クラウドストレージの導入を検討しているが、建設企業としてどのようなクラウドストレージを選択したらいいのか悩んでいませんか？本記事では多くの建設企業が抱えている課題を紹介し、それらを解決するために見落としてはいけないことを具体的に紹介します。また、残念ながら間違った選択をしてしまったために導入後に失敗してしまった例、そして成功例も併せて紹介します。実際に200社以上の建設企業を訪問した Dropbox の営業たちが耳にしたリアルな声をたっぷり盛り込んでいますので、お役に立つと思います。
目次
- 多くの建設企業が抱えている 3 つの課題
- 建設企業でのクラウドストレージ 6 つ活用シーン
- クラウドストレージ導入後の失敗5つのケース
- クラウドストレージ導入を成功するために見落としてはいけないポイント13
- Dropbox で働き方がどのように変わるのか、他クラウドストレージとの違い
- 成功している建設企業の紹介
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1. 多くの建設企業が抱えている 3 つの課題
様々な建設企業の皆さまからお話を伺い、いろんな課題を教えていただきます。
こちらでは代表的な課題を 3 つに分類してご紹介します。
1-1. NASにデータをまとめて保存しているために起こる脆弱性
現場に昼夜置きっ放しになることが多いNASは、盗難や水難による被害がよく聞かれます。また、ある営業先では火災被害の話があり、NASに火が移り、消火剤がかけて消火したものの、データ復旧に数十万円もかかってしまったというケースを聞きました。バックアップがうまく機能していないと、いざとなったときに復旧できなかったり、復旧に多額な費用が掛かってしまってしまうこともあります。また、物理的にNASがあるのが、無くなったり壊れてしまうとデータごと失うことになります。
1-2. 図面などの大事なデータへのアクセスと共有
小さいファイルならいいのですが、図面、大量の画像などの大きいファイルをやりとりすることが多い建設業界では、図面を送付する際にZip圧縮を行い、複数ファイルに分割して送るなど、非常に手間がかかります。
また、CADで設計変更された図面の最新ファイルにアクセスするためにファイルのバージョン管理を行う手間もあります。さらに AutoCAD のバージョン違いで図面データにアクセスできない事態が起こります。このようなことが起こるため、誰でも図面データを見られるように常に図面をPDF化しなくてはいけません。最新の図面を確認するために事務所に戻ったり、現場で確認しそうな書類を全て持ち歩いているという現状があります。
1-3. セキュリティー面でのリスク
USBメモリーにファイルを保存して持ち歩くのもよくあることですが、置き忘れや紛失などのリスクも高く、セキュリティ面から考えると改善する余地のある課題です。
2. 建設企業でのクラウドストレージ 6 つの活用シーン
実際に皆さんの日々のお仕事の中でクラウンドストレージがどのような場面で活用でき、どのような変化を起こすことができるのか、6 つの活用シーンを紹介します。クラウドストレージにも色々あるため、ここでは Dropbox を使用することを前提に活用シーンを紹介します。
2-1. ファイルサーバーの容量の節約
従業員がCADデータやエクセルデータ、そして膨大な現場写真などをクラウドストレージを使用して保存することで、必要となるファイルサーバー容量が減少し、容量追加が不要になります。
2-2. 現場 NAS の廃止
Dropbox Business のようなクラウドストージで必要なファイルが随時最新化されることで現場での NAS の使用は不要となり、NASにデータを保存しているために抱えるリスクが解決されます。
2-3. オフィス（現場事務所）に戻らず仕事ができる
現場でタブレット末端を使用し、必要な情報をすべて確認することが可能となります。
急な設計変更が起きた時など、最新データを確認するためにオフィスに戻ることなく、その場で現場従業員の職人に指示したり、質問にすぐに対応でき、現場で解決できてしまいます。
2-4. 社内外での超高速なデータ共有
ファイルが大容量化すると、社内外でデータを共有することが困難になります。
