Dropbox Japan がリモートワーク体制になってから、はや1カ月以上となります。普段から状況に応じてリモートワーク可能な会社なので、リモートワーク体制への移行自体はスムーズに行われていました。
さて、この1か月の間、入社する社員もいれば、３月いっぱいで退職する社員もいました。しかし、新しく入社した方々となかなか直接的な接点を持ちにくく、またお別れのメッセージも伝えにくいのがリモートワーク体制の難点です。
そこで、Dropbox 以外の製品機能にも詳しい弊社の製品連携担当Kと、毎月社員のコミュニケーションをスムーズにするための企画を担当するオフィスマネージャーT が、社員親睦を目的に「第一回バーチャルハッピーアワー」の開催を企画してくれました。以下、その様子をご紹介します。
事前準備
Dropbox Japan では、何か企画が走ると同時に企画者が立ち上げるものがあります。「Dropbox Paper」です。
これが担当者に共有され、各担当者に仕事が期限とともにアサインされるため、次々と実現に向けたタスクが完了していきます。終わったタスクはチェックボックスに☑を入れれば、斜線がひかれるため、タスクが完了したことが一目瞭然です。なお、タスクが完了していなければ、アサインされた人には自動的にメールでアラートが飛んできます。以下は、このハッピーアワー開催に向けて準備したことです。
1. スケジュール調整と予定確保
とくに在宅勤務中は通勤時間がない分、気が付かないうちに長時間労働になりがちです。その点を考慮し、バーチャルハッピーアワーは業務時間内での開催としました。そして、主催者は中途入社の社員たちと、退職予定の社員の予定を調整した上で、全社員に招待状となるインビテーションメールを送ります。これで、参加者のスケジュールを確保するとともに、参加人数を把握することができます。
２. 予算確保
Dropbox Japan には、もともとハッピーアワーと称して定期的にオフィスのオープンスペースで親睦会を開催する習慣があります。普段リアルで実施するハッピーアワー同様、飲み物があった方がも盛り上がるのではないか…。
会社に交渉した結果、当日参加者の飲食代を出してもらえることになりました。社員に招待を送る際に、必ず開催中の飲み物やつまみを各自で準備するように通知します。
3. アジェンダの決定とそれに向けた準備
時間は、いつもの月次ハッピーアワーより短い1時間に設定しました。そして、単なる飲み会で終わらせないために、この１時間で行うイベント内容を決めます。
今回の目的のひとつである「新入社員の紹介」については、３月入社の方々が一人一枚、自己紹介スライドを準備してもらうことにしました。これを当日発表してもらいます。
そして、「退職社員へのお別れ」。これはサプライズでメッセージを事前準備することになりました。退職する本人を除いた秘密のSlackチャンネルが立ち上がり、このチャンネルでみんなからのメッセージを取りまとめました。これをスライドに張って、当日本人に見せてから、後日カードにプリントしたものを本人に渡します。
もう一つの目玉が「ブレイクアウトルーム」機能の利用。大人数だとどうしても会話に入ってこられない人が出てきてしまうため、少人数に分かれて話をする機会が設けられました。
今回は、参加者がだいたい４名程度ずつの部屋に分かれて話ができるようセッティングしたとのこと。本番でうまく使えるか、事前にテストもして準備完了です。
さらに、みんなで盛り上がるための「クイズ」時間もありました。新入社員には自分に関するクイズの準備をお願いするなどいくつかの問題を準備し、Zoom の投票機能を用いて参加者に回答を促します。クイズをより盛り上げるために、ささやかな景品も準備しました。
それぞれのプログラムに対する準備を行い当日を迎えました。
意外に盛り上がった、バーチャルハッピーアワー体験
時間になると、オンラインで参加者が続々と集まってきました。ある程度参加者がそろったところで、まず乾杯します。
その後、３月入社の社員たちからの自己紹介＋自己紹介に関係したクイズで盛り上がった後、ランダムに4人ずつのグループにわかれての雑談タイムがありました。
