もっと上を目指す人のための To-Do リスト活用術とおすすめツール 3 選

To-Do リスト、すでに始めていますか？この記事をご覧になっている方の中には、興味はあるもののまだ始めていない方、もしくは To-Do リストを始めてみたもののメリットを実感できていないという方が多いのではないでしょうか。

To-Do リストはやるべき仕事や作業（タスク）をリスト化して分かりやすくするためのものですが、そこにはタスクの漏れや納期を忘れてしまうことを防ぐという備忘録としての機能だけでなく、時間の使い方を改善したり仕事のモチベーションを向上させるなど多くのメリットがあります。

早速 To-Do リストを有効活用したいという方のために必要な基礎知識から活用のコツ、そして筆者も使用している便利な無料ツールをご紹介します。

1. デキるビジネスパーソンの常識、To-Do リスト

1-1. To-Do リストとは

デキるビジネスパーソンの必需品のように扱われている To-Do リストですが、この To-Do とは直訳すると「すること」という意味です。つまり、To-Do リストとは「することリスト」のことです。やるべきことをリストアップして忘れないようにしておくことと、やるべきことの優先順位を明確にしておくのが主な目的です。

かつては手帳やメモなどを使って同様のことをしていたものが、現在では Web サービスやアプリなどにとって代わりつつあり、複数のメンバーで共有できるなど新しいメリットも生まれています。

具体的なTo-Do リストのメリットを3つほど紹介します。

1-1-1. To-Do リストで脳の負担を減らす

『仕事を成し遂げる技術』の著者で専門家のデビッド・アレン氏は、「脳はアイデアを保管する場所ではなく、生み出すために存在している」と言っています。タスクを覚えることで脳に負担がかかればかかるほど、実際に完了できるタスクの数は少なくなります。

人の意識は一度に多くても 4 つの事柄にしか注意を払うことができない、と神経科学では言われています。折り返しの電話や植木の水やりなどの細かなタスクに気をとられることで、真に重要なことへの集中が削がれてしまいます。To-Do リストを利用することでこのような負担は軽減され、精神的な余裕が生まれ、効率よく作業できるようになります。

1-1-2. To-Do リストで全体像を掴む

混沌とした考えの中からタスクを書き出して To-Do リストを作成することにより、タスクから心理的に距離を置くことができ、優先順位と戦略の策定が容易になります。大局的に見ると、毎週の進捗報告よりも、新しいプロジェクトを推し進めることの方がよほど重要であることがはっきりわかります。

リストを作ることで、受け身にならずに、積極的に考える姿勢が生まれます。目標を達成するためのステップの確認に時間を割くことで、タスクが重なったときに優先順位をつけやすくなります。

1-1-3. To-Do リストでストレスを減らす

何かやり残したことがあるような、忘れていることがあるような気持ちが抜けない場合、それはツァイガルニク効果という現象が起こっています。これは、達成できた事柄よりも、達成できなかった事柄の方が記憶に残りやすいという原理です。完了したタスクを To-Do リストから消し去ることでこの効果は緩和され、脳のストレスを軽減し、より多くのタスクを実行できるようになります。

1-2. To-Do リストを使う人が増えている理由

To-Do リストを使う人が増えているのは、1 人のビジネスマンのやることが多くなり、さらにやることが多様化していることが理由として考えられます。管理すべき事柄が多くなると人間なので忘れてしまったり、漏れが生じてしまったりするものです。友だちとの約束であれば謝れば済むかもしれませんが、ビジネスシーンでは取り返しのつかないこともあるでしょう。

そんなミスを防ぐために To-Do リストを利用している人が最も多いと思いますが、To-Do リスト自体も進化しているのでプロジェクト管理や進捗管理などにも利用の範囲が広がっています。

1-3. 自分の未来が可視化される

To-Do リストを使うことに慣れてくると、自分の予定が優先順位に従って表示されるので自分にとって直近の未来が可視化されます。朝一番にその日の To-Do を確認する人は多いと思いますが、その時に今日がどんな動きになるのかがイメージできます。

予定表でも同じことができるかもしれませんが、To-Do だと時間の使い方が分かりやすく可視化されるので、自分の未来を可視化できるツールでもあると思います。どんな人にも時間は平等に与えられているので、その時間をいかに有効に使うかはビジネスの成否を分けると言っても過言ではありません。時間の使い方を記録することで今後の時間の使い方をブラッシュアップできる時間管理アプリが流行っていますが、過去を記録していく時間管理アプリに対して、未来を管理するのが To-Do リストという位置づけです。

なお、時間管理アプリの使い方やおすすめのアプリについては「おすすめ時間管理アプリと時間管理の達人になる 10 のルール」に詳しい解説がありますので、興味のある方はぜひ併せてお読みください。