Dropboxなら簡単に特定の相手・グループと契約書類や大量の図面などのデータ共有ができることに加え、現場で撮った写真を NAS などに移行することなく保存できます。さらには、過去の竣工後アーカイブデータを保存し、外出先でもアクセス可能なライブラリとして共有することもできます。
2-5. NASやサーバのバックアップ
建設現場毎に設置しているNAS（サーバ）と同期することで、ファイルが消失してしまったときにクラウドストレージにデータあるので、容易にデータの復元ができます。
2-6. 竣工データの長期保存と過去工事の検索
竣工データはDropboxに保存しておくことにより安全に守られます。また、過去工事の内容を参照したい場合にも簡単に現場からアクセスできるので、仕事のスピードを落とすこともありません。
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3. クラウドストレージ導入後の失敗 5 つのケース
クラウドストレージならなんでも導入すればいいというものではありません。
ここではDropbox 以外のクラウドストレージ導入後、どのような失敗があったのかを紹介いたします。クラウドストレージ選びで失敗しないためにご活用いただければ幸いです。
3-1. 大量のファイルのアップロードに耐えきれない
クラウドストレージによっては大量の写真をアップロードするとフリーズしたり、アップロードが完了せずに、中途半端なアップロードデータが残ってしまい、再度アップロードしようとしても、「アップロード済みです」といった警告が表示され、最終的にデータのアップロードが完了できないことがあります。
クラウドストレージを選ぶ時に一度にアップロードできるファイルサイズの制限があるか確認することをお勧めします。
3-2. 利用者である現場社員に追加で操作方法を覚えることを強いてしまう環境
利用者が普段使っているパソコンの操作とクラウドストレージの操作方法が変わってしまう場合があります。そのことが利用者にとって使い勝手が悪くなり、その結果使わなくなってしまうケースをよく見受けます。
利用者の IT リテラシーは様々で、操作がシンプルであることが大事です。
例えば、毎回 Web にログインしてファイルをアップロードしてダウンロードするという動作だけでも現場の利用者によってはハードルが高い作業であることもあります。
さらに、クラウドストレージによっては同期用ハードディスクと共有用ハードディスクが別れているため、操作の難易度と複雑性が高くなり、その結果、現場では活用されないことも見受けられます。
3-3. ネットワーク負荷を評価せず導入
クラウドに保存されたファイルのダウンロードに時間がかかり、そのためファイルを開くのに時間がかかってしまい、ストレスフルな環境となってしまうことがあります。クラウドストレージが現場のネットワークにかける負荷を確認ことも大切です。企業によってはクラウドストレージ導入後にネットワークへの負荷が高すぎて現場で使えないことが発覚した例もあります。
3-4. 高度すぎるセキュリティ設定が現場の混乱を招く
クラウドストレージによってはフォルダへのアクセス権限が細かく設定できるものがあります。
アクセス権を細かく設定したために、フォルダを１つ移動しただけで今までアクセスできていたのにできなくなってしまうこともあります。
その結果、情報システム部にたくさんの問合せが入り、システム部門での対応がスムーズにできず、現場で使われなくなってしまったという悪循環が発生した例もあります。
3-5. WordやExcelなどのファイルが見られない
外出先からクラウドストレージに保存したWord、Excelなどのファイルをスマートフォンやタブレットのアプリから直接内容が見られない場合があります。仕事で頻繁に使うファイルはクラウドストレージのアプリから見られるかどうか確認することも大事です。
4. クラウドストレージ導入を成功するために見落としてはいけないポイント13
クラウドストレージを選ぶときにどのような判断基準で選べば建設業界における IT 環境がさらによくなり、利用者である現場従業員たちも積極的に使い続けるのかを紹介します。
このような判断基準を持たないと、クラウドストレージの機能の多さなどで製品選定をしてしまい間違った選択をしてしまうことがあります。特に管理者が検討の際に重視する、セキュリティーに関する機能が多いと安心して選択しがちですが、セキュリティーと使いやすさはシーソーの関係にあるので、セキュリティを優先しすぎると使いにくくなってしまうことがありますので、注意が必要です。
