使ってみたら想像以上によかった!Dropbox社員が教える新「Paper」の効果的な使い方

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このたび、Dropbox Paper が日本語化も完了し、正式版として提供させていただくことになりました。オープンベータ版として一般公開され、ご登録いただいたユーザー全員にもれなく提供されるようになりました。

さらに、iOS 版Android 版の Paper モバイル アプリも登場し、外出先でもアクセスが可能になりました。

多方面からお褒めの言葉を頂いており、株式会社nanapiのけんすうさんにもこのようなツイートしていただきました。ありがとうございます。

実際にDropboxの社員である私自身もPaperを使うようになって、様々な場面で生産性がアップしていることを実感しております。

多くの方はこういった使い方をしていただいています。

  • 会議の議事録を作成する
  • ブログのコンテンツを作成する
  • プロジェクトのタスクリストを作成する
  • ブレーンストーミングのツールとして活用する
  • 報告書やレポートを作成する
  • 書籍などの文章コンテンツを作成する

ここにある使い方以外にも様々な用途で使っていただけるツールになっていますので、今後いろいろな活用例が増えていくのがとても楽しみです。
この記事では、Dropbox社員たちの Paper の使い方と基本機能の使い方を紹介します。
Paper をどのように使っているのかを知っていただき、ぜひPaper をご活用いただければと思います。

目次

  1. Dropbox Paper の紹介
  2. Dropbox Paper を Dropbox 社員たちは、どう使っているのか?
  3. Paper を使う 4 つの場面
  4. これでバッチリ使いこなせる 14 機能

1. Dropbox Paper の紹介

Dropbox Paper はブラウザ上でドキュメントを作成できるツールです。
オンラインということもあり、1 人でなく複数人で同時に 1 つのドキュメントを編集することができます。

たとえば、友達 4 人で誕生日パーティーの企画を考える時も 4 人が同時に Paper にアクセスして、アイデアを出し合い、それぞれのアイデアに対してコメントして、アイデアをブラッシュアップすることもできます。

Paper で共同作業用ドキュメントの作成や重要な情報を共有することで、チームワークが速くなります。Dropbox Paper を使用すれば、共同作業のあり方が大きく変わります。どのように変わるかは、これから Dropbox 社員たちが実施している 4 つの使い方をとおしてご紹介します。

2. Dropbox Paper を Dropbox 社員たちは、どう使っているのか?

Dropbox Paper がオープンベータ版として公開される 1 年前以上から Dropbox の社内では Paper を使って仕事をしています。多くの社員がそのシンプルなデザインと使いやすさから Paper を積極的に使い続けてきました。
私自身も Paper を使うようになってから PowerPoint の資料をほとんど作らなくなりました。

具体的な使い方としては、四半期ごとに作る計画、レポートを Paper で作成し、上司、同僚たちにシェアしたり、それを使ってプレゼンもしています。社内のプレゼン資料は Paper で作ってプレゼンすることがほとんどになりました。

PowerPoint のスライドを作るのと違い、Paper ではテキストファイルに文章を書くように資料作りができるので、早く資料ができ上がります。
考える仕事をしているときは、資料の見た目を気にしないで作れるテキストエディターなどで作業をした方が、仕事が効率的に進むことをご存知の方は多いと思います。
その仕事を今度は周囲に伝えるために伝わりやすいプレゼン資料を作りたいと考えた場合、いつもなら PowerPoint でわざわざ資料を作る必要がありますが、Paper は個人作業をしているときに作った資料をそのままプレゼンに使うことができるので、資料作りに要する時間が減るのです。
さらには、Paper を使って共同編集もできるので、アメリカ本社の同僚が私の間違った英語を直してくれることもよくあります。

ミーティングの議事録も Paper を使っています。海外オフィスの人たちとビデオ会議を行うことが多いので、Paper で作った議事録をミーティング参加者全員が見ながら、毎回議論をしています。話し合いながら同時に同じ Paper で作業ができるのでとても効率的です。
これにより、会議が終わると同時に議事録もでき上がっています。距離に関係なく蜜なコミュニケーションをして仕事を進めることができています。

