もう仕事の優先順位づけには迷わない!成果を最大化させる5つの方法

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仕事の優先順位

今あなたは仕事の優先順位をどう決めているでしょうか。

こなす仕事が大量になっていくと、仕事において何を優先すべきか、明確な方針を持たないと素晴らしい成果はあげられません。特に会社の上位職になればなるほど「どの仕事を優先させるべきか」を深く研究しなければならないはずです。

仕事の優先順位に悩んでいる方は、まずは目の前にある仕事の中で、より早く楽に成果を出せるものを選ぶようにしてください。たった1つの方針を明確にするだけで結果に変化が出るはずです。
もし、あなたがたくさんの量の仕事をこなしているのにもかかわらず、成果がいまいち出ていないのであれば、もしかしたら目の前にあるタスクを全てやろうとしているのかもしれません。
時間が無限にはないので、優先順位をつけて、大事なことにできるだけ集中することが1つのいい解決策です。

この記事では、より素晴らしい成果を出すための仕事の選び方、探し方から、意思決定まで5つのアプローチ方法をお伝えします。仕事の優先順位を決めるヒントにしてください。

<目次>
1. Low Hanging Fruit:「成果をより早く楽に出せる仕事」を優先的に順位づけする
2.長期的な成果にとって重要なタスクから先にスケジューリングする
3.中途半端な仕事は思い切って捨てる
4.実行に移す素早い着手が優先順位に影響を与える
5.どの仕事を選ぶかという判断をより優れたものにするための10の方法

1. Low Hanging Fruit:「成果をより早く楽に出せる仕事」を優先的に順位づけする

優先順位のつけ方に迷っている方は、とにかく早く楽に成果を出せる仕事を優先的に着手してください。
なぜなら、成果を早く出すことができれば、さらなる成果を上げられるからです。
意外と見過ごしてしまう人も多いので、あなたの今の仕事の目標やビジョンに向けて「成果の出やすい仕事」を探してみましょう。

「ロー・ハンギング・フルーツ( Low Hanging Fruit )」という言葉をご存知でしょうか。
「フルーツ」という単語には成果という意味もあり、「(低いところにぶら下がっている)簡単に手に届く成果」のことを意味します。
わざわざ高いところについているフルーツを、木をよじ登ったり、脚立を運んできたりしたら時間も手間もかかります。まずは手に届くフルーツから手にとる方が合理的だという考えです。

lowhangingfruit

つまり、早く成果を出せるものを優先的に実行するべきということです。
早く成果を出すことができれば、さらなる成果のブラッシュアップにも取りかかれるなど、より良い成果を生みだします。

priority

例えば、社内の営業システムが古くて使いづらいという課題があるとします。
最も大きな成果を得るためには、システムへの入れ替えが必要かもしれません。ただ、そのためには事前に社内アンケートをとって課題を集めて整理したり、システム会社に問い合わせて調達の準備をしたりしなければなりません。すべてクリアして実行するには時間がかかります。もちろんその期間成果は上がりません。

そんな時は、一番早く取り掛かりやすくてすぐに成果の出る方法を考えてください。
もしかしたら現行システムが得意な社員にシステム入力の専任となってもらう、代用できるところは Excel 対応としてしまうなど、すぐにアクションを起こせる方法があるかもしれません。
新システムへの更新と比べたら出せる成果は小さいかもしれませんが、すぐに成果が出せます。また、アクションを起こして状況が変わることで、今まで見えなかった新たな視点が見つかる可能性もあります。

日産自動車の会長であるカルロス・ゴーン氏も自身の著書の中で、「成果が人を動機づけ、動機づけられるとさらなる努力をする」と話しています。(「カルロス・ゴーンの答えは会社のなかにある」2001 年)
成果を出せば出すだけ次の成果への動機づけにも繋がるということです。

まずは早く成果を出すために、成果に直結する仕事を優先的に行うことを意識してみてください。

2.長期的な成果にとって重要なタスクから先にスケジューリングする

「世界でもっとも影響力のあるアメリカ人 25 人」の 1 人に選ばれた経営コンサルタントのスティーブン・コヴィー氏の 7 つの習慣はとても有名です。
コヴィー氏は仕事を重要度と緊急度の面から4つの領域に整理しています。

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コヴィー氏が主張しているのは「緊急でない重要な仕事が疎かになっている人が多い」ということです。
多くの方が、緊急性を優先し、そのタスクが重要なのかそうでないのかを判断せずに行う傾向があります。緊急で重要、そして重要でないタスクを行うことは容易ですが、緊急でなく、重要なタスクのために時間を作って実行することが難しいのです。

ついつい目の前に現れた仕事、緊急度の高い仕事や納期の設定されている仕事に追われ、本当に重要な仕事が後回しになっているというのは、誰もが反省しなければならないポイントですよね。

緊急でない重要な仕事の例は、さらに下記のようなものがあります。
・表面的でない深い人間関係づくり
・本気で集中できるレクリエーション
・大きなビジョンを描く計画づくり
・健康のための継続的な取り組み
・長期的な成長と継続的な成果を得るための勉強
・そのままにしておくと大きな問題になることへの対処
・事業を飛躍させる起爆剤を考える
・家族との一生の思い出づくり
・感謝、感動されるレベルでの顧客への貢献
・クレームが起きないための仕組みづくり
・誰もが一定のレベルで実践できるプロセスづくり

お客様、上司、部下、同僚、取引先と、あなたの周囲にいる人はあなたの時間を悪気なく奪おうとします。
しかし、あなたの人生、あなたの仕事の成果はあなた自身がコントロールしなければなりません。
あなたの長期的で素晴らしい成果に向けて、本当に重要な仕事に取り組むにはどうすればいいのでしょうか。

