「その比較資料、本当に最新情報ですか？」
IT システムの導入を検討する際、解決すべき課題を定義し、その課題に対して「最適な解決策」を見つけるために複数のシステムを比較されるケースが多いのではないかと思います。オンラインでの情報収集や、システム会社からの情報提供に加え、ベンダーから直接説明してもらうなど、様々な方法で情報を入手し、比較・検討されているのではないでしょうか。
ありがたいことに、弊社の「Dropbox」も、社内での情報共有や共同作業を活発化したいと考えるお客様から比較・検討いただいております。 一方で、日々お客様とお話させていただく際、弊社担当者が驚くのが、お客様がお持ちの「Dropbox」に関する情報の古さです。多くの場合、2012 年時点での情報を独自に入手されているようです。
日本において「クラウドストレージ」が企業向けツールとしても注目を集めたのが 2012 年でした。これは、2011 年の東日本大震災の影響により、BCP（事業継続計画）に必須の仕組みとしてクラウドサービス全般が注目を集め、その一環として 2012 年以降、企業におけるクラウドストレージ導入の検討が進んだため、と考えられます。そして、この流れを受けて、当時は多くの比較資料が作られたのではないかと推察しています。
クラウドストレージの企業利用が検討されはじめてから 8 年が経過し、現在、弊社製品は「スマート ワークスペース」と呼ばれるオンラインの共同作業場として進化を遂げ、多くの企業の皆様にご利用いただいています。
そこで、今回は多くのお客様が誤解していると推測される 8 つの機能について、古い情報（誤解）と最新の Dropbox の違いを解説させていただきます。
『８つの誤解』
➡️ Dropboxの共有リンクを介したマルウェア/ウィルスの拡散を軽減するための対策が講じられています。
➡️ 複数のフィルターを組み合わせて監査ログの抽出が可能です。
➡️ Dropbox は、法的ホールド（リーガルホールド）により、訴訟に関連するユーザーのコンテンツを隔離することが可能です。
➡️ Dropbox のインサイト（ダッシュボード）機能では、ライセンス消費数やストレージ容量はもちろん、共有先ドメイン、パスワードなしリンクなどの情報も把握可能です。
➡️ Dropbox を含む大部分のクラウドサービスでは、お客様の大切なデータを守るため、中国で利用するサービスの必要条件を満たせていない。
➡️ Dropbox は Web 版およびデスクトップアプリケーションは、ともに求める情報へ素早くアクセスするための機能を実装しています。
➡️ フォルダはもちろん、ドキュメント、動画、画像など様々なフィルタを組み合わせて検索可能です。
➡️ 全米の企業番付である「Fortune 500」企業の 56 %が Dropbox を利用しています。
誤解1.「マルウェア/ウイルス対策」 Dropbox はマルウェア/ウイルス対策に関する機能はない。
事実1. Dropbox の共有リンクを介したマルウェア/ウィルスの拡散を軽減するための対策が講じられています。
比較資料の中で「ウイルススキャンが可能」にチェックがついている製品もありますが、この定義が曖昧であり、実際には「スキャンして管理者に通知する」のみである場合があります。ウイルススキャン機能の比較には注意が必要です。
マルウェア/ウイルス対策については、多くの企業でクラウド上にあるファイル以外もチェックが必要になるかと思いますので、きちんとしたセキュリティ対策ソリューションで対応されることがベストだと考えます。
Dropbox の提供しているマルウェア/セキュリティ対策の詳しい情報については、お問い合わせいただけますと幸いです。
誤解2.「監査ログ」 Dropbox はフィルターを組み合わせることはできず、”1 つのフィルター”または”フィルターなし”でしか監査ログを抽出できない。
事実2. 複数のフィルターを組み合わせて監査ログの抽出が可能です。
「Dropbox」では、ファイル操作、共有、ポリシー変更など約 280 種類のログを取得することができます。ログは管理コンソールからリアルタイムで確認することができ、複数のログを組み合わせて抽出し、レポートを作成することも可能です。
※取得できるログの種類はプランによって変わります。
詳細はお問い合わせください。
誤解3.「e-Discovery 対応」 Dropbox には e-Discovery 機能はない。
事実3. Dropbox は、法的ホールド（リーガルホールド）により、訴訟に関連するユーザーのコンテンツを隔離することが可能です。
