デジタルワークプレイスの構築でハイブリッドワークが加速

DXや働き方改革、フレキシブルワークなどへの高まりから、オフィス・自宅問わずどこでも働けるハイブリッドワークへの移行が求められています。それを実現する要素として欠かせないのが「デジタルワークプレイス」です。本稿では、デジタルワークプレイスとは何かを解説するとともに、特徴やメリット、どのように活用すればハイブリッドワークが実現するのかを解説します。

デジタルワークプレイスが求められる背景

現在では、新型コロナウイルスへの対策や働き方改革の一環として、その日の業務や生活スタイルに合わせて働き方を柔軟に選択できる「ハイブリッドワーク」の実現が求められています。その重要な要素であるテレワークが注目されたことで、デジタルワークプレイスにもスポットライトが当たるようになりました。

外部環境の影響を大きく受けるテレワーク実施率

このように、ハイブリッドワークの構成要素としてテレワークの整備が必要ですが、実際のところ、テレワークの定着率はどうなっているのでしょうか。総務省の「令和3年版情報通信白書」によると、テレワークの実施率は新型コロナウイルスの感染拡大状況に合わせて変化してとのことです。

※総務省「令和3年版情報通信白書　第3節コロナ禍における企業活動の変化」を基に作成

同資料の民間企業を対象に実施した東京商工リサーチの調査によると、新型コロナウイルスの感染拡大が急増する前の2020年3月時点ではテレワーク実施率が
17.6％でしたが、同年４～５月に発出された1回目の緊急事態宣言時には56.4％へと急上昇。緊急事態宣言解除後の同年6月には31.0%に低下。2021年1月～3月に発出された2回目の緊急事態宣言時には38.4％へと微増しています。このように、緊急事態宣言により社会全体が自粛モードに入るとテレワーク対応が活発化し、反対に感染拡大が落ち着くと実施率も減少しているのがわかります。

コロナ禍により企業のテレワーク実施度は相対的に高まりましたが、外部環境の変化によって実施率が上下していることから、本当の意味でテレワークのメリットを享受している企業はそれほど多くないと判断できるのではないでしょうか。

テレワークのメリットを認識したうえでオフィスを再検討

テレワークのメリットは「ワークライフバランスの実現」「仕事の効率化」「通勤時間などの削減」「オフィススペースの節減」などさまざまです。これらのメリットを最大化させるには、「社内コミュニケーションが減る」「成果が把握しにくい」「取引先との意思疎通が困難になりがち」「業務効率が悪くなる」「できる業務が限られる」といった課題の解決を目指す必要があります。これによってテレワークを「緊急時の避難措置的な働き方」から「オフィスワークと同等レベルの選択肢」に格上げし、ハイブリッドワークの整備に取り組むのが良いでしょう。

もちろん、ハイブリッドワークを推進するうえでは、オフィススペースの見直しも必要です。例えば、固定席をやめてフリーアドレスにしたり、オフィススペース全体を削減して家賃などを減らしたり、といった施策に取り組むのも効果的です。

また、オフィスをコラボレーション推進やイノベーション創出の拠点（ハブ）として位置付け、会議端末を充実化してストレスのない会議室を構築したり、共有スペースを設けて社員同士のコミュニケーションを促進したりと、オフィスワークのパフォーマンスを再検討にも力を入れる必要があるでしょう。

デジタルワークプレイスでテレワーク環境を高度化

テレワークの高度化を目指すうえでは、デジタルワークプレイスの活用が重要です。

デジタルワークプレイスでは、プロジェクトごとに簡単に共有できるドキュメントを用意しています。例えば、Web会議で簡単にドキュメント共有ができるようになります。もちろん、会議後に付け加えたい特記事項等があれば、個々に共有ドキュメントに書き込み可能です。ドキュメントは新しい書き込みがあると、関係者に通知され、変更はリアルタイムで更新されます。またドキュメントの更新を確認しながら仕事の進捗を確認することもできます。

同じプロジェクトに参加するメンバーのなかで、特定のメンバーの意見を聞きたいといった場合は、電話やWeb会議で招集するのではなく、チャットで素早く用事を済ませることも可能となります。

デジタルワークプレイスでは、参加者を自由にアサインすることができ、外部のパートナーもすぐに会議に招待できます。またそのパートナーとドキュメント共有できるほか、一部の情報についてはアクセスできないように制限することもできます。

デジタルワークプレイスの最大の特長は、一度アクセスすれば、さまざまなアプリケーションをワークプレイス内ですぐに活用できることです。業務を行うなかでアプリケーションを使って何かを作成する場合、一度ワークプレイスの外でアプリケーションを立ち上げる必要が出てくると業務効率が落ちてしまいます。

ですが、デジタルワークプレイスでは、さまざまなアプリケーションと連携でき、複数のアプリケーションを起動させ、なおかつ、複数の人たちと共同で立ち上げたアプリケーションを使いながら、ドキュメントなどを仕上げていくことが可能となります。

まとめ

デジタルワークプレイスを活用していくことで、テレワークのデメリットを最小限に抑えることが可能となり、ハイブリッドワークを加速させることができることでしょう。必要に応じて、デジタルワークプレイスと連携するさまざまなサービスを利用することで、オフィスでしか行えない業務を減らすことも期待できます。さらに、ハイブリッドワーク環境が整ってくると、属人的な業務をどうにかして標準化していこうという機運や文化も生まれてくるかもしれません。

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