失敗&成功例付き!学校法人がクラウドストレージ導入で成功するために見落としてはいけない 14 のポイント

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クラウドストレージを導入しようと考えているが、学校法人としてどのようなクラウドストレージを選択して導入したらいいのか悩んでいませんか?
こちらの記事では Dropbox Japan で約120以上の学校法人を訪問して、皆さんの悩みを聞いてきた営業マンが見てきた、クラウドストレージの失敗例、そして、間違った選択をしないためのクラウドストレージ の選定基準、導入した後にどうなったのかをまとめて紹介します。あなたの学校でのクラウドストレージの導入によって起こる変革を実現するために、この記事がお役にたてば非常に嬉しいです。

目次

  1. 学校が抱えている課題とクラウドストレージの活用シーン
  2. 学校でのクラウドストレージ活用シーン
  3. クラウドストレージ導入後の失敗例
  4. クラウドストレージ導入を成功するために見落としてはいけないこと
  5. 成功している学校法人の紹介

1. 学校が抱えている課題とクラウドストレージの活用シーン

多くの学校法人の情報システムご担当者、教職員たちのお話を聞かせていただくと、皆さまの抱えている課題は大きく下の4つになります。

1-1. ファイル共有やデータの持ち運び

小さいファイルならいいのですが、大きいファイルのやりとりをするときに一手間かかります。動画などの大容量データをメール添付して送信するのが困難です。メールではなく、USBメモリーにファイルを保存して持ちだしては置き忘れや紛失などのリスクも高く、セキュリティ的にも課題です。
また、複数人で同じファイルを使って共同作業するときは、常に最新ファイルにアクセスするためにファイルのバージョン管理を行う手間もあります。

1-2. 容量や利便性に制限

大学のオンプレミスファイルサーバーが提供する個人領域の容量が小さく、動画など容量が大きなデータ保管が求められる今日の環境に追随することが困難となっています。また、教職員・学生間でストレスなくフォルダ共有したいものの、そのアクセスが学内のPC教室のみに制限される場合が多く、利便性に欠けています。学生のスマートフォン保有率が非常に高く、世間では数多くのタブレットを含むデバイスが使用される今日、いつでもどこでも、自宅やキャンパス、通学時に個人のデバイスから学内のフォルダにアクセスしたり、グループワークができる環境が望まれます。
 

1-3. 研究ファイルの共有手段

研究者や教職員は国内外の研究機関と共同研究プロジェクトを進めるために、研究ファイルの共有手段を探しています。

1-4. エコ社会への貢献

エコが叫ばれ、ペーパレス化が進む中、教職員の会議資料のみならず、試験前には学生がコピー機の前に長蛇の列を作っている現状があります。

2. 学校でのクラウドストレージ活用シーン 6 つ

では、実際にクラウンドストレージがどのような場面で活用でき、どのような変化が起こすことができるのかを 6 つの活用シーンを紹介します。クラウドストレージにも色々あるため、ここでは Dropbox を使用することを前提に活用シーンを紹介します。

2-1. 学び方革新を実現する新しいデータ管理方法

オンプレミス型ファイルサーバーでは、限られた容量しか提供できず、データ容量増大に比例してバックアップ難しくなっています。Dropboxならプランに応じて無制限、15GBの容量が選択でき、バックアップも 120 日間は無制限に世代管理しますので、利用者の満足度も高くなります。

2-2. マルチデバイス環境でのデータアクセス

昨今は生徒に PC 必携化対応が徐々に増えつつ有り、Dropbox を利用すれば生徒個人デバイスから学内共有フォルダーへ安全且つ簡単にアクセスさせることも非常に簡単にできます。
 

2-3. 学内・学外間での超高速なデータ共有方法

ファイルの大容量化に伴い、国内外の研究機関と間でインタラクティブにデータ共有することが困難になっています。Dropbox なら簡単に特定の相手・グループとデータ共有ができます。また、Dropbox は SINET にピアリングしているため非常に高速なデータ転送が可能です。

2-4. ペーパーレス化 (コピー・スキャンサービスの代替)

試験前などは、学生がこぞってコピーしたり、スキャンを行います。学内でのこれらサービス提供もコストがかかります。Dropbox ならスマホから簡単にスキャンが可能。ペーパーレス化を大きく推進します。

2-5. 卒業時における個人作成データの持出し

4 年間の学業を修了する際に、これまでに作成したデータを持出して卒業したいニーズも多くあります。Dropbox なら卒業時に無償ユーザーに移行することができるので、大学側は DVD 等への保存も不要です。

2-6. 各クラウドサービスからの活用

Google, Microsoft のクラウドサービスは多くの教育期間で利用されていますが、多くの場合は付属のストレージサービスは個人領域のバックアップ利用に留まっています。Dropbox ならファイルサーバーとしても利用出来き、各社クラウドサービスの保管庫としても利用出来るようになっています。(Googleは2018年予定)

