テレワークに適したシームレスな電子署名ワークフローとは

Dropbox をご活用いただいている皆様ならすでにご存知のように、クラウドストレージとファイル管理ソリューションは、働き方を大きく変革しました。「ハンコや署名の電子化」という変革についても、特にテレワークが一般化しつつある今、同じことが言えるのではないでしょうか。

‍ 「これがあれば、ドキュメントを手渡しして、自筆で署名を依頼する必要がなくなるのですか？　契約書にすぐ署名をもらえて、しかもその契約書は法的に有効で安全に保護されるというのは本当ですか？」

営業、人事、管理などの部門に所属し、仕事で契約書を扱う担当者にとっての朗報ですよね。
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では、すでに知られている、仕事が楽になる 2 つの便利な機能（ドキュメントワークフローの最適化と電子署名）を両方使えるとしたら、どうでしょう。実は、この 2 つを統合すると、仕事が今よりもずっと楽になるのです。
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さて、本日のブログのトピックは、「テレワークに適したシームレスなエンドツーエンドのデジタルコンテンツワークフローの構築」です。もちろんそこには、電子署名の収集と契約書の管理も含まれます。まずは、一般的な電子署名ソリューションがどのようなワークフローで成り立っているかを考察しましょう。その後、HelloSign と Dropbox の組み合わせを戦術的に活用するためのヒントをいくつか掘り下げて検討します。特に、仕事を短時間で適切に、そして前述したように楽に片づけるためのコツを詳しく見ていきます。

一般的な電子署名ソリューションのワークフロー

電子署名ワークフローに説得力のある価値をもたせるには、2つの重要なメリットである「便利さ」と「法令遵守」を実現できなければなりません。 ‍ 顧客が求めるのは、シームレスなワークフローとスピーディーな契約締結プロセスです。署名手続きに時間がかからなければ、その分だけ早く対価としての恩恵を受け取れるからです。法務部門が求めるのは、細心の注意を払って完璧に仕上げられた契約書です。組織が不当に責任を負わされないようにするには、これが不可欠なのです。

電子署名ワークフローを導入することで、顧客と自社、両者ともに、仕事を簡潔にし、かつその生産性を高めることとができます。‍電子署名で手順を自動化すると、利便性と生産性が向上し、かつ法令遵守にも対応できます。ここからは、自動化するための手順についてご説明します。

1. ドキュメントの送付

まず、当然ですが、ドキュメントは、そこに署名する必要のある人に送付しなければなりません。

‍多くの場合、電子署名ソリューションでは、ドキュメントを作成してラベルを付け、それからドキュメントのリンクを作成して署名者にメールで送信します。受け取った人は、そのリンクを使うことで、ブラウザから電子署名アプリケーションにすぐアクセスできます。先進的なソリューションでは、モバイルデバイスからアプリケーションにアクセスできる場合もあります。ペンによる手書き署名と比べると、電子署名ソリューションを利用すると、契約書の署名手続きにかかる時間を最大80%短縮できます。

2. 本人確認

電子署名に関連する法令においては、一般的に、「電子署名ソリューションでは、ドキュメントの署名者が本人であることを確認できなければならない」、としています。そのため、電子署名ソリューションのプロバイダは、電話番号による認証や多要素認証など、さまざまな手法で署名者の身元を確認しています。‍

‍電子ドキュメントに署名をもらう際には、こうした 2 段階認証がセキュリティ面で重要な役目を果たします。

3. 情報の取得

多くの場合、ドキュメントには、署名者の名前や役職、日付に加え、たとえば契約内容や契約金額に関する情報など、署名以外にも必要な情報が多数含まれます。優れた電子署名ソリューションとは、こうした情報を自動で簡単に入力できて、しかも簡単に編集できるものでなければなりません。

4. 付表と添付書類

契約書ではしばしば、追加の情報やドキュメントを添付することを求められます。これは特に、保険契約や銀行関連の手続きでよく見られます。優れた電子署名ワークフローでは、PDF などのデジタルドキュメントを添付できなければなりません。

5. 署名と同意

このプロセスの全体的なポイントは、言うまでもなく、法的拘束力のある署名をドキュメントにしてもらうことです。電子署名ソリューションは、さまざまな方法で、署名者が各自の名前を「署名」して契約を締結できるようにしています。

