HelloSign は、法的に有効な電子署名をスピーディーに処理できる電子署名サービスです。直感的に操作できる使い勝手の良さとシンプルな機能が人気で、数百万人のユーザーから信頼を得ています。
この記事では、そんな HelloSign の基本的な使い方から応用編まで、キャプチャ画像や動画 GIF を交えながら丁寧に解説していきます。
すでにHelloSign のアカウントを持っている方も、これからHelloSignを使ってみたいという方も、ぜひ参考にしてみてください。
目次
- 1. HelloSign の使い方【基本編】
- 1-1. アカウントを作成する
- 1-2. HelloSign にログインする
- 1-3. 署名または署名依頼をする
- 1-4.【署名依頼を受けた側の操作】署名して同意
- 1-5. 署名の進捗状況を確認する
- 2. HelloSign の使い方【応用編】
- 2-1. テンプレートを作成する方法
- 2-2. ドキュメントをカスタマイズする方法
- 2-3. チームで HelloSign を管理する方法
- 3. HelloSign についてのよくある質問
- 3-1. 使えるファイルの種類と容量は？
- 3-2. 無料プランだとどんな制限があるの？
- 3-3. どうやって署名の正当性を保っているの？
- 4. まとめ
1. HelloSignの使い方【基本編】
HelloSign の基本的な使い方をキャプチャ画像付きで解説していきます。
1-1. アカウントを作成する
HelloSign のアカウントを作成していない方はまずアカウント作成が必要です。
HelloSign には無料プランと有料プランがあり、無料プランでは毎月 3 件までの電子署名が可能となっています。無料プランから試してみることもできますので、気軽にアカウントを作成していきましょう。
なお、すでに HelloSign のアカウントをお持ちの方は、「1-2. HelloSign にログインする」からご覧ください。
① HelloSign の公式サイトにアクセス
まずは HelloSign の公式サイトにアクセスします。
② アカウントを作成してプランを選ぶ
［HelloSign を無料で試す］と書かれたボタンをクリックし、アカウントを作成していきましょう。
アカウント作成には、Google や Dropbox のアカウント情報を利用する方法と、メールアドレスでアカウントを作成する方法があります。HelloSign の利用規約とプライバシーポリシーを読んで同意した上でアカウントを作成しましょう。
プラン選択画面に遷移します。「ESSENTIALS」「STANDARD」「PREMIUM」という 3 つのプランが用意されており、それぞれ年間プランと月間プランを選ぶことができます。
プランごとの電子署名機能について詳しく知りたい方は、HelloSign の特徴ページをご覧ください。
「有料プランを選ばずにまずはお試ししたい」という方は、スクロールして一番下部にある「ドキュメントへの署名のみ必要な場合は、無料プランをお試しください」の部分をクリックしましょう。
アカウント作成申請が完了すると、登録したメールアドレス宛に確認メールが届きます。万が一メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダ（スパムフォルダ）に誤って振り分けられていないか確認してみましょう。
件名「ご利用の HelloSign アカウントの確認を行ってください」というメールを開き、［メールを確認］という水色のボタンをクリックします。
すると、またブラウザが起動し、パスワード設定画面に遷移します。
任意のパスワードを入力し、［次へ］をクリックすると、パスワードが設定されてログインできた状態になります。
1-2. HelloSign にログインする
HelloSign のアカウントをすでにお持ちの方は、アカウント情報を使ってサービスにログインしましょう。
HelloSign公式サイトの右上「ログイン」からログインできます。
ログイン画面が表示されたら、Google 情報でログイン、または Dropbox 情報でログイン、またはメールアドレス＋パスワードでログインします。
正常にログインできると、以下のような HelloSign 初期画面が表示されます。
1-3. 署名または署名依頼をする
ここからは、HelloSign の基本的な使い方として、① ドキュメントに自分の署名を添付する方法、② ドキュメントへの署名を依頼する方法を解説していきます。どちらの方法も流れは同じなので、一緒に解説していきます。
①［署名または送信］を選択
まず、HelloSign の初期画面で［署名または送信］を選びます。
②ドキュメント（ファイル）を選択
次の画面では、署名したいドキュメントまたは署名依頼したいドキュメントを選択します。
［ファイルをアップロード］をクリックし、該当のドキュメントをアップロードしましょう。なお、Dropbox や他のオンラインステージから選択することもできます。
以下のように、パソコンのデスクトップなどに保存したファイルを選択して、［開く］をクリックします。
アップロードが正常に完了すると、以下のように下部にファイル名が表示されますので、［次へ］をクリックしましょう。
③ 署名者の名前とメールアドレスを入力
ドキュメントに署名する人を指定します。自分の署名だけを追加したい場合は、ここで「署名者は自分のみです」を選ぶと、メールを送信せずに自分の署名を追加できます。
第三者に署名を依頼したい場合は、依頼する相手の名前とメールアドレスを入力します。
複数の署名者を入力した場合、下部に「署名者の順番を設定する」という項目が表示されます。この機能をオンにすると、署名者の欄をドラッグするだけで簡単に署名する順番を入れ替えることができます。
