完成図書の作成は、膨大な図面や写真、書類を整理しなければならないので、とても時間と手間のかかる作業ですよね。
「結局どんな書類を提出しなければいけないのかよくわからない・・・」
「完成図書をできるだけ時間をかけずに作りたい」
というように、作成作業に悩みを抱えている工事関係者の方も多いのではないでしょうか。
ただ、作業が大変だとしても、しっかりと完成図書を残すことはあなた自身を守るためにも必要不可欠です。
完成図書は、災害時の復旧や老朽化による修繕の際に必要とされたり、構造計算書偽装や欠陥住宅などの問題が起きないよう、工事監理を適切にしてきた証でもあるのです。
この記事では、「完璧な完成図書をできるだけ時間をかけずに作る」ために、作成の手順とコツをまとめました。全自治体の完成図書事例を調べ上げ、必ず提出が必要なものや、共通する注意事項などを記載していますので、あなたの完成図書作成作業が効率的になるはずです。
ぜひ参考にして頂ければと思います。
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1.完璧な工事完成図書を電子納品する全手順
従来の完成図書は紙の書類として提出されることから、年々の累積によって多大な保管スペースを必要とし、それらを探し出すことが困難であったり、長期的な保存によって劣化等の問題がありました。
これに対し「電子納品」は、紙に代わってこれらの成果品を電子データで納品するため、業務の効率化や省資源、省スペース化を図ります。
ここでは、具体的な電子納品の必要データや作成方法、注意事項をご説明いたします。
1-1.提出必須のデータは全13種類
以下の表が、提出必須または協議により必要なデータをまとめたものです。
納品内容は自治体や事業主によって異なりますので、どこの自治体でもよく納品されるものは「必須要項」として、監督員からの指示によるものは「協議により」と記載しております。
どんな資料を提出すべきかどうかは、その目的をしっかり意識することが大切です。
10年後に増設工事があるというような時に詳細を把握できるようにするためや、万が一建設物に問題が起こった場合に自分たちが「問題なく建設した」ことを示すためなどがあります。このような視点で考えれば、おのずと提出が必要な資料がわかるのではないでしょうか。
納品時のフォルダ構成については、この表の通りにしていただければ漏れなく作成できると思いますので、参考にしてください。
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※ORG−オリジナルファイル
※PDFファイルの要領は10MB以内を目安として、それ以上に大きくなる場合は、章や節で分割して1ファイルが10MB以下となるように調整しましょう。
1-2.CDラベルの作成テンプレート
納品に必要な電子媒体は、白地のCD-RまたはDVD-Rとし、書き換えが出来ないものにします。
発注者、受注者のサイン欄には、直接署名または捺印を行いましょう。
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1-3.CDーR作成時の注意事項
CD-Rの表面に文字を記載したい場合に、直接印刷ができればそれがベストですが、万が一プリンタの故障などで印刷ができない場合の注意点をお伝えします。
- 文字を記入する時
ボールペンなどの先の尖った筆記具で文字を記入すると、CD-Rの表面が損傷して読み取り不能になる危険性があります。油性ペンまたはサインペンなどの先の柔らかい筆記具を用いて、表面に傷をつけないよう気をつけましょう。
- ラベルプリンタなどの部分的なシールは不可
印刷したラベルを貼るのも厳禁。シールによっては温湿度の変化で伸縮してCD-R が損傷したり、剥がれてCDドライブの破損の原因となったりすることがあります。
1-4.もし電子媒体が複数枚になるときは
電子成果品は、１枚の電子媒体に格納するのが原則です。
どうしてもデータが １枚の電子媒体に納まらず複数枚になる場合は、ラベルに何枚目/全体枚数と明記して下さい。
1-5.納品前のウイルスチェックを忘れずに
電子納品が出来上がったら、監督員はパソコンにインストールされているウイルス対策ソフトでウイルスチェックを行い、ウイルスに感染していないことを確認しましょう。
また、工事中の電子データの情報共有の手段として、メールや外部媒体を使用する場合もウイルスチェックを行ってください。
ウイルスチェックソフトは特に指定はありませんが、最新のウイルスも検出 できるように常に最新のデータに更新したものを利用しましょう。
電子媒体の表面には、
- 使用したウイルス対策ソフト名
- ウイルス定義年月日
- チェック年月日
- フォーマット形式
を明記します。
2.製本する場合の作成方法
完成図書は、「黒表紙金文字製本」という厚紙に黒いレザークロスを貼ったものに金文字を入れた重厚なファイルで製本されます。
製本サイズよりも大きな図面は折りたたんで綴じ、目次と見出しをつけて整理します。
中に綴じていく資料は自治体や事業主によって異なりますので、監督員と確認をしながら進めてください。
2-1.提出必須の書類は10種類
2-2.表紙と背表紙作成のテンプレート
