「30 ページの契約書を印刷して署名・捺印し、またプリンターに戻ってその書類をスキャンし、メールで送信できるよう PDF ファイルを作成する。そして原本をファイリングしキャビネットに保管する」
これは生産的な作業でしょうか、それとも手間のかかる非生産的な作業でしょうか。
生産的だと思われる方もいるかもしれませんが、手間のかかる非生産的な作業だという意見の方が多いのではないかと思います。しかし、この問題には解決策があります。それが、電子署名ソリューションです。
Dropboxが提供する電子署名ソリューション HelloSign （ハローサイン）は、
2011 年以来、ドキュメントをオンライン化することで、規模また業種を問わず、あらゆる企業で法的文書や契約書の承認作業を合理化してきました。どの企業にも、顧客との契約や承認ワークフロー、人事関連の事務処理などには独自の仕組みがありますが、ほとんどの企業は「何から着手するか」を見極めることで電子署名への移行を開始しています。
ここでは、電子署名ソリューションの導入を検討する際に考慮すべきポイントをご紹介します。
- 社内にあるどのドキュメントに署名・捺印や承認が必要なのかを確認
- 各ドキュメントにはそれぞれ何人分の署名が必要かを確認
- 最も重要な機能やインテグレーションの必要性を確認
- 契約相手企業や取引先が電子署名を認めているかどうかの確認
- 利便性以外に電子署名がビジネスにとって重要な理由を確認
1. 社内にあるどのドキュメントに署名・捺印や承認が必要なのかを確認
まず、社内において署名・捺印が必要なドキュメントをすべて把握することから始めます。
例えば、売買契約書、税務上の書類、保守契約書、人事・採用関連書類、レンタルリース等、社内には署名・捺印が必要なドキュメントが多くあります。具体的にどのようなドキュメントで署名・捺印を行っているのか、まずはリストアップしてみましょう。
2. 各ドキュメントにはそれぞれ何人分の署名が必要かを確認
次に、リストアップしたそれぞれのドキュメントに対して、それぞれ何名分の署名を要するかを確認します。
デジタル取引管理(DTM)サービスや電子署名サービスのなかには、利用すればするほど、また、利用者が多ければ多いほど料金が高くなる階層型料金モデルを採用しています。このような数字を割り出すことは難しいかもしれませんが、たとえ推測であっても年間コストの算出は重要です。
電子署名ソリューションをする際には、あらかじめ署名にかかわる人数を確認し、年間コストを産出してみましょう。
3. 最も重要な機能やインテグレーションの必要性を確認
サードパーティ製 CRM システムで販売契約プロセスを管理している場合や、採用管理システム（ATS）ですべての税務関連書類や採用書類を管理している場合は、そしてあるいは、署名を必要とするドキュメントの数がある一定量に達する場合は、電子署名APIが簡単かつスムーズに利用できるソリューションをとして電子署名APIの活用をお勧めします。
電子署名 API は、複雑なワークフローがあり、かつ一定数以上の電子署名を要する取引を扱う企業に最適です。多くの場合、API を使用するとワークフローを高度にカスタマイズできるようになり、自社独自のプロセスであっても電子署名機能を調整して緊密なインテグレーションが可能になります。
たとえばローンや保険請求等の複雑な書類業務にも対応できるプロセスが構築できます。
4. 契約相手企業や取引先が電子署名を認めているかどうかの確認
担当者と連携する際には、そもそも契約相手企業や取引先が電子署名を認めているかを確認するとともに、組織で遵守しているコンプライアンスや規制要件を明らかにしておくことが重要です。
たとえば、医療関連情報の HIPAA 対応、データの保管場所、英国などにおけるデータ セキュリティの GDPR 対応などがあります。
5. 利便性以外に電子署名がビジネスにとって重要な理由を確認
電子署名ソリューションを導入する動機として、自分たちの利便性の向上以外に挙げられることはありますか？ 現状を把握するため、社員にヒアリングしましょう。
- 署名済の文書がすぐに回収できないため、契約作業がスムーズに完了できない、また、時間がかかってしまう
- 契約業務時にかかる紙やインク、プリンター、印紙代、送料等の高いコストや、環境への大きな負担に悩んでいる
- ITに詳しい社員が、現状の契約業務の実施方法に不満を感じている
最新のツールを使うことで、ビジネスの迅速な収益化や環境負担の軽減、確実な署名済みドキュメント管理、そしてコスト削減にもつながることを確認しましょう。
ぜひお試しください
適切な電子署名ソリューションを選定する場合、ユースケースや会社規模、また、社内でのソリューション選定プロセス次第で、30 分で終わる場合もあれば ３年近くかかる場合もあります。今回ここでご紹介した 5 つのポイントは、電子署名ソリューションを導入する際のあらゆるユースケースの一つひとつに例外なく当てはまるので、各製品の紹介やデモ セッションに参加する前に、事前に考慮しておくことをおすすめします。
Dropbox Japan では、電子署名ソリューション HelloSign を提供しています。お問い合わせの前にまずは HelloSign を試してみたいという方には、Essentials プランと Business プランの30日間無料トライアルをご用意していますので、こちらからをお申し込みください。また、無料プランをご利用いただければ、1 か月に 3 件まで無料で署名依頼することができますので、ぜひご活用ください。
