業務を効率的に進めるためには、メンバー同士のスピーディな情報共有が欠かせません。しかし、従業員同士のコミュニケーション手段がメールや電話で、非効率を感じている企業も少なくないでしょう。その点、「ビジネスチャット」は直感的な操作でメッセージやファイルのやり取りを実現でき、定型文を使う必要ないため、意思疎通のスピードアップが期待できます。今回は、ビジネスチャットの導入によって、得られるメリットや注意点、代表的なビジネスチャットツールについて解説します。
ビジネスチャットツールでチーム内のコミュニケーションが活性化
ビジネスチャットとは、スマートフォンやPCから利用できるコミュニケーションツールです。アプリやWebブラウザでの利用が可能で、テキストやファイルのやり取りが行えます。
従来では、たとえ従業員同士であってもメールや電話といったアナログな方法でコミュニケーションを行っているシーンが見られました。ですが、新型コロナウイルス感染拡大を背景にビジネスチャットの利用が進み、今ではリモートワークの必須ツールとして多くの企業が採用しています。
ビジネスチャットツールを採用するメリットは、大きく2点あります。
1つ目は「コミュニケーションの効率化」です。メールや電話と比べても、その利便性は高く評価されています。
例えば、メールには、「メールアドレスの入れ間違い」や「過去メール閲覧時の非効率さ」という課題があります。そもそもメールアドレスに入力ミスがあったり、CCとBCCを間違って誤送信したりすることもあるでしょう。過去のやり取りをさかのぼる際も、メールを１件ずつチェックする必要があります。スレッドでまとまっている場合もありますが、署名などの余分な情報が表示され、なかなかお目当ての情報にたどり着かずフラストレーションを溜めるしまうこともあるでしょう
その点、ビジネスチャットツールでは宛先をリストから選ぶだけでよいため、送信先のミスが起こりにくくなっています。またグループ内にいるメンバーにも内容を自動で共有できるため、CCやBCCを入れる手間もありません。過去のやり取りはグループごとに表示され、キーワードや日付からメッセージを検索することも可能です。また、メールのように定型文を使う必要もありません。
一方の電話では、「電話番号の確認」や「メールと使い分ける手間」といった課題があります。多くのビジネスチャットツールは通話機能を備えており、相手の電話番号を知らなくても通話可能です。つまり、ツール上でテキストと会話でのコミュニケーションが完結するため、メールと電話でツールを切り替える手間もありません。
2つ目は、「プロジェクト管理が容易」になることです。多くのビジネスチャットツールは「グループチャット機能」や「タスク管理機能」、「リアクション機能」を利用できます。
グループ機能では、プロジェクトごとに関連するメンバーでグループを作成可能です。プロジェクトに関する情報を集約でき、多人数との円滑なコミュニケーションにつながります。必要なファイルやURLの共有も簡単です。
また、タスク機能ではメンバーや日付、内容を設定してタスクを付与できます。お互いの作業進捗を見える化し、プロジェクト全体を管理しやすいでしょう。
リアクション機能とは、メッセージに対して絵文字などで反応を示すものです。メッセージに文章で返信するのはタイピングに時間がかかりますが、リアクション機能はワンクリックで済みます。さらに、「確認中」「了解」などの反応以外にも、賛辞や驚嘆といった感情も表現できるため、プロジェクトの熱量を共有しやすくなります。
こうした理由からビジネスチャットツールは、遠隔で業務を進めるリモートワークと相性抜群です。対面コミュニケーションとハイブリッド使用で、より効率的な業務環境を支えてくれるでしょう。
代表的なビジネスチャットツール3選
ここからは、3つのビジネスチャットツールを紹介します。
Chatwork
Chatwork株式会社が提供するチャットサービスです。導入企業は37.6万社を突破し、ビジネスチャットの国内利用者数は4年連続1位（2022年現在）を誇ります。
グループチャットやタスク管理、通話（ビデオ可）といった基本機能を使用できます。新しいユーザーとチャットする場合は、「コンタクト追加」で相手の許可を得る必要があります。電話やメールアドレスといった自身の情報をプロフィールとして登録も可能です。
基本的に無料で利用をスタートできます。無料プランでは「メッセージ閲覧期間が過去40日以内／最新5,000件まで」、「通話機能が1対1のみ」などの制限があるため注意しましょう。1ユーザーあたり月額500円または800円（年間契約の場合）という手頃な料金設定となっているため、企業のみならず個人でも手軽に導入できるでしょう。
LINE WORKS
LINE WORKSは、「LINE」のビジネスチャット版です。導入企業は2021年時点で約35万社に達しています。
利用できる機能は、チャットや通話以外にもスケジューラーや掲示板、社内アンケートといった機能までカバーし、業務の幅を広げることが可能です。さらに、
LINEでおなじみのスタンプ機能も利用できるため、多彩な感情表現もできます。
無料プランでは100ユーザーまで対応し、スケジューラーや掲示板、社内アンケートにも対応します。有料プランでは、ユーザー数無制限で管理者機能やカスタマーサポートなどの機能も利用可能です。1ユーザーあたり月額450円または800円（年間契約の場合）という料金設定となっています。