ご紹介する判断軸は 1. 現場利用者、2. 管理者、3. セキュリティー の 3 つの切り口に4、5つずつのチェックするべき項目をあげていますので、是非ともご参考にしてください。
4-1. 現場視点で確認すること 5つ
現場で使用する人たちがストレスなく使用するための 5 つのポイントを紹介します。
4-1-1. 慣れ親しんだ操作はそのまま
Windows ならエクスプローラー、Mac ならファインダーの中でクラウドストレージを利用できればパソコン環境を変えることなく利用できます。そのような環境を提供するクラウドストレージは利用者の利用率を飛躍的に上げます。年配者も多く働く建設現場では、操作を複雑にすることなく普段の操作を変えないことがとても重要です。
4-1-2. ストレスを感じないスピード
編集箇所を自動的にクラウド側に同期を行う形式では、この同期スピードが遅いと作業が途中で中断してしまいます。クラウドとパソコン、スマートフォンの間のファイルのやりとりの同期スピードが早いクラウドストレージを選択することも重要です。また、クラウドに保存するファイルの容量に制限があるサービスもあるので、そこも確認するポイントの 1 つです。Dropbox は様々な技術を駆使して業界で一番早いファイルの同期を提供しています。
4-1-3. 電話回線が細い場所でもファイルのアップロード・ダウンロードがエラーなく完了できる
建設業ですと山奥など電話回線がしっかりしていないところでアクセスが必要になるケースもあります。そんな時でもファイルのアップロード・ダウンロードにエラーが起きないことを裏付けるファイル同期の技術があるかはとても重要です。
4-1-4. 様々な端末環境で利用ができる
建設業界で働く人たちが使用する多種多様のデバイスから共有ファイルへアクセスすることを考慮すると、Windows, Mac, Linux, iOS, Android 上での利用に加え、移動プロファイルへの対応が求められます。
4-1-5. 共有先の利用者が多い
共有することができる相手が多いクラウドストレージサービスは便利です。Dropbox は国内のみならず、海外でも個人・法人問わず多く利用されており、フォルダ共有する際に簡単に共有が完了します。
4-2. IT 管理者の視点で確認すること 4 つ
現場従業員のみならず IT 管理者にとっても使い勝手がよくあるべきです。
そのためにチェックする 4 つのポイントを紹介します。
4-2-1. ファイルサーバーをリプレースできるだけの柔軟な管理機能
ユーザー毎のオンプレミスファイルサーバーのクラウド化ができるかどうかも重要です。また、高層化されたそれぞれのフォルダに異なる権限を与えたり（閲覧のみ、編集権ありなど）、ユーザー毎に容量制限を加えたり、Active Directory との連携が求められてきます。Dropbox はアクセスログを取得することができるので、いつ・誰が・どのファイルにアクセスしたか管理することができます。
4-2-2. 従来の運用方法を継承できる API
クラウドサービス側に柔軟な API の準備があれば、建設現場で大人数の従業員アカウントが必要になった場合でも、アカウント登録・新規フォルダ作成、竣工後のデータ移行などを自動化できる大きなメリットがあります。IT 管理者の作業を飛躍的に効率化できる API が用意されているかも確認したいポイントです。
4-2-3. 社内と現場のネットワークへの負荷
社内と現場のネットワーク負荷が想定以上に高くならないように帯域を節約する機構が備わっているかが大切です。現場で従業員が一斉にアクセスを開始すると顕著に負荷が上がり、レスポンスが悪くなることがあります。
4-2-4. データセンターまでのネットワーク接続網
会社からデータセンターまでのネットワーク接続経路も重要です。一般のインターネット回線からでは、想定外の海外プロバイダーにルーティングされパフォーマンスが全く出なかったという事例もあります。国内にデータセンターまたはピアリングポイントがあることを確認されることをお勧めします。
4-3. セキュリティーで確認すること 4 つ
クラウドストレージには皆様の大切なデータが保存されます。そのためセキュリティについて確認することはとても大事です。ここで確認すべき 4 項目を紹介します。
4-3-1. 端末紛失時の対応