3. Paper を使う 4 つの場面

Paper は主に以下の 4 つの場面で使うと仕事がさらに効率的になります。これ以外の場面でもよい使い方があると思いますが(実はこのブログ原稿も Paper で書いています)、まずは 4 場面での活用方法を紹介します。

  1. ブレーンストーミング
  2. 議事録
  3. To-do list
  4. 計画書・レポート

では、1 つずつ詳しく紹介します。

3-1. ブレーンストーミング

ブレストはアイデアを出し合って、相互交錯の連鎖反応や発想の誘発を期待することですが、大事なことの 1 つとして、参加者から出てくるアイデアの量を重視することです。

Paper では、ブレストに参加する全員が 1 つの Paper にアクセスして、みんなでアイデアを自由に書き出すことができます。その後、アイデアごとのカテゴリーを作って整理していきます。同時に作業ができるので、参加者全員が同じ部屋にいなくても、ブレストができます。

以前、大阪にいたメンバーとブレストを行った時は、ビデオ会議で話し合いながら、Paper に全員がアイデアを書き出して、とてもいいブレストができました。

そのとき使った Paper がこちらです。

brainstorming03

 

ブレーンストーミングで使える Paper の機能は下の 4 つです。クリックすると使い方の説明に飛びます。

3-2. 議事録

普段から議事録をよく作る人は以下の 2 つのことに共感できるのではないでしょうか?

  1. ミーティングを終わってから議事録を作るので、ミーティング以外にも時間が取られる。
  2. 議事録はその日に共有するのが大事と言われるので、当日、帰るのが遅くなる。

このどちらかでも経験されていたら、Paper で議事録を作ることをお勧めします。
議事録作りで役立つ Paper の活用法の紹介前に、まずはよい議事録のポイントについて共通認識を設けておきましょう。私はよい議事録のポイントは下の 3 つだと考えています。

  1. 冒頭に結論、タスクリストが書いてある
  2. 議題を見出しにして時系列で並べてあり、ミーティングの構成が分かりやすい
  3. 内容が箇条書きで短く、読みやすい

Paper は共同編集ができるので、ミーティング前に参加者全員が議題を書いておくことができます。

agenda

ミーティング中は、話し合って決まった内容を誰かが Paper に書き加えればよいのです。「誰が書いてもよい」としておくと誰も書かないので、議題を設定している人か書記係を決めて書いてもらえば大丈夫でしょう。

最後にミーティングで決まった結論、タスクリストは冒頭に書くことで議事録が完成します。これもミーティング中に書いてしまえば、ミーティングが終了すると同時に議事録も完成します。そして、参加者全員がすで見られる状態なので、わざわざ共有する必要もありません。さらに他のメンバーに共有したい場合は共有も簡単です。

議事録で書いたタスクリストが終わった場合はタスクにチェックをつけてタスクが終わったことを表現できます。さらにコメント機能を使えば実施したタスクについてコメントができるので、ミーティングが終わった後でも議事録の Paper が活用されます。

定期的に行うミーティングの場合は 1 つの Paper に毎週の議事録を追加して書いていきます。そうするメリットは 2 つあります。

  • 簡単に過去のミーティングで決めたこと、話したことにアクセスできる
  • 参加メンバーがいつでも議事録にアクセスできる

毎回会議の度に新しい Paper を作ると、メンバーが違う Paper にアクセスして記入してしまうというようなことが起こります。「この定例会議の議事録はこの 1 つの Paper に書き続ける」と決めると、そのような間違いがなくなります。

議事録で使える Paper の機能は下の 4 つです。クリックすると使い方の説明に飛びます。

3-3. To-do リスト

Paper で作れる To-do リストでは、自分のためだけに作ることもできれば、複数人で共有することもできます。複数人で共有する To-do リストは小さなプロジェクトのタスク管理を行うときに使うことができます。

自分のタスク管理のためにも使えますが、Paper で To-do リストを作るのに向いているのは、数週間から数か月の間、数名で行うプロジェクトのタスク管理のためだと私は使っていて思います。