Slack
Slackは全世界で愛されるビジネスチャットツールです。日間アクティブユーザー数は世界で2019年に1,000万人を突破しました。
チャットや通話以外の機能では、外部ツール連携やメッセージの予約送信、ステータスなどを利用できます。AsanaやGitHubといった外部ツールと連携でき、Slackを基盤としたインタラクティブな環境を実現できます。また、「離席中」や「会議中」など自身のステータスを表示でき、遠隔でもお互いの状況を察知できるでしょう。
無料プランでは「直近90日分のメッセージ履歴のみアクセス可」などの制限があるため、ビジネス利用では有料プランが推奨です。1ユーザーあたり月額925円または1,600円（年間契約の場合）という料金設定となっています。
それぞれ特化した機能があるため、ビジネスチャットツールを導入する目的や現状の課題をクリアにしたうえで導入を検討するといいでしょう。
ビジネスチャットを利用する注意点
利便性の高いビジネスチャットツールですが、いくつか注意点もあります。
まず、自分と関係ない情報がノイズ化する点です。さまざまなチャットグループに所属していると、自分と直接関係のない情報も大量に流れてきます。すべて通知が届く設定にしていると集中を途切れさせ、煩わしく感じることもあるでしょう。この場合、「定刻のみにチャットを確認する」「通知設定をオフにする」といった対策が考えられます。
次に、テキストコミュニケーションの限界です。ビジネチャットツールは、リモートワーク環境で業務を進めやすくしますが、細かなニュアンスや職場の雰囲気などの非言語情報を伝えることは難しいでしょう。コミュニケーションの齟齬によるトラブルや、組織の指揮低下にもつながりかねません。ビジネスチャットツールの利便性を享受しつつも、対面とのハイブリッドで業務を進めることが得策です。
最後に、セキュリティ脅威です。昨今では、企業の機密情報を狙ったサイバー攻撃の被害が多発しています。万が一、ビジネスチャットツールを介して情報漏えいしてしまえば、社会的信用の失墜だけでなく、最悪の場合、刑事責任・賠償請求責任も問われてしまいかねません。
こうした中、最も企業の脅威となっているのが「ランサムウェア」です。ランサムウェアは、機密情報を暗号化などで利用不可にし、その解除を条件に身代金を要求するサイバー攻撃です。
実際に被害に遭った企業は、半数以上が「データ復旧に1週間以上を要した」と回答しました。また、被害の調査・復旧にかかった費用総額は「1,000万円以上 ～ 5,000万円未満」が最多を占めています。顧客へのサービス提供に支障が生じる他、調査・復旧に多大なコストを支払う必要もあるでしょう。
参照：警視庁「令和４年上半期におけるサイバー空間をめぐる脅威の情勢等について」
警視庁は、ランサムウェアを防ぐ対策として「悪意のあるメール開封の注意喚起と啓発」や、「機密データなどのバックアップ」、「パスワードポリシーの徹底」などを挙げています。
仮に機密データなどのバックアップがなければ、OSの再インストールや、サービスパックの運用、アプリのインストール・設定といくつも手順を踏まなければなりません。しかし、バックアップを利用していれば、簡単な操作で復旧が可能となります。自社サービスへの影響度や発生するコストを考えれば、普段からバックアップを準備しておくことが重要でしょう。
まとめ
ビジネスチャットは、リアルとテレワーク、どちらの働き方にも対応できる優れたツールです。メールで起こりがちなミスを防ぎ、チーム内のコラボレーションを加速させます。ただし、テキストコミュニケーションには限界があるため、対面でのコミュケーションもうまく活する必要があります。また、機密データを扱う際にはランサムウェアなどへのセキュリティ対策が欠かせません。
なお、Dropbox はLINE WORKSとの連携利用が可能です。これにより、LINE
WORKSのチャット画面から、直接Dropboxに保存したファイルを共有可能です。
Dropbox×LINE WORKSの事例も登場しています。創業70年以上の中堅ゼネコン、矢作建設工業株式会社様では、双方の連携を活かしてプロジェクト全体の生産性向上に成功しました。LINE WORKSを使えるスマートフォンを現場の担当者に配布し、現場で必要な写真・図面などの膨大なデータをDropbox上で一元管理。そして、Dropbox内にあるファイルを、LINEWORKSのチャット上でURL共有するだけで、スムーズに情報共有できるようにしたのです。
また、Dropboxは重要データのバックアップにも優れています。
Dropboxの「バックアップ機能」は、保存したいファイル・フォルダを選択するだけの簡単な操作で設定可能です。365日間、自動的かつ継続的にクラウド上にバックアップを取ることができ、バックアップをうっかり忘れる心配もありません。また、ファイル・フォルダの復旧も迅速にでき、もともとのファイル位置に復元されるため、整理し直す必要もないでしょう。
「バージョン履歴機能」では、任意のポイントまでさかのぼってファイル・フォルダを復旧できます。Dropboxプランによ応じて、最大365日間前までさかのぼることも可能です。更新頻度の多いファイル・フォルダを扱う場合にも、便利に利用できるでしょう。
ビジネスチャットツールをより安心かつ効率的に使うため、Dropboxとの併用も検討してはいかがでしょうか。
