イラスト：ジャスティン・トラン
「人類がこれまで、その潜在能力を十分に発揮できなかった理由、そしてこれからも発揮できないであろう理由を一語で表すとしたら、それは“会議”である」 —— デイブ・バリー
会議には、チームを 1 つにまとめ、物事を先に進めるという重要な役割があります。しかし時には、物事の進捗を妨げる場合もあるというのが現実です。先ごろ Salary.com が実施した調査によると、仕事において特に時間の無駄と感じられる行為の第 1 位として、回答者の 47 % が「会議に出席する回数が非常に多いこと」を挙げています。そこで私自身、会議がもたらすメリットとデメリットを比べるために、この 1 週間に参加を依頼された会議への出席をすべて断ってみました。その結果を以下にご紹介します。
1. 物事に対して自発的になれた
長時間にわたる会議の合間を縫って仕事をこなすのではなく、優先すべき仕事を中心に 1 日のスケジュールを組み立てることができました。つまり、本当に重要な仕事に多くの時間を費やすことができたのです。このように自分自身の責任を果たせたことは、私にとって大きな刺激となりました。
2. 期限を守れるようになった
会議に出席すると、緊急に対処しなければならないことを山ほど頼まれることになります。このような作業は、私の集中をそぎ、エネルギーを減退させます。しかし会議に出ることをやめ、こうした割り込みの仕事や緊急の仕事が入らないようにしたところ、創造的な活動を継続して行えるようになり、私にしかできない作業に専念できるようになりました。その効果は絶大でした。これまで時間をやりくりしながら 1 週間を費やしていたホワイトペーパーの草稿の執筆を、3 時間集中して作業することで完了できたのです。
3. 仕事を同僚に任せられるようになった
今回初めて、私の代わりに会議に出てくれるよう同僚に頼んでみたところ、同僚はこれまでよりも大きな権限を得ることができ、私は細々とした管理業務から解放されるという、win-win な結果を得ることができました。それぞれの役割や貢献、互いの存在に対する満足度も向上しました。だからといって、仕事の見落としが起こることもありませんでした。
4. 必要な情報をより早く得られるようになった
真面目に会議に出席することで得られる情報も、確かにあるでしょう。しかし、誰かが書記をやってくれるなら、後で議事録を見た方が効率的な場合もあります。私の代わりに会議に出席してくれた同僚は、Dropbox Paper を使って議事録をまとめ、共有してくれました。おかげで、会議の出席者と欠席者の両方が、状況を把握したうえでスムーズに次のステップに進むことができました。疑問点を共有ドキュメントにコメントするとすぐに返答がもらえるので、議論に参加するのも簡単でした。
5. コストを削減できた
コンサルティング会社の Bain & Company は、大企業を対象にした時間とコストの関係についての調査の中で、会議を週 1 回開くと、年間 1,500 万ドルものコストがかかると結論づけています。私はこの調査結果を基に、会議室で時間を浪費するのではなく、自分の仕事に時間を使おうと決めました。
6. 重要な会議を見極めることができた
情報収集のための会議では、私の不在が問題になることはありませんでしたが、時にはチームの共同作業や制作作業が滞ってしまうことがありました。今回の経験で、本当に私という存在が必要な場がわかりました。今後は、出席するべき会議を的確に判断できるはずです。
7. 週に 2 日、「ノー会議デー」を設けるようになった
会議のない日には、自分の創造力を存分に発揮できることを確かめられました。今後は、毎週火曜日と木曜日は会議を入れず、慎重な判断が求められる作業に専念しようと決めました。周囲から邪魔をされず、集中できる日があるとわかっていれば、会議が連続するような日も落ち着いて過ごすことができます。
8. 有用な会議には出席する価値があると理解できた
回数が少なく、内容が有意義であれば、会議にも出席する価値があることがわかりました。そこで、会議のベスト プラクティスについても調べてみました。会議を 15 分で終わらせるためのヒントに従い、立ったまま話し合う、中途半端な時間に始める、出席者を絞る、などのアイデアをチームで試してみたところ、会議の出席者全員がより積極的になれたのです。
さいごに
すべての会議を欠席するというのは、長期的には不可能かもしれません。しかし今回の試みは、どの作業に時間を費やすのが最も有意義かを曜日単位や週単位で考えるうえで、よい機会となりました。創造的なエネルギーを維持し、最良の成果を出すためには何が必要か。貢献、委任、インプット、アウトプットをいろいろなバランスで試したことで、その理解を深めることができたと思います。
セイジ・コーエン氏は「Fierce on the Page」、「The Productive Writer」、「Writing the Life Poetic」の著者であり、「Heart」、「World」などの詩集も出版しています。1997 年に設立された Sage Cohen Global でチーフ ストーリーテリング オフィサーを務めながら、人々と企業の対話のあり方を変える、コミュニケーション、教育、エンパワーメントに関するソリューションを開発しています。