このときに必要なことは、タスクが散在しないように 1 箇所にまとめてカテゴライズすること、そしてタスクの担当者と期限を明確にすることでしょう。
tasklist

タスクリストで使える Paper の機能は下の 3 つです。クリックすると使い方の説明に飛びます。

3-4. 計画書・レポート

Dropbox の社内レポート、計画書の多くが Paper で作られています。私自身も資料は Paper と Excel を使って作ります。状況によっては PowerPoint で作る場合もありますが、PowerPoint のスライドを作る前に Paper で内容のドラフト版を作ります。

私は四半期ごとに現四半期の振り返りと次の四半期の目標と計画を作ります。これも Paper で作って上司、同僚たちに共有しています。

Paper は同時編集ができるので、私の言い回しがおかしいところを上司が見つけたら、その場で上司が直すことがたまにあります。また、同僚が私の計画に対して質問がある場合はコメント機能で質問ができます。私もコメント機能でその質問に対して返信できるので、Paper 上で議論が始まり、完結します。
plan
計画書・レポートで使える Paper の機能は下の 6 つです。クリックすると使い方の説明に飛びます。

4. これでバッチリ使いこなせる 14 機能

1 分で見る Paper でできること、日本語字幕でご覧ください。

Paper では文字を入力するだけでなく、文字に太字にしたり、見出し、箇条書き、タスクリストを簡単に作成することもできます。また、画像を挿入したり、動画を貼り付けたり、絵文字を挿入して装飾することもできるので、その方法を紹介します。

4-1. 見出しの作り方

段落の冒頭に見出しをつけることで、読み手に段落全体が大まかに言っていることを予測してもらえます。よい資料は見出しを効果的に使っています。
Paper では見出しは 2 ステップで作ることができます。

1. 見出しにしたい文字を選択

選択するとツールバーが表示されます。

h1_01

2. 見出しを指定

大きい見出しにしたい場合は “H1” をクリック
中ぐらいの見出しにする場合は “H2” をクリック

h1_02
H1、H2 の見出しにした行はリンクの飛び先に指定することができます。詳しくは 4-6. リンクで説明します。

ショートカット

ヘッダー(大)を追加する場合は、# 記号を入力してスペース キーを押します。ヘッダー(中)を追加する場合は、# 記号を 2 回続けて入力してスペース キーを押します。
07-headers-and-subheads1

4-2. 太字、取り消し線

文字を太字にしたり、取り消し線を引くことも 2 ステップでできます。

1. 太字にしたい箇所や取り消し線を引きたい箇所を選択します。

選択するとツールバーが表示されます。
h1_01

2. 太字は “B”、斜線は “S” をクリック

h1_03

ショートカット

太字は Windows は CTRL + B。 Mac は command + B です。

4-3. 箇条書きを作る

読みやすい資料を作るときに欠かせないのが箇条書きです。
Paper では 2 種類の箇条書きを用意しています。
作り方は 2 ステップで完了します。

1. 箇条書きにしたいエリアを選択

選択するとツールバーが表示されます。

bulletpoint01

2. ツールバーから箇条書きを選択

通常の箇条書きにしたい場合は右から 5 番目の箇条書きアイコンをクリック

bulletpoint02

番号を振りたい場合は右から 4 番目の番号付きの箇条書きアイコンをクリック

bulletpoint03

ショートカット

アスタリスクを入力してスペース キーを押すと、箇条書きを追加できます。
09-bulleted-list

4-4. タスクリストを作る

タスクリストにしたいテキストを選択すると、ツールバーが表示されます。

tasklist01

右から 3 番目のタスクリストアイコンをクリックするとタスクリストができ上がります。
各タスクの横に担当者名を記入すると、タスクをユーザーに割り当てることができます。割り当てられたユーザーには、Paper上またはメールで、その旨が通知されます。
担当者をアサインするときは、タスクの横に @を入力すると下のようにユーザーを記入することができます。

tasklist02

 
タスクリストにして、タスクに上にマウスを持っていくと、右側に小さくカレンダーアイコンが表示されます。
カレンダーアイコンをクリックするとタスクの期限を設定することができます。
tasklistcal
タスクの担当者と期限を設定すると、期限の1日前に担当者にメールでお知らせが届きます。

タスクが完了したら、タスクリスト左側のチェックボックスをクリックするとタスクに横線が引かれます。

tasklist03
私は、自分にアサインされたタスクが終了したときは、タスクリストにチェックをした後、タスクを選択してコメント機能で報告をします。コメント機能の使い方は次に紹介します。

