2020 年 10 月 29 日 – 世界初のスマート ワークスペースを提供する Dropbox（NASDAQ：DBX）の日本法人である Dropbox Japan 株式会社（本社: 東京都中央区、代表取締役社長: 五十嵐 光喜）は、全従業員がテレワークを基本とする「バーチャル ファースト」企業となるという本社決定に従い、日本法人でも準備を進めていきます。
Dropbox 社では、ビジネスを成功させる鍵として創造性と共同作業を最重要視しており、オフィス スペースもその信条に基づいてデザインされています。当社が提供する「Dropbox」 というクラウドツールは、どこにいても仕事ができるように作られている一方で、Dropbox で働く社員は、ほぼ全員が毎日出社していました。
今年に入りすべての業務が突然テレワークに移行したことは、Dropbox 社員にとって大いに戸惑う出来事でしたが、自社製品の活用によりテレワークにスムーズに移行することができました。Dropbox を使ってテレワークへの移行を試みるお客様も多く、今年は新規の導入やユーザー追加の案件が増えています。文字どおり、あらゆる仕事がデジタル化されつつある今、チームのコンテンツを 1 か所でまとめて管理する重要性は高まるばかりです。
テレワークへの移行は急だったにもかかわらず、データからは全体的に成功していることがわかります。Dropbox の委託で The Economist Intelligence Unit（EIU）が実施した最新の調査（英語）では、ナレッジワーカーは自宅の方が集中できることや、在宅勤務でも以前と同じように仕事をこなせることが明らかになっています。Dropbox が実施した社内調査でも、ほぼ 9 割の社員が「在宅勤務でも生産性を維持できるので、週 5 日出社が前提の勤務形態に戻す必要はない」と回答しています。社員がテレワークをしていても、お客様へのサービス提供を中断することなく、新製品や新機能もリリースしています。
しかし、すべてが完ぺきに進んでいるわけではありません。連続するビデオ会議、頻繁に届く通知、仲間に会えない寂しさは大きな負担となっています。EIU の調査では、直接顔を合わせてやり取りする機会がないと、企業文化が損なわれ、コミュニケーションが行き違いになるリスクが高まるだけでなく、複数のメンバーと協力して新しいプロジェクトに着手し、共同で作業するのが難しくなるとの回答が得られています。オフィスで働く利点は多くあるといえます。
働く場所の変化
EIU のデータを見ると、テレワークにはマイナス面はあるものの、デメリットよりもメリットの方が大きいと考えられているようです。こうした調査結果はどれも、Dropbox の製品ロードマップを策定し、働く場所について考えるうえで大いに参考になっています。
この新しい現実に順応すべく、テレワークへの全面移行を発表している会社もあります。出社するかどうかを社員が自由に選択できるハイブリッド アプローチを取り入れた会社もあります。しかし、どちらの方法もテレワークに潜む制約に対処できておらず、最適とは言えません。ハイブリッド アプローチでは、従業員が「出社」「在宅勤務」の2 タイプに別れることで、業績やキャリアの評価で疎外感や不平等を招くおそれもあります。こうした問題に対し、当社として積極的に解決を図っています。
このたび、Dropbox は以前の働き方に戻ることや、懸念が残る別の方法を選ぶことはせず、新しい方法を選択することにしました。これにより、「スマートな働き方を創造する」という Dropbox のミッションを果たすとともに、テレワークを効率化する製品を届けることができます。当社はDropbox のポリシーを実現するため、以下の 5 つの目標を掲げました。
「企業としてのミッションを支える」
「社員が自由かつ柔軟に働けるようにする」
「人間的なつながりと企業文化を守る」
「企業としての健全性を長期的に維持する」
「学ぶ姿勢を持ち続ける」
今回の戦略により、この目標をすべて達成できると考えています。
目指すは「バーチャル ファースト」
Dropbox は、2020 年 10 月 13 日（米国太平洋標準時）より「バーチャル ファースト企業」へと転換し、テレワーク（オフィス外での勤務）をすべての社員とすべての日常業務の基本とすることを発表しました。
働く場所に関する戦略
この方法で問題がないことが確認できたら、次は、Dropbox の既存の施設や社外の多目的スペースを利用し、対面での共同作業やチーム ミーティングが定期的に実施できるようにします。この共同作業スペースは「Dropbox Studios（ドロップボックス スタジオ）」と名付け、現在オフィスがあるすべての地域に設置する予定です。サンフランシスコ等、社員数が多く、長期賃貸契約を交わしていているオフィスには専用スペースを設け、他の場所では必要に応じてスペースを設けることになります。社員はいずれかのオフィスに関係していれば Dropbox Studio を利用できます。社員に公平に利用してもらうには、スペースの使い方を規定することが重要です。そこで Dropbox Studios は、用途を共同作業とコミュニティ作りに特化し、個人での作業には使用できないようにします。