「雑談タイム」では、最近直接話をしていない別の部署の方と一緒になる可能性も多いにあるため、主催者からのおすすめの話題が提案されました。リモートワーク体制下では、雑談の機会が極端に少なくなるため、このような雑談機会もなかなか新鮮です。
「リモートワークに関するクイズ」のコーナーもありました。一部社員から、現在使用している自宅仕事場の写真を送ってもらい、だれの仕事環境なのかをみんなに当ててもらう、というものです。
いつも画面でみている同僚の背景を思い浮かべながら、それぞれが回答します。シンキングタイムには、いかにもクイズ番組らしいBGMも流します。正解数が多かった人には景品が準備されていたこともあり、参加者も真剣に取り組んでいたのではないでしょうか。
家族参加も歓迎というスタイルにしたので、家族と一緒にクイズを考える姿も見受けられました。
ツールを味方にコミュニケーションにまつわる課題を解決！
初開催のバーチャルハッピーアワーは、かなりの盛り上がりのまま終了しました。時間内に終了させるために、雑談タイムの時間を削ったほどです。リモートワーク下では目の前で発表されるコンテンツにより集中できるため、新しくご入社いただいた方々の自己紹介が、いつもより印象に残ったように思いました。
主催者から寄せられた唯一の反省点は、「録画するのを忘れた」ということ。本当は録画したハッピーアワーの風景を不参加だった社員に提供する予定でしたが…今回は本イベントのアジェンダや資料、スクリーンショットを共有することになりました。最後に、開催のためのヒントをまとめます。
バーチャル懇親会を成功させる6つのヒント
１．目的は明確にしてから、周知する
開催目的を事前に設定した上できちんと周知しておくと、参加者の目的意識も統一されます。離れた場所で参加しているからこそ、目的意識を共有しておくのがポイントです。
開催中にも目的意識を共有するために、最低でもイベントのアジェンダを記したスライドは準備しておきましょう。
２．家族やペットの参加をOKにする
全社員にイベントの通達をする際、家族やペットの参加がOKな旨を明確にしておくと、子どもたちやペットの面倒を見ながら在宅で仕事をしているメンバーも、参加しやすくなります。
３．飽きさせない工夫を！
基本的には画面を通じてのコミュニケーションとなりますので、飽きさせない工夫が必要です。
参加者同士、画面上で顔を合わせることも大切ですが、文字情報や音楽も多用してはいかがでしょう。
今回私たちは、ポール（投票）機能を使ったクイズの実施、クイズのシンキングタイム中にはBGM音の利用、ブレイクアウトセッションによる、少人数での雑談タイム設定等を用いて、楽しんでもらう工夫をしました。
ある画像をチャットで社内で共有し、みんなで同じバーチャル背景に統一する遊びもしました。自宅なのに、まるで同じ場所で親睦会をしているような気分になれます。
４. 司会者を指名する
通常の懇親会や親睦会の場合は、その場で集まったグループごとに盛り上がることできますが、オンライン親睦会を盛り上げたい場合は、各参加者に適切なタイミングで発言してもらうためにも司会者の仕切りが肝となります。企画者以外に司会者を指名することをお勧めします。
5. 実施は業務時間内、必ず時間内に終わらせる
通勤時間が削られる分、ただでさえ業務時間が通常より長くなりがち、かつコミュニケーションも仕事の一環であることを考慮すると、リモートワーク体制の下での親睦会は業務時間内をお勧めします。司会者にはタイムキーパーの役割を担っていただき、決められた時間内で必ず終わらせるようにしましょう。
6．録画は忘れずに
参加できなかったメンバーにも一体感を味わってもらうために、親睦会の様子を録画し、後日共有することをお勧めします。ご家族にも、会社や同僚たちの雰囲気を感じてもらうよい機会となります。
リモートワークが長期間に及ぶと、コミュニケーション不足から、社員各自の隔離されている感覚や孤独感が強まる、というデメリットが起こりえます。今回のようなバーチャルハッピーアワーは、コミュニケーション不足を解決する一助になったのではないかと思います。なお弊社では、近日中に「バーチャル花見」を開催することとなりました。参加者全員で桜の背景を使って参加することで、まるで一か所で親睦会をしているような雰囲気づくりをするそうです。
コミュニケーション不足解消の手段としてのバーチャル親睦会、ぜひお試しください。