ショートカット

[] (左と右の角カッコ)を入力してスペース キーを押すと、タスク リストを追加できます
08-task-list

4-5. コメント

Paper に書いてある内容に対して、質問、アドバイスなどのコメントをしたいときはコメント機能が便利です。コメント機能を使うと、Paper の内容について複数人で議論をすることができます。
コメントの追加方法を紹介します。

1. コメントをしたい文章を選択してツールバーを表示

一番右のコメントアイコンをクリックします。

comment01

2. 右にコメントを記入できるエリアが表示されるので、コメントを記入

コメントの中で他の Paper を参照することもできます。コメントの中に参照したい他の Paper の URL をペーストすると、その Paper のタイトルが表示されます。また、誰か特定の人に対してコメントしたい場合は “@” を入力し、ユーザー名を入力することで、そのユーザーに通知が送られます。

comment02

3. コメントにスタンプを入力

コメントを記入欄の右側に表示される顔のマークをクリックすると、スタンプの一覧が表示されます。
comment04

お好きなスタンプをクリックするとスタンプがコメント欄に挿入され、投稿されます。
comment03

文章のコメントは “Post” をクリックすると入力が終わりますが、スタンプはスタンプを選択しクリックするだけで入力が完了します。

4-6. リンク

Paper では文章にリンクを埋め込むことができます。さらに Paper の中の見出しに飛ぶリンクを作ることもできます。まずは、Paper 内の見出しに飛ぶためのリンクの作り方を紹介します。

1. リンク先アドレスの取得

リンク先にしたい見出しをクリックして、カーソルを置くと、左にリボンのようなマーク(四角で囲っている箇所)が表示されます。これをクリックするとこの見出しに飛ぶリンクがコピーされます。

link00

2. リンク元を作る

リンク元になるテキストを選択してツールバーを表示します。
右から 2 番目のリンク作成アイコンをクリックします。
link01
入力欄が表示されるので、その中にリンク先のアドレスを入力します。
ステップ 1 で見出しへのリンクアドレスがコピーされている場合は、ペーストすることでリンク先が入力されます。
link02

このようにして、Paper の中でリンクを作ることができます。
Paper で作った資料は冒頭に目次を作っては、目次の指す段落にページ内リンクを作っておくことを私は頻繁に行っています。

 

4-7. 画像の挿入

資料は画像、グラフなどのビジュアル要素を加えて、見やすく伝わりやすくしたいものです。Paper では簡単に画像を挿入することができます。
パソコンに保存している画像でも、Dropbox に保存している画像でも、3 ステップで資料に挿入することができます。

1. 画像を挿入したい空白エリアにカーソルを持っていきます

行の先頭にプラスマークが表示されたら、プラスマークをクリックします。

image00

画像の挿入などのツールバーが表示されます。

image01

2. 挿入する画像を選択します

ツールバーの一番左がパソコン上の画像ファイルを選択するボタンです。
Dropbox 上ではなく、パソコンに保存している画像の場合はこちらをクリックします。

image02

3. アップロードする画像を選びます

image04

挿入する画像を選択すれば完了です。

4. Dropbox に保存している画像を挿入する場合

画像を挿入するために表示したツールバーの左から 2 番目の Dropbox アイコンをクリックします。
image03
ファイルの選択画面が表示されます。

一番初めに「最近」Dropbox にアップロードされた画像から表示されます。
ファイルを選択して、Paper に挿入します。

image05

4-8. 動画の挿入

Paper に YouTube 、Video などの動画を挿入するのも簡単です。
挿入したい YouTube などの動画の URL を Paper に貼り付けてください。
下のように動画が自動的に埋め込まれます。

video01

再生ボタンをクリックすると
Paper の中で動画が再生されます。

video02

動画以外にも Twitter、Facebook の投稿の URL を貼り付けると下のように表示されます。
twitter_facebook

4-9. 他の人にシェアして、参加者を募る

Paper の魅力の 1 つは複数人で同時編集することで共同作業がより効率的になることです。
共同作業をする上で、他の人に自分が見せたい Paper を共有したいときもあるでしょう。
方法は簡単です。

