新型コロナウイルスの感染拡大を受けテレワークを始めたものの、申請・承認業務や契約業務が「紙」だったためにオフィス出社を余儀なくされた企業も多いはずです。政府主導で「脱ハンコ・脱FAX」を推進していることからも、非効率な紙業務をなくさなくては今後のビジネスの成長は難しいと言えます。改めて、ペーパーレス化によるメリットを考えるとともに、どのようなツールを用いることで紙業務が削減できるのか解説していきます。
ペーパーレス化が歩んできた道
業務におけるペーパーレス化は、1990年代から話題を呼んでいましたが、具体的な方法が企業の中で導入されていたわけではなく、あくまでイメージで語られることがほとんどでした。PCなどがオフィスに浸透した2000年代では、オフィスワーカーが使う資料などを電子化する動きが見られ始めました。また、e-文書法や電子帳簿保存法が電子化対応する方向で何度か改正されていくことで、公的な文書もペーパーレス化していく流れが出てきました。
参照：総務省「ICTが成長に与える効果に関する調査研究」（平成24年）を基に作成
各業種合計3000社超の企業を対象にした、2012年の総務省「ICTが成長に与える効果に関する調査研究」によると、「社内業務のペーパーレス化」を実現したと回答した企業は29.1％になったと記されています。なお、「社外取引のペーパーレス化」は20％未満にとどまっています。
少なくともこのころまでの「ペーパーレス化」とは、紙の使用量と保管場所を削減するコスト効果がメインに語られてきました。しかし、昨今、ペーパーレス化はコスト効果だけでなく、ワークスタイル変革に欠かせないものとして扱われるようになりました。紙の使用量だけではなく、働き方そのものを変えるにはペーパーレス化は必須のものと理解されるようになったのです。
政府の後押しもあり「働き方改革」は大きく話題となり、積極的に推進する企業が増えてきました。また、クラウドストレージサービスの普及により、手軽に電子データを保管できる体制も整ってきました。
そうした最中に起こったのが新型コロナウイルスの感染拡大です。これにより、多くの組織でテレワークが普及し、その流れでペーパーレス化の重要性も認識することになりました。また、会議のオンライン化もペーパーレス化を後押しした要因になっています。このようにペーパーレス化が注目される一方、「ペーパーレス化できない仕事」も注目を集めることになりました。
例に挙げると、社内業務における紙書類への捺印業務や社内での申請・承認業務などがあります。また、顧客や取引先とかかわる業務の中で、大量の紙文書の作成、郵送、FAXでのやり取りといった業務が残っていた組織では、早急にペーパーレス化していく取り組みが求められるようになったのです。
ペーパーレス化推進の基本ツールは「クラウドストレージサービス」
テレワークでは、PDFやExcelのデータなど、仕事の資料の管理が重要になってきます。各ワーカーのPCのローカルディスクにそうしたドキュメントが保管されていることは、セキュリティの観点から見ると好ましい状態とは言えません。
そこで「クラウドストレージサービス」を活用するケースが増えてきました。クラウド上にストレージを置くため、各ワーカーがリモートで個別に利用する際も、部署単位で共有する際にも役立ちます。また、高度なセキュリティで守られているうえに、アクセスしてもサクサクと業務が進むので、今では、テレワークにはなくてはならないサービスのひとつになっています。
さらにこうしたストレージサービスは、システムのパフォーマンスが常に最適化されていますので、保管した文書の検索などもスピーディに実行できることがほとんどです。自前のストレージシステムでは、検索にも時間がかかりすぎるケースも少なくありません。このようにストレージサービスを活用することで「文書の検索性向上」というペーパーレスのメリットを最大化することも可能です。
文書保管はもちろん、コラボレーションにも有効
ペーパーレス化は、ただ電子データの保管先を決めればよいというものではありません。なぜなら、そうしたデータを使って、複数のワーカーがコラボレーションを行うからです。また、多方面で問題になっている「ハンコ出社」への対策も講じる必要があります。
このようなお悩みには「ワークフローシステム」が効果的です。ワークフローとは、稟議書・出張報告書・経費精算申請書・休暇届など、組織内のさまざまな申請を電子化し、効率的に承認・回覧するためのシステムです。書類がどこまで進んでいるか、誰で承認が止まっているかをチェックすることもできます。さらに、電子データにはハンコを押す仕組みもクラウドで提供されていますので、ワークフローと組み合わせることで、「ハンコ出社」の脱却も実現可能になります。
契約書、納品書、見積書などの書類は社外とのやり取りが大量に発生するため、紙書類が残りがちです。ですが、コラボレーションツールの中には、社外の人もIDを発行して気軽に利用できるようにする機能をそろえているものもあるため、顧客や取引先にも自社のワークフローに参加してもらうことで、業務が滞ることがかなり減っていくはずです。これにより社外とのやり取りを電子化することが可能になります。
まとめ
Dropbox では、電子署名ソリューション「HelloSign（現・Dropbox Sign）」を提供しています。オンラインストレージ「Dropbox」と組み合わせることで、署名を依頼する文書の選択から署名済みの文書の保管まで、アプリケーションの切り替えなしでできるようになるなど、さらに利便性が高まります。
Dropbox Sign を使用すると、法的に有効な署名を電子的に依頼し、法的拘束力を持つ正規の署名文書として扱うことが可能になるため、業務を一気に電子化させていくことができるようになります。
署名を依頼する相手は Web で Dropbox Sign にアクセスするだけで使用可能。もちろん、Dropbox Sign の新規アカウント作成は不要です。また、電子署名された文書はDropbox Sign のWeb管理画面で一括管理可能。さらに、Dropbox から離れて Dropbox Sign を利用する必要もなく、Dropbox 上で電子署名を行い、文書を Dropbox のフォルダに保管することが可能です。
加えて、Dropbox Sign はサイボウズの「kintone（キントーン）」や「Salesforce」、「GoogleDocs」などのアプリケーションやクラウドサービスとの連携が可能です。顧客管理システムから契約書に必要な情報を抜き出して契約書を作成し、Dropobx Sign による署名依頼を行うといった、書類作成の自動化も進めることができます。
このようにペーパーレス化を実現するソリューションには、他の組織との連携を容易にするだけでなく、他のシステムやサービスと連携し、文書の自動作成などさまざまな機能があります。ペーパーレス化を実現したい方は、ぜひとも Dropbox × Dropbox Sign をご検討ください。
