新型コロナウイルスの感染拡大に伴って突然オフィスが閉鎖され、社員はテレワークに移行し、チームは分散して仕事をするようになりました。テレワークでは社員がそれぞれ孤立していますが、ツールにもまた同じことが言えます。チームは、つながりを保って生産性を高めるための新たな方法を一夜にして学ばなければなりませんでした。
この劇的な変化は、私たちの働き方を永遠に変えてしまいましたが、それと同時に、ワークフローを根本的に改善するチャンスでもありました。Dropbox は、完全にリモート チームとなったこの経験を活かし、バーチャル ファースト企業として、未来の働き方を一気に実現したいと考えています。
今やテレワークは日常で普通に見られる光景です。私たちは、今回学んだことをもとに、チームが離れた場所で仕事をすることで直面する障害を取り除く製品を今後も開発していきます。
The Economist Intelligence Unit による新しい調査では、こうした障害による影響が明らかになっています。作業者の 68 % は共同作業プロジェクトを新たに立ち上げるのが難しいと感じ、半数以上は情報伝達のミスを経験しています。また、アプリが複数のプラットフォームやデバイスに分散しているため、ほぼ休みなしに届く通知に集中を妨げられる頻度がさらに増えています。
結果として、ナレッジワーカーの時間は毎年 28 % が割り込みにより失われ、生産的な仕事ができる時間は残りの 72 % しかありません。これは 1 人当たり年間 581 時間の損失に相当し、米国企業が失っている生産性の価値は合計で 3,910 億 US ドルに上ります。
そこで、Dropbox Business でこうした問題を解決したいと考えました。プロジェクトの整理、最新状態への同期、すべてのツールの連携、企業データのセキュリティ維持を可能にする、シンプルで安全なソリューションをご紹介します。
目次
1. プロジェクトを 1 か所にまとめて共同作業
新しい Dropbox Spaces（スペース）は、チームやプロジェクトを 1 か所で管理できる仮想ワークスペースです。Spaces を使えば、コンテンツの共同作業、チーム メンバーとのコミュニケーション、プロジェクトの開始から完了までの管理が 1 か所で簡単にできます。
業務の効率化
情報が複数のツールやチャネルに分散していると、プロジェクトのキックオフや管理が難しくなります。Spaces では、ファイル、クラウド コンテンツ、タスク、コメント、タイムラインを 1 つのチーム専用スペースにまとめられるので、スムーズに作業できます。
日々の作業の優先順位付け
優先順位が重なっていると、仕事を効率的に進められず、スケジュールどおりに完了することが難しくなります。Spaces なら、自分やチームのタスク作成、プロジェクトのマイルストーン設定、スケジュール管理などができるので、期限に遅れることもありません。
チームで連携してプロジェクトを遂行
他のメンバーと連携して仕事の進捗を把握することは、かつてないほど難しくなっています。しかし Spaces を使えば、どこで仕事をしていてもプロジェクトの最新情報を共有し、コメントに返信できるので、人と人とのつながりを感じながら共同作業を進めることができます。
最新の Dropbox Spaces は、現在プライベート ベータ版で公開されています。
ご利用を希望される場合は、dropbox.com/beta_spaces をご覧ください。
2. どこにいても生産性を維持
最新情報をチームと共有して、顧客対応に集中しましょう。チームの連携に適した以下の機能により、スケジュール、フィードバック、ワークフローを順調に進めることができます。
HelloSign
ドキュメントの準備、送信操作を一新。ドキュメントのアップロード、準備、署名依頼のプロセスが簡単になりました。リモートでも重要な契約書への電子署名依頼を簡単に完了できるようになります。
ブランデッド共有
新しい拡張機能により、企業はブランド イメージを確立しやすくなり、エンド ユーザーは管理者の許可を受けてブランドをカスタマイズできるようになりました（Dropbox Business Advanced 以上で提供）。
トラフィックとインサイト
共有したファイルへのアクセス状況を追跡できます（Dropbox Business Advanced 以上で提供）。
パソコンのバックアップ
ローカルのデスクトップ、ドキュメント フォルダ、ダウンロード フォルダを Dropbox に自動でバックアップ。外出先から安全にアクセスし、ハードウェアの故障や紛失時でも簡単にデータを取り出すことができます（すべての Dropbox Business チームに提供）。
Dropbox Passwords（ベータ版）
パスワードを保存すると、複数のデバイス間で同期され、ウェブサイトやアプリにシームレスにログインできます。Passwords アプリではゼロ知識暗号化機能で認証情報を保護し、チームのアカウント情報保護に対する安心感を与えます（一部の Dropbox Business チームに先行アクセスでベータ版提供）。
クリエイティブ ツール アドオン
メディア業界のさまざまなニーズに対応した新しいアドオンで、コラボレーション プロセスでの障害を解消できます。
App Center
Dropbox パートナーの優れたツールを検索してリンクできます。30 以上のアプリが新たに追加されました（すべての個人ユーザーと一部の Dropbox Business Standard および Dropbox Advanced チームへのベータ版提供）。
フォロー機能
最も重要な共有フォルダのアクティビティを常に把握できます（すべての Dropbox ユーザーに提供）。
3. あらゆる場所で安全を確保し、オフィス水準のセキュリティを自宅でも実現
会社のコンテンツとユーザーを 1 つの安全な場所に集約し、信頼性の高いエンタープライズレベルのプラットフォームですべてを保護できます。
アラートと通知
疑わしい挙動や、リスクのあるアクティビティ、データ漏えいの恐れをリアルタイムで検出できます（Dropbox Enterprise でベータ版提供）。
データ分類
個人情報や機密データにラベルを付けて簡単に識別できるようにし、機密情報の流出を防止できます（Dropbox Enterprise チームへのベータ版提供）。
チーム外共有レポート
誰がいつデータを共有しているか、どのようなファイルが共有されているかなど、社外へのデータ共有状況を詳しく把握できます（Dropbox Enterprise と Business Advanced チームへのベータ版提供）。
データ ガバナンス アドオン
データ保持ポリシーを設定して、コンプライアンスや規制の要件を遵守できます（追加購入として Dropbox Business チームに提供）。
Dropbox Enterprise のベータ版セキュリティ機能については、experience.dropbox.com/enterprise-security をご覧ください。
リモート チームの情報整理とセキュリティ確保に役立つ新機能について詳しくは、以下の動画をご覧ください。
リモート チームの情報整理とセキュリティ確保に役立つ新機能について詳しくは、バーチャル ファースト ツールおよびテレワークにおけるセキュリティの動画をご覧ください。
注：Dropbox Showcase は 2021 年 1 月 31 日でサービス終了となります。Dropbox はお客様のフィードバックを通じて、Showcase の最大の価値が最終ファイルの配付や分析結果の収集にあることに注目しました。
今後はこうしたニーズに応えるため、ブランデッド共有、トラフィックとインサイト、Dropbox Transfer といった専用ツールの開発を進めていきます。詳細はヘルプセンターをご覧ください。