Paper 右上の青い “Share” ボタンをクリックして、”To:” にシェアしたい相手の名前、またはメールアドレスを入力してください。相手に通知、またはメールが送られます。
share
また、Paper の右上にユーザーアイコンが表示されるので、誰がその Paper を閲覧したのかも分かります。

4-10. 絵文字の挿入

Paper の文章の中に絵文字を挿入して、資料のトーンを柔らかくしたり、分かりやすくすることもできます。絵文字を挿入は 2 ステップでできます。
01-emoji3

1. 絵文字を挿入したい箇所で “:” を入力

“:” を入力すると、下のように絵文字の一覧が表示されます。

emoji01

2. 挿入したい絵文字を選択

絵文字を選択したら完了です。

emoji02

絵文字は Paper のタイトルにも挿入することができます。

4-11. 表を作る

Paper の中で表を作るのも簡単です。行、列の追加と削除などをまとめて紹介します。

1. 表を作りたい行でプラスボタンをクリック

表示されたツールバーの左から 3 番目の表アイコンをクリック

table01

表アイコンをクリックすると、2 x 2 の表が追加されます。
table02

2. 列の幅の調整

表に項目を記入し、列の幅を狭くしたり、広くして見やすくしたいときは、表の中のどこかにカーソルがある状態で、動かしたい表の縦の罫線にマウスを持っていくと、罫線が青くハイライトされます。
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ハイライトされたら、マウスで縦の罫線を動かすと罫線を動かすことができるので、好きな幅に調節します。
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3. 行と列の追加

列を追加する時は、表の中のどこかにカーソルがある状態で、追加したい列のすぐ上のドット上にマウスを移動すると、青いプラスマークが表示されます。
table05

青いプラスマークをクリックすると下のように列が追加されます。
table06

行の追加も同様に、追加したい行の左のドット上にマウスを移動すると青いプラスマークが出てくるので、クリックします。
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このようにして、表の行と列を増やすことができます。
table08

4. 行と列の削除

追加した行と列の削除も 2 ステップでできます。

削除したい列をすべて選択すると、上にゴミ箱アイコンが表示されるのでクリックすると列が削除されます。
table11

行も列同様に行をすべて選択して、表示されたゴミ箱アイコンをクリックして削除します。
table12

5. 表を横幅いっぱいに広くする

列の項目が増えていくと表を横幅いっぱいに表示したくなることがあります。表の右上に長方形の⇦⇨のアイコンをクリックすると表が横幅いっぱいに広がります。
table09

アイコンをクリックして、横幅いっぱいにするとこのようになります。
table10

4-12. [おまけ] スクリーンショットを手早く Paper に挿入する方法

私が頻繁に行うのが、Paper にグラフなどの画像を挿入することです。
Paper でレポートを作ることが非常に多いので、私が好んでよく使う Paper に画像を挿入する方法を紹介します。

1. スクリーンショットを自動的に Dropbox に保存する設定を有効にしておく

スクリーンショットを自動的に Dropbox フォルダに保存して、そのスクリーンショットのリンクをコピーする機能があります。地味ですがとても便利な機能です。Dropbox のデスクトップ クライアントの基本設定画面で “スクリーンショットの保存先” の左にチェックを入れておきます。

screenshot01

2. Excel でグラフのスクリーンショットを撮る

Excel で Paper に挿入したいグラフを作成し、スクリーンショットを撮ります。今回は下のグラフのスクリーンショットを撮りました。
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3. 画像を挿入したいところで+ボタンをクリックし、Dropbox アイコンを選択します

「最近」の一番上にある撮ったばかりのスクリーンショットを選択
screenshot03

一番上に思った通りのスクリーンショットが表示されない時は、「最新ファイル」をクリックすると最新ファイルを読み込む直すので、新しいファイルが表示されると思います。

今、撮ったばかりのスクリーンショットが Dropbox の「最近」の一番上に表示されているので選択すると Paper に挿入できます。
screenshot04

画像を挿入するときにファイルを選ぶのが手間なので、このようにするとフォルダを選択せずに画像を選択できるので作業が速くなります。一度覚えたら止められなくなると思います。