そのコツとして、「週のスケジュールを立てるときに、一番最初に緊急でない重要な仕事をスケジュールに強制的にいれてしまう」というやり方があります。そうすることで、あなた自身の手にあなたの将来をコントロールする力を持たせることができるのです。ぜひ試してみてください。

3.中途半端な仕事は思い切って捨てる

成果に大きく貢献しない中途半端な仕事については、そもそも実行することをやめるか、どうしても必要であれば他の人に任せることを考えてみてください。中途半端な仕事というのは、例えば過剰に見栄えを意識した社内資料や必要以上の接待などがあります。
「もしかしたらいずれ必要になるかもしれない」、「目的は見えないけど慣習だからやる」といったような仕事は、ためらわずに ToDo リストから外してください。

「現象の 80% は 20% の原因からできている(パレートの法則)」という考えはご存知でしょうか。
「ある一部の原因が大きな現象を起こしている」ということです。

これは仕事の優先順位付けにも繋がります。
仕事の成果 80% を実現するには、20% のタスクが影響するという考えです。(「 The Pareto Principle: Does the 80/20 Rule Apply to Your Life? 」( 2010 ))

その 20% にフォーカスできるかどうかが分かれ目です。それができれば仕事をこなせばこなすほどより早く多くの成果を出すことが可能になります。

3-1. 経営者にとって成果に直結する仕事とは

経営者にとって成果に直結する 20% の仕事とは、ずばりビジネスモデルの構築です。
主に下記の二つにフォーカスすることです。

・マーケティングの変革
・商品、サービスの変革

経営者は、短期よりも長期的にしなければならないことにフォーカスし、会社が安定継続していくための変化を作り出す必要があります。
今の経営が安定しているならなおさら、長期的で大きな成長のための意思決定をし、大きな変化を作り出しましょう。ビジネスのサイクルは非常に短くなっています。

3-2. 勇気を持つことが優先順位に影響を与える

世界的な経営学者であるピーター・ドラッカー氏は、「優先順位の決定は、分析ではなく勇気に関わるものだ」と話しています。(「決定版 ドラッカー名言集」2010 年)
元ボストンコンサルティングの内田和成氏も、自身の著書で「ビジネスにおいて本当に大事なことは、やらないことを決めること」だと述べています。(「論点思考」2010 年)

すべてをやりこなそうと思ったら時間も労力も足りません。
より多くの成果をより早くあげるためにはフォーカスが必要です。勇気を持って「仕事を取捨選択する」ことを意識してみてください。

4.実行に移す素早い着手が優先順位に影響を与える

仕事の優先順位をつけただけでは何も始まりません。実行しないと何の意味もないのです。
そのためには素早い着手が求められます。

ではどうすればスピード感を持ってスタートできるのでしょうか。
そのヒントは元テレビ司会者のメル・ロビンス( Mel Robbins )氏が提供してくれています。

彼女は「アイデアを着想したら、頭の中で 5 秒数え、そのたった 5 秒の間に何かを着手する」というルールを持つだけで劇的に行動力が変わるという主張をしています。

ソフトバンクグループを創業した孫正義も、決断の早さで有名です。ツイッターで孫氏あてに「障害者割引を作って欲しい」と要望があった際、その 6 日後には割引を適用するというプレスリリースを出したほどです。その決断力もあってかソフトバンクモバイルは、モバイルサービスの市場を独占していた NTT ドコモのシェアを奪い、拡大し続けています。

どこよりも早く決断をすれば、進めていくうちに軌道修正も可能になります。とにかく早く決断をして実行に移すことが大事です。

5.どの仕事を選ぶかという判断をより優れたものにするための10の方法

ではどうやって仕事の取捨選択を決断すればいいのでしょうか。
決断のためには、集中力のコントロールが必要です。

働いている方であれば想像しやすいかと思いますが、集中力が高い日は普段より数倍仕事が進むのに対して、集中力が途切れやすい日は全く仕事が進まないことがあります。
実は、高い集中力を維持するためには、脳の負担を減らすことが必要です。

神経科学者のダニエル・レヴィティン博士は、「脳の負担が生産性を落としている」と述べています。
脳が一定時間に処理できる量は限られていて、多量の情報が行き交う現代の情報社会では脳が知らず知らずのうちにパンクしてしまっているのです。

レヴィティン博士によると、成功者はアシスタントを雇ってうまく自分の脳の負担をコントロールしているといいます。
また、自分でできる方法として10の方法を本の中で提案していますので、実践できるものからすぐにでも始めてみてください。

(1)適度に休憩を取る
(2)作業場所を切り分ける
(3)タスクはインデックスカードに記入し優先順位で並び替える
(4)メールなどにタグをつけて後から見てもわかるようにする
(5)後回しにして残った資料は一気に捨ててしまう
(6)小さな作業でもスケジューリングする
(7)小さな決断には神経を使わない
(8)十分な睡眠をとる
(9)整理整頓にこだわりすぎない
(10)業務中は仕事に集中し、遊ぶ時は思いっきり遊ぶ
(「 The Organized Mind 」( 2014 年))

 

仕事の取捨選択以外でも、私たちは様々な決断をしていて、知らず知らずのうちに「決断疲れ」になっています。決断力を無駄遣いせずに、大事なことに決断力を使うための5つのコツをまとめた記事も参考にご覧ください。「失敗を減らしたい人向け!決断力疲れを避けるための5つのこと

まとめ

いかがでしたでしょうか。
仕事の優先順位において大事なことは、「より早く成果を出せるもの」を考えてすぐに実行することです。経営者である自分にしかできない成果を出せることが何かを考え、迅速に対応することが求められます。
今後、優先順位を決める際に是非参考にしていただければと思います。

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