署名者の入力と順番の設定が終わったら、［次へ］をクリックしましょう。
④ 署名フィールドを配置
アップロードしたドキュメントのどの部分に署名フィールド（署名欄）を設定するかを決めていきます。
操作は感覚的に簡単に行うことができます。署名者フィールドを作成したい場合は「署名」を選択したまま配置したい場所にドラッグするだけです。
必要な署名フィールドはドキュメントによって異なります。ここでは、秘密保持契約書を 2 社間で作成するケースを想定し、① 自社の社長「山田太郎」の署名者フィールド（水色）、② 取引先の社長「山田花子」の署名者フィールド（オレンジ色）、③ 署名日のフィールドを作成しました。
⑤ ドキュメントを送信
署名フィールドの設定が完了したら、送付者の名前とドキュメントのタイトルを設定します。署名者以外の宛先に CC（コピー）を送ったり、メッセージを添えたりすることもできます。
設定が終わったら、［署名を依頼］ボタンをクリックして送信完了です
1-4.【署名依頼を受けた側の操作】署名して同意
署名依頼を受け取った側の操作を説明します。なお、署名依頼を受けた方は HelloSign に登録していなくても署名を行うことが可能です。
① 署名依頼メールからドキュメントにアクセス
署名依頼は、依頼者が指定したメールアドレスに以下のような形で届きます。
メール本文に書かれている［確認して署名］ボタンをクリックします。
② ドキュメントを確認
すると、以下のようにドキュメント画面に遷移します。
［はじめる］ボタンを押すか、スクロールして下部を表示させると、署名入力欄が表示されます。
③ 署名を挿入
署名するには、「クリックして署名を入力」の部分をクリックします。すると、以下のような画面が表示されます。
署名方法は、①手書き、②キーボードで入力、③写真の画像を利用、のいずれかを選択できます。
＜手書きの場合＞
表示されている署名スペースに手書きで名前を書き、［挿入］ボタンをクリックします。
＜キーボードで入力の場合＞
入力欄にキーボードで名前を入力して、［挿入］ボタンをクリックします。［フォントを変更］をクリックすると字体を変えることが可能です。
＜署名の写真を利用する場合＞
［写真を追加］をクリックして、署名用の画像を選択します。読み込んだ画像を回転・トリミングしたり、コントラストを調整したりすることが可能です。調整が終わったら［挿入］ボタンをクリックします。
④ 署名したことに同意
署名を挿入後、ドキュメントの全体を再度確認することが可能です。挿入した署名を編集したい場合は、署名をクリックしてやり直しができます。問題なければ［次へ］ボタンをクリックして進みます。
最後の確認画面で［同意する］ボタンをクリックすることで署名が完了します。
［同意する］を押したことで、このドキュメントが法的な効力を持つことに同意したと見なされます。
1-5. 署名の進捗状況を確認する
署名を依頼したドキュメントの進捗状況は、左側のナビゲーションバーにある「ドキュメント」の項目で確認できます。
以下のように署名依頼中のドキュメントの進捗状況を確認できます。複数の署名者がいる場合、どこまで署名が完了していて、どの人がまだ署名していないかを把握できます。
全ての署名者が署名を完了すると、署名依頼者の HelloSign でステータスが「完了」になります。
HelloSign にログインしていなくても、署名が完了するとともに「完了通知」がメールで関係者全員に送信されるため、電子署名の完了をいち早く知ることが可能です。
これでこのドキュメントの電子署名は完了です。
2. HelloSign の使い方【応用編】
HelloSign をさらに便利に使う方法として、
① テンプレート作成方法
② ドキュメントのカスタマイズ方法
③ チームで HelloSign を管理する方法
について解説します。
2-1. テンプレートを作成する方法
良く使う文書をテンプレートとして作成しておくことで、毎回の署名依頼を効率的に進めることができます。なお、テンプレート作成は有料プランのみ可能で、プランごとに作成できるテンプレートの数が決められています。
① テンプレート作成画面にアクセス
HelloSign ログイン画面 からログインし、左側のナビゲーションバーから［テンプレート］をクリックします。
遷移した画面で［テンプレートを作成］をクリックします。
② テンプレートとして使用するドキュメントをアップロード
テンプレートとして使用するドキュメントをアップロードします。
③ 署名者の役割を作成
署名者の役割を作成します。署名するユーザーが 1 人だけの場合、役割も 1 つになります。
署名者を追加するには［役割を追加］をクリックします。
④ テンプレートをカスタマイズ
［署名用のドキュメントを準備する］ボタンをクリックすると、フォーム設定のエディタが開きます。
ページ左側にあるテキスト、日付、署名、チェックボックスなどを選択し、フォーム内でそのフィールドを表示する場所をクリックします。フィールドの場所はドラッグして変更できます。
テンプレートを使用するたびに入力内容が異なるフィールドがある場合は、差し込みフィールドの機能を使用するか、そのフィールドを入力するユーザーを指定する時に［送信者］のオプションを選択してください。
操作が完了したら、ドキュメントを保存してタイトルを入力し、［テンプレートを保存］をクリックします。
⑤ テンプレートを利用する場合
テンプレートを使用する時は、左側のナビゲーションで［ドキュメント］、［テンプレート］の順にクリックすると、これまでに作成したテンプレートを全て見ることができます。
使用するテンプレートの右側にある下方向の矢印をクリックし、［テンプレートを使用する］を選択します。
2-2. ドキュメントをカスタマイズする方法