ノートパソコン、モバイル端末は場所を選ばず利用できる反面、紛失リスクが高くなります。紛失時には遠隔でデバイスに存在するデータを消去するか、モバイル端末にデータを保存していない場合はクラウドストレージのアカウントとの接続を切断する必要があります。また、従業員が退職した場合などは、従業員の個人的なファイルや写真に触れることなく、企業の情報をユーザーのデバイスから削除できます。
4-3-2. データセンターのコンプライアンス認定
データセンターの取得済みコンプライアンス認定の種類は、1 つの評価軸として認められる傾向にあります。無償版と有償版のサービスではこのコンプライアンスに差があるのが一般的です。こちらも確認ください。
大事なことは、クラウドストレージのサービスがあなたの大事なデータを守るために、どのような規格と規制を取得していることです。
Dropbox の場合はこちら（https://www.dropbox.com/business/trust/compliance/certifications-compliance）の規格と規制を取得しています。最も厳しいと言われているヨーロッパのPrivacy Shield法をクリアしています。
4-3-3. データセンター側でのマルウェア検知対応
データセンターに保存されたデータにマルウェアがないかどうかを確認する機能があることも是非ともご確認ください。
4-3-4. 政府や当局からデータ開示要請時の対応
政府などが捜査時においてデータセンター事業者に、データ開示要請を行うことも珍しくありません。この時、重要なのが事業者の対応です。的確に開示要請がある旨をユーザー側に伝える運用となっているか、それらを事業者として開示しているか、といった透明性も重要です。Dropbox では年に1回透明性に関するレポートをこちらで公開しています。
以上、3カテゴリー、合計 13項目の判断基準を紹介しましたが、ご参考になれば幸いです。
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5. Dropbox で働き方がどのように変わるのか、他クラウドストレージとの違い
Dropbox を使用することで、今まで資料更新の度に時間を費やしていたファイル管理やメールのやり取りが必要なくなり、本来の業務に注力できます。今までの作業時間を大きく低減するために、導入するクラウドストレージの選択はとても重要です。選択するときに重要となるのが、使用するツールが従業員にとって使いやすいこと、同期速度や使用可能容量などでストレスフリーであることです。
Dropbox Business が建設業界の仕事でどのように使えるかをざっと紹介した映像がありますので、よろしければご覧ください。
5-1. 作業工程別！Dropbox を使って働き方を効率的に
建築業界では下のように多くの作業の流れがあります。
1. 建主の発意・依頼・建築相談
2. 調査研究・企画
3. 基本構想計画作成
4. 企画提案
5. 設計・管理解約
6. 基本設計・実施設計
7. 工事見積
8. 施工図
9. 工事監理
10. 完成
その中でも 4 つの作業フローにおいて Dropbox を使わない場合と使った場合でどのように作業が効率化されるのかを紹介します。
5-1-1. 基本設計から施工図：Dropbox を使うと関係者全員が最新の設計図面にすぐアクセスできる！
資料作成後のバージョン管理を各自で行なっていることが多いと思います。ファイル名の後に日付、バージョンなどを書くということもするかもしれません。
各自のファイルでバージョン管理すると、いくつものバージョンが併存するので、どれが最新ファイルなのか分からなくなってしまったり、最新版にアクセスするのに把握している担当者に確認したりなど、時間がかかってしまった経験はありませんでしょうか。Dropbox であれば、バージョン管理を行うことなく、いつも同じファイルに上書きすることで、誰もがいつも最新版にアクセスできます。以前のバージョンの資料が見たいときはDropbox のバージョン管理から、以前のあらゆるバージョンの資料にアクセスすることができます。
Dropbox を使うと軽減されること
a. 最新の設計図面がファイルサーバーにアップロードされるまでの待ち時間の大幅短縮
b. ファイルのバージョン管理の手間の減少
5-1-2. 企画提案：Dropbox を使うと社外の方と複数ファイルの共有が簡単
