顧客を制作プロセスに巻き込んで、顧客満足の差別化！　小さな会社でも大企業並みの仕事を可能にする Dropbox Paper

看板業界において、最大の敵は「競合他社」ではなく「時間」です。

締め切り厳守です。
まずは取引先を獲得しなければなりませんが、次は膨大な数の取引先とのスケジュールをやりくりするのがポイントとなります。設計者、デザイナー、エンドユーザー、締め切り前の変更など対応すべきことは山ほどあり、いつでも気が抜けません。

これは決して大げさな話ではありません。
実際、ウォール氏と彼のチームは 200 件以上のプロジェクトを同時に進めているのです。彼らが手がけるのは、内装としての壁の絵、外装用の窓の覆い、アメリカ障害者法に対応した標識、ビニル製グラフィック、立体文字、大判のデジタル印刷看板やバナーなど多岐にわたります。
取り組む仕事の数も非常に多いのですが、共同で仕事を進めるチームメンバーの数、対応する顧客の数も桁違いです。彼らは小規模、つまり「スモールビジネス」に分類されますが、展開するビジネスの規模はかなりビッグなのです。

いくつかの世界的テクノロジー企業から依頼を受けて、まっさらな壁を完全に新しい世界に作り変えたこともあります。最終的な作品が美しいことだけでなく、クリエイティブなプロセスにクライアントを巻き込んで作業を進めるところが好評で、看板業界で不動の地位を確立しています。

クライアントとのやり取りが何度も続くことがあります。
お客様としては、支払った金額に見合うものがほしいわけですよね。
私たちも、サンプル、図面、回路図、さまざまな資料を用意して、仕上がりをイメージしてもらえるように心がけています。

ー　ウォール氏

同社では受注から納品まで、すべての段階でチーム全員の足並みをそろえるために Dropbox を導入しました。

ウォール氏はこのように話しますー

このビジネスを始めたときには、すでにプライベートで Dropbox を写真管理に使っていました。同じものをファイル管理に使おうと考えたのも自然なことでした。
まずは Dropbox Business でファイルの管理を始めました。今ではプロジェクトを協力して進めるために社内で Dropbox Paper を使うようになりました。

Paper を導入する前は、スプレッドシートを使って仕事の進捗を管理していましたが、チームの全員が活用できていたわけではありませんでした。

どのプロセスでも、全員が同じルールに従って進めなければうまくいきません。
効率性を発揮するには、もれなく全員が活用できることが鍵です。
この原則が守られていなければ、むしろ逆効果となるでしょう。

ー　マーティンサインカンパニーで製品マネージャーを務めるボビー・ウィルコックス氏

Paper の導入後は、見込み客の管理、看板の設置、そして写真素材の管理に至るまで、プロジェクトのライフサイクル全体でチームの足並みをそろえられるようになったのです。
チームは Paper を活用することで、タイムライン、スプレッドシート、議事録などを 1 か所にまとめられるようになりました。全員が同じファイルにアクセスできるようになったので、リアルタイムでコメントを追加したり完了したタスクにチェックマークを付けられるようになりました。

おかげでプロジェクトマネージャーや営業担当者を安心して現地に派遣できるようになりました。彼らに窓のサイズを測って Paper に入力してもらうのです。私たちの方ではその情報が入力される、まさにその瞬間をリアルタイムで目にすることができるのです。

ー　ウィルコックス氏

サイズを測った担当者がオフィスに戻る前から、グラフィックデザイナーが制作ファイルを作り始めます。同時に、設置現場の写真がアップロードされてきます。チームはそのすべてを、オフィスにいながらリアルタイムで確認することができるのです。

Paper を使うと、グラフィックデザイナーからコンセプトをもらう、私たちがサンプルを作ってデザイナーに返す、デザイナーからコメントをもらう、といった一連の作業をすばやく効率的に進められます。
すべて Paper 上でリアルタイムでできるのです。
この業界でもう 20 年近く働いていますが、見積もりから設置まで、業務のすべてに活用できるツールは他にありません。

ー　ウィルコックス氏

導入して感じた最大のメリットは、「必要なものが必要なときに見つけられる」という点だったと言います。