4-13. プレゼンモードでそのままプレゼン

計画書、議事録などをプロジェクターなどに写して、周りの人たちに見せたいときに Paper のプレゼンモードを使うことで、見やすいプレゼンができます。
プレゼンの下書きをPaperで行い、Paper上でグラフ、画像などのビジュアル要素を加えて、プレゼントして仕上げてしまうこともできます。
私自身、2年近くPaperを使っている間、パワーポイントのスライドを作ることがめっきり減りました。2年間で2つのパワーポイントしか作っていなく、基本的にプレゼンは Paper で行うようになりました。
パワーポイントは素晴らしいソフトなのですが、内容を作った後にパワーポイントのプレゼン資料を作る手間と時間を削減できるので、ますます仕事が早くなりました。

1. プレゼンモードの使い方

Paper の画面の右上のプレゼンアイコンをクリック
presentationmode

2. プレゼンモードで、フルスクリーンにする

プレゼンモードになって Paper を全画面表示したいときは、画面右上の全画面表示ボタンをクリック。
またはショートカットで Windows なら F5 、Macの場合は⌘+入力(Enter)で全画面表示になります。
プレゼンの次のページに行く時はスペースキーか右矢印キーで次のページに行きます。
戻りときは、左矢印キーで戻ります。
paper_present03

3. プレゼンの背景を選ぶ

プレゼンの背景は白と黒の2種類を選ぶことができます。
画面右上のダークモードに有効・無効ボタンをクリックすると切り替わります。
ショートカットキーは今は Mac のみですが ⌘ + option + t です。
また、プレゼンの始まっていないときで画面の表示内容を隠したい時は b または w を押すと画面が黒、白になります。
黒にしたいときは black の b を押す。画面を白にしたいときは white の w を押すと覚えておくと覚えやすいです。
paper_present02

4-14. 開きたいペーパーをすぐ開く方法

先日、アメリカの同僚達とミーティーグをしていたときに彼らすぐに過去に開いた Paper を開いていたことに驚きました。
例えば、私は Paper でこの記事の内容を書いています。そして、同僚から今年の計画を見せてと言われました。
今までの私なら Paper をトップページを開いてから、計画が書いてある Paper を開きます。
ところが、アメリカの同僚達はトップページに行かずにブラウザから一発で目的の Paper を開くのです。

例えば、私は「2016 Q3 plan 計画資料」という名前の Paper を開きたいとします。
ブラウザに「2016 Q3」とか「2016 Q3 plan」など入力します。そうするとブラウザが過去の履歴からマッチするURLを表示します。
その中に自分の探している Paper が出てきますので、そのURLを選択することで一発で開きたい Paper の資料を開くことができます。
paper_directaccess

ただし条件としてはタイトルを英語、アルファベットを使っている必要があります。日本語でタイトルを書くと日本語はURLの中にはそのまま反映されません。

最後に

Paper の使い方を少しでもご理解いただき、使っていただけたら嬉しいです。
私自身、Paper を使って仕事効率が上がったと実感しているので、このベネフィットを多くの方に享受いただきたいと思っています。

私事で恐縮ですが、最近オンラインの講座を作りました。最終的には PowerPoint のスライドを作るのですが、講座内容を作るときに構想ができた段階で PowerPoint で作り始めたために、作業にとても時間がかかりました。途中で、PowerPoint は最後の最後まで使わないことにして、スライドの原稿を Paper で作りました。そうしたことで、自宅でも、会社でも、移動中はモバイルアプリでも、講座のスライドの原稿を作ることができたのです。スライド原稿が完成し、何回か見直しをしたのち PowerPoint のスライドを作りましたが、スライドを作る時点ではもう考える作業は終わっているので、迅速にスライドを仕上げることができました。

考える仕事をするときは、入力する仕組みはシンプルなものにするのがよいと思います。紙、ホワイトボードなどがベストです。Paper はシンプルな見た目で、文章を見出しなどを使って簡単に構造化できるので、考える仕事をするときに向いているツールだと思います。

講座作りはあくまで 1 つの例ですが、その後、本を執筆したときも Paper を企画段階から多用しました。
皆様の仕事においても、Paper が思考とアウトプットの時間を短縮し、よい成果につながるツールになるかもしれません。ぜひお試しください。

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