契約書を受け取った人は、印刷して手書きで署名し、スキャンする代わりに、任意のデバイスで契約書を開いて署名し、返送することができます。この方法により、署名の収集も簡単かつ手軽に行うことが可能になっています。実際、電子署名ソリューションを利用すると、署名の完了率が最大 26 % 向上します。

6. 関係者への配布

最後に、署名済みドキュメントのコピーを関係者に安全に配布して、ワークフローを完了する機能が必要です。最近の電子署名ソリューションであれば、完成した契約書のコピーやリンクを、保管用として関係者全員に自動で（一般にはメール送信で）配布できるはずです。

このワークフローに聞き覚えがあるとしたら、これと同様の電子署名ソリューションを、どこかで使ったことがあるのではないでしょうか。弊社のHelloSign のような電子署名ソリューションが、すばやく容易に署名できるソリューションを提供し始めたのは、2010 年ごろのことでした。

電子署名の利用経験が豊富な方であれば、多くのドキュメントワークフローに見られる次のような欠点についても、すでにいくつかご存じかもしれません。

ドキュメントの内容を何度も変更しているせいで、どのバージョンが最も正確なのかがわからない
ドキュメントのアクセス権が関係者全員に適切に付与されていないため、プロセスの完了に時間がかかる
ファイルが整理されずに保管されているため、ドキュメントの紛失や作業のやり直しが発生する

こうした問題には、組織のプロセス上の不備が原因のものもありますが、テクノロジー上の制限が原因のものも含まれます。結局のところ、電子署名ソリューションは、ドキュメント管理システムとしては設計されていないからです。

これからは、電子署名とドキュメント管理システムを一緒に使いましょう。

これからの電子署名：Dropbox + HelloSign で、真のシームレスな電子署名ワークフローを実現

前述のように、電子署名には組織の生産性向上に多大な効果をもたらす力がありますが、署名依頼中のドキュメントの状況をチェックし、署名済みのドキュメントを整理して共有フォルダやローカルフォルダに安全に保管するプロセスがなければ、本当の意味での生産性向上とはいえません。お客様からも、「署名が完了したドキュメントがあちこちに散らばってしまい、探すのに時間がかかっている」というような声をよく伺います。

この問題を解決するため、私たちは業界で初めて、HelloSign と Dropbox の長所を組み合わせた、ドキュメント管理と電子署名の連携ソリューションを開発しています。

このインテグレーションにより、ドキュメントの作成から管理までを難なくこなせるワークフローを構築できます。手順の混乱やドキュメントの重複、チームと顧客の間で延々と続くやり取りに悩まされることは、もうありません。Dropbox から直接ドキュメントを作成、編集し、送信して署名をもらうことができます。さらに、署名終了後のドキュメントも、Dropboxで一括管理することが可能です。

以下に、HelloSign + Dropbox インテグレーションの主なメリットを紹介します。

扱うツールが少なくて済む

会社の従業員は、仕事をこなすために 1 日平均で 35 種類のツールを切り替え、1週間の勤務時間の約2割を社内情報の検索に費やしています。

HelloSign と Dropbox を連携することで、契約書の作成、署名の依頼、署名済みドキュメントの受理、ファイルの整理をすべて Dropbox で処理できます。もちろん、必要となったドキュメントをDropbox内で検索し、素早く見つけ出すことも可能です。ツールをあれこれ切り替えることも、別のアプリに保存されたファイルを検索することも必要ありません。

整合性のあるワークフロー

HelloSign + Dropbox を使用すると、プロジェクト情報、ファイル、ビジネスドキュメントを一元化されたクラウドストレージに保存できます。電子署名が完了すると、前もって作成したフォルダにドキュメントが自動で保存され、共有されるので、契約書やファイルへのアクセスが簡単です。署名済みのドキュメントを手動で収集し、適切なフォルダにドラッグして保存する必要はありません。ドキュメントのパスは、ワークフローに合わせて最適な方法で設定できるので、その点の心配も無用です。

セキュリティが向上

HelloSignは、つねにお客様のことを第一に考えて、電子署名のセキュリティ機能を実装してきました。しかしながら、外部システムに移動した署名済みドキュメントについては、必ずしもセキュリティを保証することができませんでした。

Dropbox インテグレーションにより、今後は、コンテンツ主体のワークフローすべてに、エンドツーエンドのセキュリティを提供できるようになりました。ドキュメントは、安全な分散型インフラストラクチャに保存され、SSL 暗号化や多要素認証など、何重もの保護レイヤで守られるので、ドキュメントを可視化してコントロールしつつ、リスクを排除できます。