3. クラウドストレージ導入後の失敗パターン 3 つ

クラウドストレージならなんでも導入すればいいというものではありません。ここでは、Dropbox 以外のクラウドストレージ導入後、どのような失敗があったのかを紹介いたします。この記事を読んでいただいているあなたにはクラウドストレージ選びで失敗し、無駄な投資をして欲しくないのです。

失敗する要素は大きく分けて下の 3 つになります。

3-1. 利用者である学生・教職員の普段の操作方法・環境を変えてしまう

利用者がそれまで使っているパソコン環境から、クラウドストレージを使用するために操作方法が変わってしまう場合があります。そのことが利用者にとって使い勝手が悪くなり、その結果使わなくなってしまうケースをよく見受けます。

3-2. ネットワーク負荷を評価せず導入

クラウドに保存されたファイルのダウンロードに時間がかかり、ファイルを開くのみ時間がかかってしまい、ストレスフルな環境となってしまってしまうことがあります。クラウドストレージが学校のネットワークにかける負荷を見ることも大切です。

3-3. API活用を考慮せず導入

APIが果たす役割が高まるなか、いざ導入すると管理工数が増えてしまうことがあります。
例えば、今までファイルサーバーで定期的にレポートする運用されてたとします。しかしクラウドサービス側で想定しているレポートが出力する機能が無い場合も往々にあります。その場合は Dropbox が準備しているAPIを利用して同様のレポートが簡単に生成出来ます。今までの大事な運用方法を継承するためのに API が柔軟である必要があります。

3-2. クラウドストレージの導入失敗した有名私立大学の声と3つのポイント

実際に他社製品・サービスを使用している有名私立大学から次のような残念な声が届いています。
こちらの大学はクラウドストレージを専業で行なっている会社のサービスを導入しました。実際に導入し、利用したことで下のようなことが利用者たちから上がっていき、情報システムご担当者より話を聞くことができました。

3-2-1. クラウドストレージ独自の操作を利用者が強いられ、使わなくなった

導入したクラウドストレージを使うために、Windows パソコンならエクスプローラー、Mac なら Finder でファイルとフォルダで操作していたが、それを ウェブブラウザからファイルとフォルダを操作することに切り替える必要がありました。このことに利用者たちは違和感を感じ、操作性の悪化を感じ、結果多くの人が使わなくなってしまいました。

3-2-2. クラウドとパソコンのファイル同期が遅くてストレスを感じる利用者

クラウドに保存しているファイルをパソコンにダウンロードする「同期」が遅くて利用者たちはストレスを感じていました。

3-2-3. 学校全体のネットワークに大きな負荷をかけてしまった

最後に学校のネットワークトラフィックの想定以上に増加したことにより、キャンパス全体のアクセスに影響が出てしまい、研究データなど大容量データの同期が遅くサクサク仕事が進まないなど困った声も聞いています。

現場の教職員や研究者には Dropbox ユーザーが多く、従来より Dropbox の使いやすさに慣れ親しんでおり、それと比較して使いにくさを感じる製品・サービスに対して不満を感じている現状があります。

使いやすさやパフォーマンスよりもコスト面を重視して選定してしまうと、最終的には誰も使わなくなってしまうという本末転倒で残念な事例です。
是非ともクラウドストレージ選びで失敗せずに、クラウドストレージが利用者全員の生産性が飛躍的に伸びて欲しいです。

4. クラウドストレージ導入の成功のために見るべき 14 のポイント

クラウドストレージを選ぶときにどのような判断基準で選べば学校内の IT 環境がさらによくなり、利用者である学生、教職員利用者たちも積極的に使い続けるのかを紹介ようになるのかを紹介します。
このような判断基準を持たないと、クラウドストレージの機能の多さなどで製品選定をしてしまい間違った選択をしてしまうことがあります。特にセキュリティーに関する機能が多いと安心して、選択しがちですが、セキュリティーと使いやすさはシーソーの関係にあるので、セキュリティを優先しすぎると使いにくくなってしまうことがありますので、注意が必要です。

ご紹介する判断軸は 1. 利用者、2. 管理者、3. セキュリティー の 3 つの切り口に4、5つずつのチェックするべき項目をあげていますので、是非ともご参考にしてください。

4-1. 利用者の教職員・学生の視点で確認すること5つ

実際に使う人たちが気持ちよく使えるためチェックする5つのポイントを紹介します。

4-1-1. 慣れ親しんだ操作性はそのまま

Windows ならエクスプローラー、Mac ならファインダーの中でクラウドストレージを利用できればパソコン環境を変えることなく利用できます。そのような環境を提供するクラウドストレージは利用者の利用率を飛躍的に上げます。