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3.完成図書を作成するときの注意事項
3-1.完成図書の製作方法は自治体によって異なる
完成図書の製作方法は、土木工事のような公共事業や、営繕工事の場合は各自治体、各省庁から規定の作成方法がホームページ上に掲載されていることが多いですが、新築工事においては各自治体や事業主によって形式が異なります。
また電子納品においても、各自治体や事業主によって納品する成果データの種類やファイル形式が異なりますので、発注元が出しているガイドライン、納品要項、基準（案）を必ず確認しておきましょう。
3-2.工事写真はこまめに撮りましょう
工事写真とは、各工事の施工段階及び工事完成後に、目視できない箇所の施工状況、出来形寸法、品質管理 状況、工事中の災害写真等を「写真管理基準」により撮影したものをいいます。
必要な写真の種類は
- 着手前の写真
- 工事中の写真
- 完成後の写真（竣工写真）
です。
完成図書を作成する際に必要な書類や図面は、後から作成できるものがほとんどですが、工事写真だけは施行中にしか撮れないので、こまめに写真をとり、保管しておくようにしましょう。
なお、 工事写真の電子データは国土交通省より定められている「デジタル写真管理情報基準」に基づき作成しましょう。
４.資料の管理をもっと簡単にするツール
4-1.資料をクラウドストレージで管理する
完成図書の完成に至るまでは、膨大な写真・図面・データ・書類の管理が必要となります。それらを効率よく管理するには、DropboxやGoogle Driveなどのオンラインストレージサービスが便利です。
オンラインストレージサービスを利用することで、
- 今まで紙で行われてきた情報をデータ化するため、低コストで保管スペースの削減ができる
- 保管状況が一目で分かり、必要な資料をまとめやすい
- 大容量ファイルをオンライン上で共有できるため、資料を持ち運ぶ負担が軽減する
- ネットワーク上で他のメンバーと情報共有できるため、情報伝達のミスが抑えられる
- どこにいても編集ができるため、現場でそのまま作業が進められて大幅な時短に繋がる
- オンライン上で保存をしているため、データが破損する心配がなく、バックアップ用としても便利
など、作業効率が飛躍的に上がる様々なメリットがあります。
そしてオンラインストレージサービスの中でも、工事関係者の方は、特にDropboxがおすすめです。
上記のようなメリットに加え、Dropboxは工事関係者にうれしい以下2つの特徴もあります。
・AutoCADの図面ファイルをスマホアプリ、ブラウザからソフトを起動せずにプレビューできる
Dropboxであれば、AutoCADで作成したCADデータ（DWGファイル）をスマホやPCからプレビューすることができます。
新しいプレビュー機能を使うと、他の担当者は AutoCAD をインストールすることなく、データの内容を確認しフィードバックが可能です。
詳細はこちらの記事をご参照ください。
新しいプレビュー機能でチーム作業がさらに効率的に
・携帯の電波が弱い建設現場でも、スムーズにファイルのアップロード・ダウンロードができる特殊技術搭載
建設現場は様々で、携帯電話の電波が悪い場所の場合もあります。
通常のオンラインストレージだと、大きなファイル（図面、写真、動画）を回線の細い場所で無事にファイルのアップロード、ダウンロードができなくて、エラーが起こります。
しかしそういった場所でも、スムーズにファイルのやりとりが行えるようにDropboxは様々な同期の技術を開発しているので、その点は心配ありません。
例えば、ファイルを更新した際、従来のクラウドストレージであれば再度ファイルそのものを送信するので負荷がかかりますが、Dropboxは更新した差分データのみを同期するので高速でファイルを送信できます。
その他にも差分同期、LAN同期、ストリーミング同期といったあらゆる場面を想定した３つの同期技術があり、このような技術を提供するクラウドストレージはDropboxだけです。
この同期技術によって、高速でファイルのやりとりができるということもわかっており、ダウンロードスピードが最大6倍、アップロードは7倍、同期編集スピードは11倍と大きな差が出ています。
現場と事務所を往復する建築関係の方など、複数箇所で作業がある方は特にDropboxが便利です。
4-2.工事写真アプリを使う
撮影・整理が大変な工事写真の管理に便利なアプリがあります。
撮影をする際は「デジタルカメラと木製黒板」が基本ですが、黒板の用意や記入・写真撮影
写真整理・台帳記入など、手間と時間が非常にかかります。
それらを全て、スマホかタブレットで完結でき、従来のコストを1/4に削減できるようなアプリもありますので、ぜひ活用して頂ければと思います。
詳しい情報はこちらをご参照ください。
工事写真アプリ徹底比較！絶対に間違えないベストな料金や機能の選び方
まとめ
いかがでしたでしょうか？
完成図書を作成する作業は、日頃から資料を揃える必要があるのと、それを格納していくという膨大な作業ではあります。しかし、便利なツールもたくさんありますので、それらを活用しながら少しでも効率よく作成出来るようになると良いですね。
こちらの記事を日々の業務に役立てて頂ければ幸いです。
