知っていると役に立つ、Dropbox Paper のツウな機能 10 選

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Dropbox Paper はただのドキュメント ツールではありません。アイデアを出しあいながら共同作業をするための自由なワークスペースです。簡単に始められる Paper ですが、使えるツールを少し増やせばさらに便利になります。基本機能だけではなく、もっと Paper を使いこなしたいとお考えの皆様に、10 種類のツウな機能をご紹介します。

1. テキストをハイライトする

長いドキュメントを作成したけれど、チームに見てもらいたいのは重要なフレーズ数か所だけ。そんな時は、特定のテキストをハイライト表示できるキーボード ショートカット(Mac では cmd + E、Windows では Ctrl + E)を活用しましょう。これで読む相手の時間も節約できます。
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2. リンクを手早く作成する

リンクを付けたい時は、テキストに URL を貼り付けるだけで完了です。後は Paper が自動的にハイパーリンクを設定します。フォームの作成やクリックして挿入するような作業は必要ありません。
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3. ドキュメント同士を簡単にリンクする

まずは、他のドキュメントのリンク元となるマスター ドキュメントを作成しましょう。そこで[+]を入力して新たなタイトルをつければ、いつでもすぐに新しいドキュメントを作成できます。マスター ドキュメントから、既存のドキュメントへのリンクを作成するときも、[+]を入力します。既存のドキュメントの名前を検索して、リンクするドキュメントを指定します。
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4. 絵文字の数(または、語数、文字数)をカウントする

単語数以外のデータが必要になることもあるでしょう。そんな時は、右上にある 3 点リーダーをクリックして、[文字数]を選択してください。ドキュメント内の絵文字の数が表示されます(全単語数、選択した単語数、文字数も、もちろん確認できます)。
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5. 特定のメンバーのドキュメントを検索する

同僚が送ってきたドキュメントを見つけられない。そんなことはありませんか?そういう時は、Paper の検索バーにその同僚のメール アドレスを入力してください。その人に関連付けられた閲覧可能なドキュメントがすべて表示されます。
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6. スクリーンショットの手間を省く

スクリーンショットや画像ファイルをクリップボードに保存していませんか。Paper では、ファイルの検索どころか、ドラッグ アンド ドロップさえ必要ありません。Paper のドキュメントに直接貼り付ける(Mac では cmd + v、Windows では Ctrl + v)だけです。これで画像がそのまま表示されます。
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7. 画像をドラッグ アンド ドロップして並び替える

必要な画像ファイルを Paper ドキュメントに挿入した後、配置をアレンジできると便利ですよね。Paper では、どれか 1 つ画像をドラッグ アンド ドロップで移動すると、他の画像の配置が自動的に調整されます。
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8. 正しい属性を維持する

たとえば、今度発表するプレスリリースのバージョン 3 で内容を思い直し、文面をがらっと変えたいと思ったところ、チームから「今まで誰が何を書いてきたのかというコンテキストを残してほしい」という要望があるとします。このような時は、テキストをコピーして、新しい Paper ドキュメントに貼り付けてください。すべての属性が同じまま維持され左端に表示されます。
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9. 必要なコンテンツを見つける

数十のセクションと小見出しがある、大きなデザイン ドキュメントに取り組んでいる時、必要な項目にすぐ移動できると便利ですよね。ドキュメントの左側にマウスポインタを合わせると、テキストの形式に基づいて自動作成された目次が表示されます。その目次から、好きなセクションにワンクリックで移動できます。
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10. 全員で情報を共有する

社内でもっと情報を共有したいと思いませんか?それなら、組織全体でフォルダを共有することから始めましょう。そのフォルダにドキュメントを追加していけば、全社員が自動的にそのファイルを閲覧できるようになります。さらに、同僚はドキュメントの追加もできます。これにより、チームはナレッジをすばやく互いに共有できるようになります。
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最後に

いかがでしたか? 私自身は Dropbox Paper を使うようになって、パワーポイントのスライドを作ることがめっきり減りました。
プレゼン資料も Dropbox Paper で作ってしまうため、パワーポイントスライドを作るよりも早く出来上がります。早くできる理由は、スライドを作るときに気にするレイアウトを行わなくていいからです。下書きから Paper に入力してしまい、そのままプレゼン資料を仕上げていきます。
また、複数人で 1 つのプレゼン資料を作るときは、同時に編集できるので複数人の力が合わさって、さらに早くなります。
本記事で紹介したコツを使えば、もっと Dropbox Paper での作業が早くなりますので、あなたにとって大事なことに集中する時間が増えると思っています。

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