4-1-2. ストレスを感じないスピード

編集箇所を自動的にクラウド側に同期を行う形式では、この同期スピードが遅いと作業が途中で中断してしまいます。クラウドとパソコン、スマートフォンの間のファイルのやりとりの同期スピードが早いクラウドストレージを選択することも重要です。
また、クラウドに保存するファイルの容量に制限があるサービスもあるので、そこも確認するポイントの 1 つです。
手前味噌ですみませんが、Dropbox は様々な技術を駆使しているので、業界で一番早いファイルの同期を提供しています。

4-1-3. 様々な端末環境で利用ができる

学生や教職員が使用する端末は多種多様で、個人所有デバイスから共有ファイルへアクセスしたいという要望は以前よりよく聞かれます。Windows, Mac, Linux, iOS, Android 上での利用に加え、PC教室などの運用でみられる移動プロファイルへの対応が求められます。
 

4-1-4. 共有先の利用者が多い

共有することができる相手が多いクラウドストレージサービスは便利です。例えば、教職員の海外共同研究などで海外の大学とフォルダ共有する際に、簡単に共有が完了します。

4-1-5. 利用できない文字が実は存在する

OS がサポートしていない文字以外にもクラウドストレージサービスがサポートしていない文字列もあり、禁則文字があるとクラウド側にデータ同期されないことがしばしばあります。

4-2. IT 管理者の視点で確認すること5つ

サービスを管理する IT 管理者にとっても使い勝手がよくあるべきです。そのためにチェックする5つのポイントを紹介します。

4-2-1. ファイルサーバーをリプレースできるだけの柔軟な管理機能

昨今のスマートフォン普及率やPC必携化などを考慮すると、現状のオンプレミスファイルサーバーのクラウド化も選択肢に入るのではないでしょうか。こうなると現行ファイルサーバーの利用機能などの継承は必須です。例えば、高層化されたそれぞれのフォルダに異なる権限を与えたり、ユーザー毎に容量制限を加えたり、Active Directory との連携が求められてきます。

4-2-2. 従来の運用方法を継承できる API

クラウドサービス側に柔軟な API の準備があれば、数千名の入学生のアカウント登録・新規フォルダ作成、卒業生のデータ移行などを自動化できる大きなメリットがあります。IT 管理者の作業を飛躍的に効率化できる API が用意されているかも確認したいです。
 

4-2-3. 学内ネットワークへの負荷

学内のネットワーク負荷が想定以上に高くならないように帯域を節約する機構が備わっているかが大切です。PC 教室で生徒が一斉にアクセスを開始すると顕著に負荷が上がり、レスポンスが悪くなることがあります。

4-2-4. シングル・サインオン (SSO) と連携させる

利用者が数万人に及ぶ教育機関では認証管理が重要になります。既に多くの大学では LDAP や ActiveDirectory でユーザーやグループの管理を行っていますが、これらのユーザー情報とクラウドサービスを連携して認証を行える SSO の導入を極めておすすめします。最近は ADFS や AzureAD 以外にもさまざまなサードパーティ製品が市場にはあります。

4-2-5. データセンターまでのネットワーク接続網

学内からデータセンターまでのネットワーク接続経路も重要です。一般のインターネット回線からでは、想定外の海外プロバイダーにルーティングされパフォーマンスが全く出なかったという事例もあります。国内の教育機関は SINET (国立情報学研究所が構築・運用)からの接続経路を確認されることをおすすめします。

4-3. セキュリティーで確認すること4つ

クラウドストレージには皆様の大切なデータを保存されます。なのでセキュリティについては確認することはとても大事です。ここで確認すべき 4 項目を紹介します。
 

4-3-1. 端末紛失時の対応

モバイル端末は場所を選ばず利用できる反面、紛失リスクが高くなります。紛失時には遠隔でデバイスに存在するデータを消去する必要があります。または、モバイル端末にデータを保存していない場合は、クラウドストレージのアカウントとの接続を切断する必要があります。

4-3-2. データセンターのコンプライアンス認定

データセンターの取得済みコンプライアンス認定の種類は、1 つの評価軸として認められる傾向にあります。無償版と有償版のサービスではこのコンプライアンスに差があるのが一般的です。こちらも確認ください。

大事なことは、クラウドストレージのサービスがあなたの大事なデータを守るために、どのような規格と規制を取得していることです。
Dropbox の場合はこちらの規格と規制を取得しています。最も厳しいと言われているヨーロッパのPrivacy Shield法をクリアしています。

4-3-3. データセンター側でのマルウェア検知対応

データセンターに保存されたデータにマルウェアがないかどうかを確認する機能があることも是非ともご確認ください。

4-3-4. 政府や当局からデータ開示要請時の対応

政府などが捜査時においてデータセンター事業者に、データ開示要請を行うことも珍しくありません。この時、重要なのが事業者の対応です。的確に開示要請がある旨をユーザー側に伝える運用となっているか、それらを事業者として開示しているか、といった透明性も重要です。Dropbox では年に1回透明性に関するレポートをこちらで公開しています。

