イメージスキャナやデジタルカメラを使って、手書きや印刷した文字をデータに変換する「OCR」技術はビジネスシーンで広く普及しています。しかし、従来の
OCRにはいくつかの課題があり、アナログ作業の大幅な効率化はできていませんでした。そこで登場したのがAIを搭載した「AI-OCR」です。ただ、「AI-OCR」になることで、どのように変わるのかわからない方もいるかもしれません。今回は、AI-OCRの概要とともに導入のメリット、活用事例、失敗しない選定方法について解説します。
普通のスキャンとAI-OCRの違いとは？
普通のスキャン（OCR）は、手書きの文字や印刷された文字を認識し、テキストデータに変換する技術です。この技術を用いれば、例えば名刺に書かれた企業・担当者の情報をExcelなどに手入力する必要がなく、顧客管理を効率化できます。しかしながら、OCRにはいくつか課題が存在します。
まず、「文字を誤認識しやすい」ことです。いくらデジタル技術を活用しても、手書きは個人のクセが出やすく、正確に文字認識をすることは困難です。
次に「異なるフォーマットに対応できない」点です。スキャンする帳票や書類が決まったフォーマットであれば、読取位置や項目が固定されて効率よく情報を取得できます。しかし、フォーマットが異なるとそのままでは読み取れず、帳票や書類を変えるたびに再設定が必要となります。
こうした課題をクリアできるのが「AI-OCR」です。AI-OCRは、AIによる機械学習でより高精度で、柔軟性に富んだOCRに進化しています。
AI-OCRでは手書き文字でもその人のクセや前後の文脈から判断して、より正確に識別できます。また、フォーマットの設定も不要で、AIが読取位置や項目を自動で確認します。さらにAI-OCRは、RPA（※1）やCRM（※2）といった他システムとの連携も可能です。例えば、AI-OCRで手書きの申込書をスキャンし、その情報をRPAがCRMに共有して顧客の申し込みデータを管理することもできます。システム連携によっては大幅な業務効率化につなげられるでしょう。
※1 RPA（ロボティックプロセスオートメーション）：PCを使って行う作業をソフトウェアが代行してくれる仕組み
※2 CRM（顧客関係管理）：企業や担当者の行動、データを管理して顧客との関係構築を目的とするツール
AI-OCRの失敗しない6つの選定ポイント
自社の課題に合ったAI-OCRを選ぶ前に知っておきたいポイントをいくつか紹介します。
1.読み取り精度の高さ
AI-OCRにおいて活字や手書き文字の読み取り精度は、最も基本となる機能です。AIによってどこまで高い識字率を実現できるのかは、あらかじめ確認しておきましょう。もし間違ったとしても、機械学習により次回からきちんと補正していけるかも確認したいポイントです。
2.読み取るフォーマット（帳票・書類）への対応
業務で読み取るフォーマットに対応できるかどうかを確認しましょう。帳票・書類は、「定型」と「非定型」に分かれます。定型には主に請求書や注文書、申込書などがあり、非定型には契約書や図面、名刺、領収書などが挙げられます。定型なら自社で使用しているフォーマットで読取位置や項目を設定します。非定型は、異なるフォーマットでも読み取りに対応できる柔軟性の高いツールを選ぶことが大切です。
あるいは、特定のフォーマットに特化したサービスを選んでもいいでしょう。例えば、領収書に特化したAI-OCRは、その後の経理業務と紐づいて支払いや計上まで対応しています。
3.フォーマット（帳票・書類）の仕分け機能
AI-OCRに読み取らせるフォーマットが１種類なら、いくら書類を読み込ませても問題はありません。しかし、複数のフォーマットを読み取らせる場合は、その都度「どの書類を読み取るのか」を設定しなければなりません。こうした手間を省くため、フォーマットを識別できる「仕分け機能」のあるAI-OCRを選ぶといいでしょう。
4.スキャン後の確認・修正作業
AI-OCRは機械学習により精度を高められるものの、100%ではありません。ビジネスで読み取り情報に1%でもミスがあると、重大な問題となります。スキャン後の読み取りデータを目視で確認、修正する必要があるでしょう。
サービスによっては、スタッフが目視で確認・修正作業を代行するものもあるため、社内のリソースを割けない場合は、こういったサービスを活用するのも良い手です。
5.セキュリティ対策
企業の機密データが流出すれば、多大な損害を被ることになります。AI-OCRは名刺や申込書など個人情報を扱うシーンも多いため、セキュリティ対策を講じたサービスを選びましょう。
6.多言語対応
グローバルに展開する企業では「多言語対応」も欠かせません。AI-OCRがどの言語に対応しているかも確認しておきましょう。
まとめ
上述したようなメリットから昨今ではAI-OCRを用いた業務運用が広がりつつあります。従来のOCRに機械学習やRPAとの連携が加わったAI-OCRは、これまでより高精度にテキストを読み取り、帳票や書類の入力処理を効率化・自動化できます。
Dropboxは、2023年2月にAI inside 株式会社が提供する「DX Suite」との自動連携を実現する「Dropbox to DX Suite」をリリースしました。
これにより、所定フォルダに格納した文書ファイルを DX Suiteへ連携し、
AI-OCRで読み取ったCSVファイルをDropbox上に自動保存できます。これまでのようにDropboxを操作するだけで、AI-OCRへの登録作業を省くことが可能です。
Dropbox to DX Suiteのユースケースとして、建設業や不動産業で使用される「状況報告書」や「作業報告書」を入力したケースを想定してみましょう。例えば不動産のマンション管理会社で、管理員が手書きした作業報告書など（約1,000枚）を手入力するのに20～30時間かかっていた場合に、手入力だけでなくデータのアップロードも不要となり、作業時間を1/10以下に減らした上で業務効率化を実現できます。
自動連携のさらなるメリットとして、Dropbox to DX Suiteはデータ入力の効率化・自動化はもちろん2022年に改正された「電子帳簿保存法」で義務づけられた、帳票や書類の電子データ保存に対応しています。義務化は、2023年12月31日まで猶予期間が設けられているものの、対応していない場合は
Dropbox to DX Suiteでまとめて対応するといいでしょう。
参考URL：「“Dropbox”とAI-OCR “DX Suite”の自動連携を実現」
https://navi.dropbox.jp/auto-connect-dropbox-with-ai-ocr-dx-suite
Dropbox to DX Suite は、デジタルトランスフォーメーション（DX）の一環としても着手しやすいため、ぜひともAI-OCRを選定する際の参考にしてください。