今までは資料に修正があるときは、修正してメールで資料を送信していたと思います。加えて作成アプリケーションのバージョンが違うなどで相手先でファイルが開けないことがあるため、PDFに変換して再送したりなどの作業が必要でした。
Dropbox であれば、社外の共有先に無償版 Dropbox アカウントをお持ちいただければ、複数ファイルの共有が簡単にできます。ファイルまたはフォルダにアクセスするURLを相手に送信するだけです。コマンド機能を使えば、都度メールのやりとりは不要となります。また、協力会社とフォルダを共有すれば、常に最新の資料を共有できるので、最新の図面を一々送らなくても済みます。
Dropbox を使うと軽減されること
a. ファイルを共有するたびにメールで資料を送付する必要がなくなります
b. 共有フォルダを使えば、協力会社と常に最新ファイルを共有でき、毎回最新図面などのファイルを送る手間がなくなります
c. 資料へのフィードバックを Dropbox のコメント機能を使って、ファイルに書き込めます
5-1-3. 実施設計・施工図設計：Dropbox を使うと協力会社への図面はリアルタイムに共有
今までは修正があると資料を更新してメールで送信したり、バージョンが違うなどで相手先でファイルが開けなかったりすると、PDFで再送したりなど必要でした。Dropbox であれば協力会社とフォルダを共有すれば、常に最新の資料を共有できるので、最新の図面を一々送らなくても最新の図面がリアルタイムで共有でき、仕事がどんどん進みます。
Dropbox を使うと軽減されること
a. 資料修正や更新後のメールでのやり取りが必要なくなります
b. 共有フォルダで協力会社とリアルタイムで資料を共有できるため、資料を共有するためのバージョン管理やPDF化も不要です
c. ファイルリクエスト機能を使えば、協力会社から資料を要求する時も都度のやり取りが必要無くなります
5-1-4. 工事監理：Dropboxを使うとどんな端末でも最新の設計図面にすぐアクセス！
必要な図面を印刷して現場に持ち込んだり、手元のデバイスにダウンロードして確認する光景はよくあることです。今までは更新があると事務所に戻って最新版を印刷しなおしたり、再ダウンロードする必要がありましたが、Dropbox であれば、このような手間は一切不要です。自動更新のため、都度の手動ダウンロードや印刷の手間は不要となり、手元のデバイスで最新の図面をいつでも確認することができます。
Dropbox を使うと軽減されること
a. 手元のデバイスで最新資料にアクセスできるので、それらの資料を現場に持ち込んだり、わざわざ事務所に確認するために戻る必要がなくなります
5-2. Dropbox の他のクラウドストレージと大きく違うところは 3 つ
クラウドストレージと一言で言っても様々なサービスがあります。機能も性能もさまざまです。利用者が求める使い方にちゃんとマッチしていて、利用時にストレスを感じさせずに気持ちよく使えることが利用者にとって一番大事なことだと私たちは思っています。
このことを踏まえて、Dropbox が他のクラウドストレージと違う部分がたくさんあるのですが、その中でも 3 つ紹介いたします。
5-2-1. 使いやすい
現場従業員が複雑な操作を覚えることなく、普段使い慣れているツール・操作で安全に使用でき、共同作業をすることができます。
5-2-2. ファイルの同期速度が速いからストレスが少ない
クラウドとパソコンやスマートフォン間のファイルのやりとりの同期スピードが業界 1 速いのが Dropbox です。
Dropbox の同期が速いのと細いインターネット回線でもファイルのアップロード、ダウンロードでエラーが起こらない理由があります。
ⅰ. ローカルのPCにあるファイルとクラウドにファイルを同期する３つの技術
1. 差分同期
a. ファイル更新時に変更された差分データのみを同期します。
b. この技術を応用し、データの復元、バージョン履歴などの機能も提供
2. LAN同期
a. 同じサブネット配下のPC間では直接データを同期
b. クラウドへデータを取りに行かず
3. ストリーミング同期
a. ファイルのアップロードが完了する前から他のユーザーがダウンロードを開始できる
b. 大容量データの高速な同期が可能で、特に海外とのやりとり、細い回線をかいしたやりとりに非常に効率的
ⅱ. ファイルを4MB単位に分割してクラウドに転送