ドキュメントに署名フィールドを設定する際、いくつかのタイプのフィールド（領域）を使用してカスタマイズすることができます。
ドキュメントをカスタマイズするにはまず、HelloSign にログイン後、［ドキュメントに署名する］もしくは［テンプレートを作成］を選んで、署名用ドキュメントをアップロードします。
署名者の名前や役割などを設定後、ドキュメントエディタで署名フィールドを設定する画面に遷移するので、ここでドキュメントをカスタマイズできます。
① 割り当て先（誰がその作業をするかを決めて指定する）
複数の署名者がいる場合に、どの署名者にその作業を割り当てるかを指定できます。
例えば「署名日」に入る日付を Aさんに割り当てると、Aさんが署名した日付が「署名日」に自動入力されます。
② フィールドの書式
書式を指定できるフィールドの場合、フォント（書体）と文字サイズを指定できます。
③ フィールドの名前
署名者がテキスト ボックスに入力する内容を説明するフィールド名を変更できます。
④ 必須フィールド
フィールドへの入力や選択を必須とするかどうかを選べます。必須を ON にすると、入力や選択が無いと進めないように設定できます。
⑤ チェックボックスのデフォルトオプション
ドキュメントにチェックボックスを設定する場合のオプションです。デフォルト：オンにしておくと、初期状態でチェックボックスにチェックが入った状態となります。
2-3. チームで HelloSign を管理する方法
有料プランの「Standard」および「Premium」のウェブアプリプラン、「Premium API プラン」の場合、チームを 4 つの役割に分けて、それぞれの権限を管理することができます。
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管理者
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チームマネージャー
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メンバー
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デベロッパー（API プランの場合）
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チームメンバーを追加・管理するには、管理者アカウントにログインし、［管理コンソール］をクリックします。
左側のサイドバーの［ユーザー］をクリックし、［ユーザーを招待］をクリックします。
追加するユーザーの名前、メール アドレス、チーム、役割を入力します。
招待したユーザーには、HelloSign からチームへの参加招待メールが届きます。なお、CSV ファイルを使用して一括招待を送信することも可能です。
3. HelloSign についてのよくある質問
HelloSignに ついてのよくある質問とその答えを紹介します。
3-1. 使えるファイルの種類と容量は？
HelloSign に対応しているファイルは、doc、docx、pdf、ppsx、ppt、pptx、jpg、jpeg、png、xls、xlsx、txt、html、gif です。サポートされていないファイルタイプを使用する場合は、ファイルを PDF として保存してからアップロードすることで使えるようになります。
署名用にアップロードできるファイルのサイズは、1 件につき 40 MB以下または 500 ページ以内です。
3-2. 無料プランだとどんな制限があるの？
HelloSign は無料プランから始めることができますが、無料プランには以下のような制限があります。
- 毎月送信できるドキュメントは 3 件まで
- テンプレート機能が使えない
- その他、有料プランごとに設定された各種機能が使えない
有料プランごとの機能は以下画像をご確認ください。
機能についての詳しい説明は、HelloSign 公式サイトの機能ページをご覧ください。
3-3. どうやって署名の正当性を保っているの？
HelloSign では、システムログによってドキュメントの改ざんを防ぐ「監査証跡」という仕組みを利用して、署名を正当な証拠にできるようにしています。
依頼者が署名依頼を送信してそれぞれの署名者が署名を行うと、署名はそれぞれドキュメントに記載され押印されます。完成したドキュメント本体には監査証跡のページが添付されます。この監査証跡にはグローバル一意識別子（GUID）が含まれており、ドキュメントに署名した人のメールアドレスとその日時が表示されます。
この記録には PDF ドキュメントのハッシュが含まれており、変更または改ざんされたかどうかを判断することができます。
HelloSign の監査追跡に記録される全てのイベントの一覧は以下の通りです。
- ドキュメントの送信
- ドキュメントの閲覧
- ドキュメントへの署名
- 署名の辞退
- 署名者の名前/メール アドレスの更新
- 添付ファイルのアップロード
- 対面署名の有効化
- 署名者アクセスコードの認証
- 電子記録と署名の開示承認
- 署名依頼の委任
- 署名依頼の完了
- 完了した依頼の継続
4. まとめ
この記事では、HelloSign の使い方をキャプチャ画像や動画 GIF を使って詳しく解説してきました。電子署名というと難しく感じてしまいがちですが、HelloSign なら、かなり直感的に簡単に操作できることを実感いただけたのではないでしょうか。
HelloSign には無料で使えるプランも用意しており、毎月 3 本まで電子署名ドキュメントを送ることができます。まずは無料でお試しいただき、HelloSign の使い勝手の良さを実感してみてください。
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