チームや役割によっては例外はあるかもしれませんが、社員は現在オフィスがある場所以外に自由に移動できるようにもなります。移動の範囲はある程度制限されるものの選択の自由度は高まるので、長期的には Dropbox の仕事環境はますます分散し、どこに住むか、どこで働くか、どこで新たな人材を採用するか等を幅広く選択することが可能となります。Dropbox Studios の利用もニーズに応じて変わると予想されるので、分散状況の変化や社員数の変化に応じて、新しいスタジオを設置することも考えています。
非連続の就業時間
2 つ目の戦略は「非連続の就業時間」です。タイム ゾーンが異なっても共同作業できるよう、複数のタイム ゾーンに重なる時間を共同作業のためのコア タイムに設定し、これに基づいて社員がそれぞれスケジュールを組めるようにします。それにより社員が各地に分散しても個人で集中したい時間とコラボレーションの時間のバランスをとることができます。必要なのは、働いた時間の長さよりも、仕事の効果や成果を重視することです。
従業員エクスペリエンス
3 つ目の戦略では、IT から人事まで、バーチャル ファーストに関するあらゆる従業員エクスペリエンスを構築していきます。包括的なリソース エコシステムに投資し、専任チームを立ち上げて、生産性、集中力、企業文化への影響を評価することで、社員を支援しながらバーチャル ファーストの進捗状況を追跡し、新しい方法に順応していけるようにします。最初のステップとして、バーチャル ファースト ツールキットを開発しました。これはオープンソースとして公開し、実施の過程で新規追加や学びの共有ができるようにしています。なお、こちらのツールキットは順次日本語化していきます。
持続可能で未来にふさわしい働く場所
私たちが今、最も注力しているのはテレワークのあり方を変革する製品の開発です。従業員が「バーチャル ファースト」という現実の中で日々を送ることで、お客様のニーズをより理解し、ニーズに合わせて製品を進化させる企業として Dropbox を位置付けられると考えています。このバーチャル ファーストのアプローチによって、テレワークと対面での仕事それぞれの長所を活かし、柔軟な働き方と人間的なつながりをバランスよく実現した、誰もが公平な条件で働ける場を作りたいというのが、私たちの願いです。
さらに重要なのは、バーチャル ファーストを目指すことで、経歴や視点が異なる多様な人材の採用が促され、より強力で多様性に富んだ職場形成の機会が得られることです。私たちは、Dropbox のビジネスを将来的に成長させてくれる人材に対して、さらに適切に投資をすることができます。
最後に、Dropbox の社員が計画的に重要な優先課題に集中して取り組めるよう、今後の予定をある程度紹介したいと思います。Dropbox は、社員と地域社会の健康と安全を考慮して、原則在宅勤務の方針を 2021 年 6 月まで延長します。
Dropbox Japan 株式会社代表取締役社長、五十嵐 光喜は、次のように述べています。
「このたび、Dropbox がテレワークを前提とした”バーチャル ファースト”な組織として生まれ変わる方向性を打ち出すことができたことを嬉しく思います。新しい情報や意見を取り入れながら、この方針に沿って社内規則の変更に着手しつつ、テレワークと対面での仕事の長所を最大限に活用した、誰もが公平な条件下で働ける職場環境づくりを目指します。勤務地を限定する必要がなくなることで、人材採用の幅が広がること等、多くの可能性を感じています。
社是である“スマートな働き方をデザインする”という言葉を私たちが自ら実践することで、そこから得た知見を製品に反映させていくとともに、そのノウハウも積極的に皆様に公開していきます。ぜひご期待ください。」
以上
Dropbox Japan について
Dropbox はプライベートと仕事、それぞれのコンテンツをわかりやすく整理し、生産性を維持できる場所を提供します。Dropbox の製品は、よりスマートな働き方を実現するために開発され、現在 180 か国以上で 6 億人を超える方々に愛用されています。米国カリフォルニア州サンフランシスコに本社を置き、世界各地 12 か所にオフィスを構えています。Dropbox の使命と製品については、dropbox.com をご覧ください。
Dropbox Japan は、Dropbox の日本法人です。詳細は、 https://www.dropbox.com/ja/business または https://navi.dropbox.jp/ をご覧ください。