1. PCとクラウド間でファイルをやりとりする時は、ファイルを4MB単位に分割してやりとりをしています。そのため細いインターネット回線、または移動中にデータをダウンロード、アップロードする時に途中で回線が途切れても、また０からファイルをアップロード、ダウンロードを再開せずに途中から行います。
ⅲ. 日本国内を含めて世界中にピアリングポイントが24箇所と専用線
1. Dropbox はサーバーをアメリカの複数箇所に持っています。これに加え、世界各国にピアリングポイントを設けています。ピアリングポイントから Dropbox サーバーはDropboxの専用ネットワークになっているので通常のインターネットとは異なる高速回線をDropbox のためだけに使用することになります。だから通信速度が速いのです。日本から Dropbox Business、Plus、Professional をご利用いただき Dropbox と通信をするときは、高い確率で日本ピアリングポイントに接続し、速い通信速度でファイルの同期が行われます。
5-1-3. アップロードするファイルの大きさの制限が無い
クラウドに保存するファイルの容量に制限があるサービスもありますが、Dropbox はデスクトップアプリ、モバイルアプリからのファイルのアップロードに関しては容量の制限はありません。ブラウザから dropbox.com にアクセスしてファイルをアップロードする際は 50GB以下である必要があります。
前提としては、使っているアカウントの容量がアップロードするファイルよりも大きいことがもちろんです。容量 2GB のアカウントに50GBのファイルのアップロードはできませんが、Dropbox Plus,Pro, Businessで十分な容量をお持ちでしたら、問題なくアップロードができます。
詳しくはこちらからご覧ください
ユーザー毎に必要に応じた容量を使用することができます。この点も確認するポイントの 1 つです。
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6. 成功している建設企業の紹介
Dropbox Business を導入して、働き方改革をした企業をご紹介します。
6-1. 飛島建設の事例と成果
6-1-1. Dropbox 導入前の課題
2020年に向けたインフラ整備が最盛期を迎える建設業界では、社員の長時間労働の是正などが重要課題となっています。
飛島建設でも、事業の一層の発展を支える人材を確保・育成するには、IT 環境の整備をはじめとした働き方改革が課題でした。
6-1-2. Dropbox 導入後の成果
全社員に手元で操作可能なデバイスを支給し、現場・現場事務所・拠点オフィスといった「場所」にとらわれないモバイルワーク環境を整備してきました。
タブレット末端と相性がよくない NASではなくクラウドストレージを検討し、Dropbox を導入することで、図面などを確認するために現場事務所に戻ったり、資料を現場に持ち出したりする必要もなく、働き方改革が進んでいます。また、大量の図面データや写真などをクラウド上で保管できるようになり、協力会社とのファイル共有も安全にスムーズにできるようになりました。NAS の故障や災害によるデータ消失リスクも低減しています。
詳しい事例は下の動画をご覧ください。
6-2. 加賀田組の事例と成果
6-2-1. Dropbox 導入前の課題
現場の社員の事務作業と残業を軽減し、施工管理や安全管理など本来の業務に注力できる環境を整備することが必要でした。
6-2-2. Dropbox 導入後の成果
iPadを活用したいという現場の声をきっかけに、ほとんどのアプリに対応する Dropbox を導入。それまでは山のような図面や資料を現場に持参して対応していましたが、そのような必要はなくなり、業務効率が向上する環境作りと、コスト削減を実現しました。
詳しい事例はこちらをご覧ください。
7. 最後に
これらの企業のようにクラウドストレージを導入することで従業員の仕事の効率が飛躍的に向上し、
現場の生産性がより良くなることにお手伝いが多少なりとも Dropbox でできれば非常に幸いです。
クラウドストレージを導入するときの大事なポイントをご理解いただけましたでしょうか？
建設業界の事例をご用意したので是非ともダウンロードください。
また、クラウドストレージの導入に関して相談したい場合はこちらよりご連絡いただければ幸いです。
