テレワーク環境を整備する必要があります。テレワークはコロナ禍で注目を集めていますが、以前から導入している企業の多くは「働き方改革による生産性の向上」を目的として導入していることが総務省の調査で明らかになっています。
また、生産性向上や働き方の改善を実現するためには、勤務実態を「見える化」することが第一歩となります。テレワークが普及し、状況把握が困難になる今、効率的かつ確実に勤務実態を捉えるにはITツールの導入が不可欠です。
働き方改革で検討すべき業務効率化ツール
ここでは、働き方改革に貢献する業務効率化ツールを5つ紹介するとともに、ツール選定・導入のポイントも解説します。
◇ コミュニケーションツール
従来から使われるメールのほか、最近ではビジネスチャットを導入する企業も多くなってきました。また、インターネット環境があればリアルタイムに顔を合わせられるWeb会議システムもコロナ禍では一般的な手段となっています。
ツール選定・導入のポイント
ビジネスチャットは、社内コミュニケーションを円滑にし、生産性と働き方の柔軟性を大幅に向上させるものです。一方で、こうしたツールは集中力を妨げる要因にもなっています。導入にあたっては、業務内容に合わせてレスポンスの目安を決めるなど、運用ルールを整備することが大切です。
ビジネスチャットやWeb会議システムは、無償で利用できるサービスが出回っています。ユーザーやチーム任せで自由な利用を認めてしまうと、故意の有無にかかわらず情報漏えいリスクが高まるので注意が必要です。
◇ ワークフローシステム
テレワークでは、紙のドキュメントで申請・承認・共有・指示といったフローを回すことは現実的ではありません。ワークフローシステムでは、ドキュメントを電子化し、同時にコミュニケーションの流れを整理することができます。テレワークのみならず、業務の効率化や意思決定のスピードアップ、ペーパーレス化によるコストカットなどに寄与します。いつ、誰が、何をしているのかを把握・記録することができることから、勤務実態の見える化にも有効です。
ツール選定・導入のポイント
基幹システムの一機能としてワークフローが搭載されていることが少なくありませんが、操作性やフローの定義に困難を感じて活用されていないケースもあります。そんな時は、ワークフローに特化したクラウドサービスを導入するのが良いでしょう。業務システムと連携可能なサービスもありますので、ニーズに合わせて検討しましょう。
◇ リモートアクセスツール
業務システムをクラウド化していれば、インターネットを介してどこからでも業務を遂行できます。しかし、システムの独自性、セキュリティやレスポンスの観点からクラウドが選択肢から外れる場合もあります。
そこで、自宅など社外から業務システムに安全にアクセスするための手段として、リモートアクセスツールがあります。オフィスに設置しているパソコンに直接接続して遠隔操作するものや、デスクトップ画面をサーバー上に仮想化して利用するVDIなどがあります。
ツール選定・導入のポイント
ネットワーク状態やサーバーのスペック、ライセンス形態などによっては「つながりにくい」「利用中に切断される」といった苦情が寄せられがちです。価格と相談しながら快適に利用できる設計や運用を検討しましょう。また、柔軟に構成を見直せるサービスや製品もポイントになります。
そして何より気をつけたいのが、セキュリティです。もし自宅に設置しているパソコンやスマートフォンのセキュリティが脆弱なら、社内へのアクセスを許してしまいます。次に紹介するEDRシステムを導入するなど、追加のセキュリティ対策も検討しましょう。
◇ EDRシステム
EDRは、エンドポイントを守るセキュリティソリューションです。悪意を持ったプログラムが次々と作成されているなか、過去のデータベースをもとに対処するアンチウイルスソフトだけでは不十分です。侵入を検知すると素早く状況を把握し、自動的にネットワークの遮断など対策が講じられるEDRが望ましいといえます。
ツール選定・導入のポイント
操作ログから怪しい挙動を見つけ出すのは至難の業ですし、管理者にも多大な業務負荷がかかります。いち早くサイバー攻撃に対抗するためにも、最新のAI技術を反映させているシステムが効果的です。
◇ ファイル共有ツール
会社にある紙の書類をすぐに確認・共有できないのがテレワークにおける大きな課題です。ペーパーレス化を進めることは当然ながら、その電子化されたドキュメント、オフィススイートで作成されたドキュメントなどに、どこからでもアクセスし共有できることは、テレワークで業務を遂行するためには必須です。
ツール選定・導入のポイント
もっとも気にかけたいのが、セキュリティ対策です。コミュニケーションツールと同様に無料で誰もが使えるサービスが出回っていることから、管理者の知らないところで個人アカウントのサービスが無秩序に利用されるシャドーITの危険性をはらんでいます。シャドーITに対応するためには、使いやすく管理機能が備わった公認サービスを会社として用意することが重要です。
まとめ
働き方改革では、ペーパーレス化、ワークフロー自動化、コミュニケーション円滑化といった多岐にわたるテーマに取り組む必要があります。働き方改革関連法の施行に加えてコロナ禍により、対応は待ったなしの状況です。
Dropboxは、単にドキュメントを共有するだけのツールではなく、ドキュメントベースの業務において中心的役割を果たすコラボレーションツールです。コミュニケーションツールやワークフローツール、オフィススイートなどとの連携機能はもちろん、単独でもドキュメントにチャットのようにコメントを付加したり、更新を通知したりと、働き方改革における複数のテーマに対応。さらに、個人アカウントからビジネスアカウントへと容易に移行できる仕組みも持ちます。働き方改革の第一歩としてDropboxの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