以上、3カテゴリー、合計14項目の判断基準を紹介しましたが、参考になれば幸いです。

5. 成功している学校法人の紹介

Dropbox Business を導入して学校全体の生産性を飛躍的に上げた学校などを紹介します。

5-1. 関西大学の事例と成果

まずは3万人以上の教職員と学生がスムーズに情報共有をされている関西大学の事例をご紹介します。是非とも下の動画をご覧ください。

5-1-1. 関西大学が Dropbox Business を導入して得た成果 7 つ

5-1-1-1. 日々の管理作業からの解放

オンプレミスファイルサーバーをDropbox Businessに移行する事により、情報センター側の管理工数は大きく削減し、管理者は日々のパフォーマンス管理やバックアップ運用などから解放されました。

5-1-1-2. 学生・教職員たちがどこからでもデータにアクセスできる環境

学生・教職員の個人利用デバイスからも、安全にファイルアクセスが可能なので、いつでも・どこでもの環境が構築でき、従来のUSB利用やメール添付によるファイル共有がなくなりました。

5-1-1-3. 無償版で既に使っているサービスをそのまま利用できる

教職員や学生にとって、既に無償版で慣れ親しんだサービスなので、利用者はその延長線上で活用することができており、一気に利用数が増大しました。

5-1-1-4. エコ対応への貢献

ペーパーレス推進に向けた道具としても活用できています。例えば、ペーパーレス会議はもちろん、コピー機の変わりにスマホから撮影してクラウド側に保管することができ、エコ対応への貢献も果たしています。

5-1-1-5. ゼミや授業での情報共有が簡単に

教職員が授業で利用するガイダンス資料(参考資料)などを配布するのに一苦労でしたが、Dropbox Showcaseを利用し、簡単に資料配布などが出来るようになりました。

5-1-1-6. 学生が卒業時にはそのまま学業ファイルを持ち出せる

学生は卒業のタイミングで無償版の Dropbox にデータを自動移行することができるので、そのまま学業ファイルを持ち出すことができます。これと並行して情報センター側の運用工数を大きく低減できています。

5-1-1-7. 有償版サービスの利用でセキュリティ面も安心

教職員は従来無償ストレージを利用していましたが、有償版サービスを利用することにより研究データの編集・削除等全ての操作に対してログ取得でき、研究過程における証跡を保存しておくことが可能になりました。

5-2. シドニー大学の事例と2つの成果

 
オーストラリアのシドニー大学も Dropbox Business を導入して利用いただいただいています。
こちらも是非とも動画をご覧ください。

 

5-2-1. シドニー大学が Dropbox Business を導入して得た大きな成果 2 つ

シドニー大学もたくさんの成果を得ることができましたが、特に大きな成果は下の2つです。

5-2-1-1. 研究データの可視性と制御性が大幅に向上

データが複数のプラットフォームに散財していて、大学のスタッフや研究チーム間で情報がうまく共有できていませんでしたが、今では Dropbox が研究の共同作業とファイル共有のための標準ツールとなり、研究データの可視性と制御性が大幅に向上しています。

業界最高水準の共同作業プラットフォームを採用することで、教育と研究における優れた業績達成を支援することができます。

5-2-1-2. 研究過程における証跡を保存しておくことが可能になった

研究者は従来無償ストレージを利用していましたが、有償版サービスを利用することにより研究データの編集・削除等全ての操作に対してログ取得でき、研究過程における証跡を保存しておくことが可能になりました。

5-3. その他の日本の学校法人の事例

その他に代表的な学校法人として、さらに下の3事例もご覧ください。

明治大学

日々の研究活動とコラボレーションに Dropbox Business を活用し、研究に集中できる環境を実現
詳しい事例はこちらをご覧ください。

城北学園

教職員用の情報共有基盤として、Dropbox Business を採用
詳しい事例はこちらをご覧ください。

沖縄科学技術大学院大学 (OIST)

研究者コミュニティの情報共有基盤として、Dropbox Business
詳しい事例はこちらをご覧ください。

6. 最後に

これらの学校法人のようにクラウドストレージを導入することで学生と教職員たちの生産性が飛躍的に向上し、学校がより素晴らしい場所になるお手伝いが多少なりとも Dropbox でできれば非常に幸いです。
クラウドストレージを導入するときの大事なポイントをご理解いただけましたでしょうか?
こちらに、最新の関西大学の事例をご用意したので是非ともダウンロードください。
また、クラウドストレージの導入に関して相談したい場合はこちらよりご連絡いただければ幸いです。

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