Dropbox と iPad を活用して仕事の生産性を高める事ができる 3 つの事例

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iPad は Dropbox などのオンラインストレージサービスと連携させることで仕事の生産性を向上させることができるのをご存知ですか?

iPad とインターネット上に自分のデータを保存しておける Dropbox を連携させることで、アプリの使いみちが増えるので、ノートパソコンにも匹敵する作業環境を構築することができます! もちろん iPhone でも似たような事は可能なのですが、 iPad のほうが画面が大きいので、よりパソコンに近づけさせる事に適しています。

この記事では iPad とオンラインストレージサービスの定番 Dropbox を軸にすることで仕事の生産性が高まる 3 つの事例をご紹介します。

1.【事例①】ノートパソコンに匹敵する作業効率・環境を実現
2.【事例②】キーボードと組み合わせればノートパソコンに匹敵する使用感
3.【事例③】タッチペンで手書きでメモできるからアイデアを逃さない
4.【復習】 iPad 版 Dropbox アプリの操作方法
5.まとめ

1.【事例①】ノートパソコンに匹敵する作業効率・環境を実現

iPad と Dropbox を組み合わせることで外出先でも様々な作業が可能になるので、ノートパソコンに匹敵する便利さを体感できるでしょう。 Dropbox を経由してパソコンと iPad との間でファイル共有できる環境を構築すれば、外出先でも様々なファイルを iPad で閲覧や編集が可能になります。

1-1. iPad で PDF 書類を閲覧。オフラインでも大丈夫!

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パソコンで制作した PDF ファイルを iPad で閲覧できるようにすればミーティングの際に効率向上を見込めます。方法は簡単で、パソコンで製作したファイルを Dropbox に入れて iPad で開くだけです。iPhone でも閲覧しようと思えば可能なのですが、やはり画面が大きいほうが見やすいので iPad の出番だとも言える瞬間です。

また、オフラインでも閲覧できるように設定しておけばネットが使えない環境でもファイルを閲覧できます。

オフラインでアクセスするには、まず画面上右側にあるアイコンをタップします。

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次に画面下左側のオフラインアイコンをタップすれば、ネットが繋がらない環境でもファイルを閲覧できます。

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1-2. Adobe Acrobat と連携すれば PDF ファイルを編集できる

Adobe と Dropbox, Inc. が提携したことで、Dropbox に保存されている PDF ファイルに注釈を加えたり、タッチペンを使って手書きでコメントを残すことができるようになりました。

やりかたは簡単で iPad に Adobe Acrobat Reader をインストールするだけで OK です。直接の書き込みはノートパソコンでは不可能なので iPad ならではの長所です。

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「注釈」をタップすれば、様々な編集が可能になります。

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下の画像はタッチペンを使って直接、PDF に手書きメモやハイライトを加えたもの。ミーティング中に書類にメモを残す感覚で使用することも可能です。

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1-3.Dropbox 内の Microsoft Office ファイルの編集作業ができる

Office for iPad を iPad にインストールしておけば、Dropbox 内に保存してある Word や Excel といった Office ファイルを閲覧・編集が可能になります。

出先で作りかけの企画書の続きを作成したり、Excel ファイルの数字の修正も簡単に行うことができます。

1.「場所の追加」を選びます。

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2.「Dropbox」を選択します。

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3.Dropbox に保存されているOffice ファイルの閲覧・編集が可能になりました。

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【注意点】

1 つご注意いただきたいのが、 Microsoft アカウントでサインインしないと”読み取り専用”になってしまい編集作業ができません。iPad に Office for iPad をインストールするのと同時にアカウントを作成しましょう。

アカウントは Microsoft のホームページ「アカウントの作成」から作れます。

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2.【事例②】キーボードと組み合わせればノートパソコンに匹敵する使用感

「どんなにパソコンとファイルを共有できても、iPad って画面をタッチしなければ文字入力できないから面倒…」そう思われる方も少なからずいるかもしれません。

しかし、iPad は外付け Bluetooth キーボードと組み合わせることができるので、まるでノートパソコンのように快適に文字・数字入力をすることは十分可能です。

「1-3.」でご紹介した Office for iPad を使用する際は外付けキーボードがあったほうが捗るでしょう。特に Word で書類を作成する際は作業効率を高めることができます。

現在は外付け Bluetooth キーボードと一体化した iPad 専用ケースも販売されているのでさらに軽量で持ち運びが容易な作業環境を実現することもできます。軽量なノートパソコンが多く販売されるようになりましたが、長距離出張などで荷物を少しでも減らしたい時には iPad + Dropbox +外付け Bluetooth キーボードのコンビネーションはオススメです。

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出典:LOGICOOL |TYPE+キーボード一体型保護ケース

3.【事例③】タッチペンで手書きでメモできるからアイデアを逃さない

「思いついたアイデアはすぐに手書きで残しておきたい…」。そのような時もタッチペンと MetaMoji Note Lite と組み合わせることで手書きのメモを Dropbox に保存することが可能です。

App Store で MetaMoji Note Lite をインストールします。

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インストールが完了したら実際にメモしてみましょう。タッチペンが便利です。

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作業が終わったら画面右上のアクションボタン(四角から上向きの矢印が出ているアイコン)をタップ、「アプリケーションに送る」を選択します。

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形式とページを選択し「送る」をタップします。

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「Dropbox に保存」を選択すると、アップロードが始まります。

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アップロードされました。Dropbox + iPad + MetaMoji Note Lite を組み合わせれば思いついたアイデアを手書きですぐに保存できます。これはノートパソコンでは不可能な事です。

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4.【復習】iPad 版 Dropbox アプリの操作方法

iPad 版 Dropbox アプリの基本的な操作方法の解説です。ここではすでに Dropbox のアカウントをお持ちであることを前提に、iPad 版 Dropbox アプリからファイルを保存する方法と、共同作業のためのファイル共有設定方法をまとめています。

なお、iPad 版の Dropbox アプリでは、基本的にパソコンで利用する場合と同様の機能が使えます。

  • ファイルの保存
  • ファイルの閲覧
  • ファイルの編集
  • ファイルの共有

詳しくは iPhone 版 Dropbox アプリに関する記事「Dropbox を iPhone で使いこなすために知っておきたい 10 のこと」の「2.iPhone 版の Dropbox アプリでできること」で取り上げていますので、そちらもあわせてご確認ください。

4-1.iPad 版 Dropbox アプリのインストール方法

ファイルの保存、共有をできる環境を作るには、まず App Store で Dropbox アプリをインストールします。App Store 上の検索で「Dropbox」と入力すれば出てきます。「入手」ボタンをタップして、そのボタンが「開く」に変わればインストール完了です。

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4-2.保存(アップロード)する方法

iPad 内の写真などのファイルをアップロードする場合はアクションボタンを押して、「Dropbox に保存」を選択してください。

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4-3.共同作業のためのファイル共有を行う方法

iPad から共同作業を行うには、作業したいフォルダから操作することになります。

  1. 共有したフォルダに入ったら左上のアクションボタンを押します。
  2. Dropbox を利用中の方には「共同作業の相手を招待する」を、Dropbox を利用していない方にファイルを共有したい場合は「リンクを送信」を選択します。

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5.まとめ

いかがでしたでしょうか?iPad と Dropbox を連携させることで、今回紹介したように様々なアプリの使い道が増えるので、ノートパソコンに匹敵する作業環境を構築できます。

また、手書きメモなど「タブレットならでは」の機能を使うことでノートパソコンでは不可能な作業も可能になります。本記事が皆様の仕事効率を向上させることに貢献できれば幸いです。

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