法的ホールドは訴訟や調査に関連したユーザーのコンテンツが保持されるように設定できる機能です。この設定を行うことで、法的事項に関連するコンテンツが完全に削除されてしまうのを防ぐことができます。e-Discovery 対応が必要な中規模・大規模企業の製造業のニーズにもしっかり対応できるオプションをご用意しています。
なお、Dropbox のファイル更新履歴や削除したファイルは標準で 180 日間保持されます。(＊Dropbox Advanced プラン以上の場合は 365 日間。）また、Dropbox では「エクステンデッドバージョン履歴」オプションをご用意しています。これにより、ファイルの更新履歴ならびに削除したファイルを最大 10 年間保持できるようになります。例えば長期間に渡るプロジェクトが多い業種（土木系建設、学術機関、製造業など）において、ファイルの更新履歴をプロジェクト期間中は全て取得しておきたい場合に有効です。また、文章の改ざん抑止効果もあります。
※なお、「法的ホールド」と「エクステンドバージョン履歴」はいずれもオプション機能となります。「法的ホールド」には「エクステンドバージョン履歴」が含まれています。
誤解4.「管理画面」 Dropbox のダッシュボードではライセンス消費数やストレージ使用量しか把握できない。
事実4. Dropbox のインサイト（ダッシュボード）機能では、ライセンス消費数やストレージ容量はもちろん、共有先ドメイン、パスワードなしリンクなどの情報も把握可能です。
加えて、ユーザーアクティビティの傾向やファイル種類などの可視化ができ、かつ、CSV でレポート出力も可能です。
Dropbox 管理者はインサイト（ダッシュボード）を見るだけで自社の Dropbox の運用状況を俯瞰できます。
誤解5.「中国での利用」 Dropboxはドメインのカスタマイズができないから中国で利用できない。
事実5. Dropbox を含む大部分のクラウドサービスでは、お客様の大切なデータを守るため、中国で利用するサービスの必要条件を満たせていない。
中国国内で「正式に」使えるクラウドサービスは、下記の条件を満たしている必要があります。
・中国で最初に作ったファイルを保存する場所は、中国である必要がある
・中国政府から要請があった場合、データの復号化キーを政府に渡す必要がある
上記の 2 点を満たしていないサービスについては、予告なく利用不可となるリスクがある、ということになります。
たまに「中国で利用できる」と説明している製品もあるようですが、ドメインをカスタマイズするだけでは「正式に」中国で利用可能であるとはいえませんので、ご注意いただく必要があります。
誤解6.「求める情報へのアクセス」 Dropbox にはフォルダの階層表示やフィード機能がないため、求める情報へアクセスがしにくい。
事実6. Dropbox は Web 版およびデスクトップアプリケーションは、ともに求める情報へ素早くアクセスするための機能を実装しています。
Dropbox であれば、Windows Explorer と一体化しているので、Windows の検索機能を使用して素早く見たいファイルやフォルダにアクセスできます。また、ファイルやフォルダに対して右クリックすればファイルを共有する機能やプレビューを開いてコメントする機能、バージョン履歴など主要な機能の表示が可能です。
＜エクスプローラの画面＞
Dropbox が提供する共同作業のための機能「Dropbox Spaces（スペース）」を使えば、さらに便利です。たとえば、フォルダやファイルにスターを付けてお気に入り登録したり、そのフォルダにどんなファイルが入っているか説明したり（フィード機能）、各ユーザごとにおすすめフォルダを提案してくれる機能もあります。
＜Dropbox Spacesの画面＞
誤解7.「検索フィルタ」 Dropbox はフォルダの場所しか検索フィルタとして指定できない。
事実7. フォルダはもちろん、ドキュメント、動画、画像など様々なフィルタを組み合わせて検索可能です。
加えて、Dropbox は AI エンジンを活用した画像検索機能も提供しています。
＜Spaceの画面＞
＜ブラウザ＞
誤解8.「導入事例」 Dropbox は企業利用での事例がない。
事実8. 全米の企業番付である「Fortune 500」企業の 56 %が Dropbox を利用しています。
実は Dropbox は、企業向けサービスとしても世界最大級の規模を誇っています。個人ユーザーと企業ユーザーを合わせると、全世界で約6億人の利用者を有する
Dropbox ですが、日本でも、企業規模の大小を問わず、多くの企業の皆様にご利用いただいています。
詳細は、こちらのWebサイトをご覧ください。