1-4. サボりそうな自分を叱ってくれる To-Do リスト

人は楽をしたがる生き物なので、誰も見ていないような時はついついサボりたくなるものです。しかし時間の使い方で成否が決まるのがビジネスの世界なので、サボり癖は必ず自分に不利益をもたらします。

To-Do リストにはやるべきことが優先順位に従って並んでいるので、それが自分を監視する役割を果たしてくれます。優先順位が極めて高いタスクがまだ終わっていないのにサボっていることが To-Do リストで明らかになってしまうので、To-Do リストを使っていくにつれて時間の使い方が生産性の高いものになっていきます。後述しますが、完了したタスクには「済」マークなどやり終えたことを分かりやすくすることで達成感が得られるので、これもその先のタスクと向き合うためのモチベーションにつながります。

自分を律するのが苦手な人、サボり癖があると自覚している人にこそ To-Do リストは効果的です。

1-5. To-Do リストサービスの主な機能

手帳などアナログ的な方法で To-Do 管理をしている人も多いですが、現在多くなってきているのが To-Do アプリなど IT を活用した To-Do リストサービスです。

ここで筆者が利用している To-Do リストサービス、「Jooto」と「Google カレンダー」を例に、To-Do リストサービスの主な機能を解説します。

1-5-1. タスクの登録、納期管理

やるべき仕事や作業（タスク）を登録して、それをいつまでにやらなければならないのかという情報を含めて管理することができます。納期が迫っているタスクの順に並べることもできるので、納期を飛ばしてしまうリスクを解消することができます。

このように開始日や〆切日を登録できるので、納期管理に役立ちます。

1-5-2. リマインド

タスクや予定などを忘れないように知らせてくれることをリマインドといいます。To-Do リストサービスの多くはこのリマインド機能を備えており、あらかじめ設定した時間になると予定時刻が近づいていることを教えてくれます。

予定や納期などの何分前、何時間前にリマインドをするかという設定も可能なので、うっかりミスを防いでくれる便利な機能です。

1-5-3. 優先順位の可視化

たくさんあるタスクには、それぞれ優先順位があります。今すぐやるべきこと、今日中にやるべきこと、そのうちやっておくべきことなど、それぞれのタスクの需要度や緊急度によって優先順位決める必要があります。

手書きの To-Do リストだと思いついた順序で書き出してしまうので優先順位を把握しにくいですが、アプリなどの To-Do リストサービスでは並べ替えが簡単なので、優先順位の管理がしやすくなります。

1-5-4. ガントチャート

ガントチャートとは、一覧表示されたタスクをグラフ化、視覚化したものです。To-Do リストサービスの中には、このガントチャートを作成できるものがあります。グループ全体のプロジェクト管理などにとても役立つ機能です。ガントチャートについての詳しい解説は「ガントチャートをフリーで作成できるツールとエクセルによる作成方法」の記事で解説しているので、ぜひそちらもお読みください。

1-5-5. To-Do リストの共有

手書きの To-Do リストにはなくてデジタルツールにあるもので最も便利な機能と思われるのが、To-Do リストの共有です。管理職の人であればメンバーそれぞれの To-Do を把握することができて、メンバー同士も他の人の To-Do を知ることで「今何をやっているのか」を知ることができます。

この機能はとても評判がよいため、ほとんどのクラウド型 To-Do リストサービスに実装されています。

2. To-Do リストを業務改善に役立てる 7 つのコツ

2-1. 一番自分に合った方法を続ける

To-Do リストの管理にアプリや Web サービスなどを利用する人が多くなっていますが、必ずしも流行りのアプリを使う必要はありません。手書きのほうが管理をしやすいという人は、これからも手書きで To-Do 管理を続けても何ら問題はありません。大切なのは、自分に合っていること、使いやすいこと、そして今後も続けられる方法であることです。

より使いやすいタスク管理アプリを求めてコロコロと変えるのは構いませんが、変えるたびに操作に慣れる必要があるので「タスク管理アプリを使う」ことが目的になってしまいがちです。タスク管理など業務の改善が目的であることを忘れず、自分に合った方法を続けましょう。

2-2. 優先順位を大切にする

タスクの優先順位を管理できるのは To-Do リストの大きなメリットなので、ただ並列にタスクを並べてつぶしていくのではなく、優先順位にこだわって上から順につぶしていくイメージを持つと To-Do リストの威力がより強く発揮されます。

この習慣を持つようになると無意識にタスクを重要度で分類する思考パターンになるので、タスクをより立体的にイメージできるようになり、仕事の効率がアップします。

2-3. タスクが完了したことを分かりやすくする

手書きであっても To-Do リストサービスであっても、完了したタスクは終わったからといって削除せず完了タスクとして残しておくことをおすすめします。「こんなにやったのか」という達成感がモチベーション向上につながるので、筆者は未着手のものを「To-Do リスト」、着手したものを「進行中」、そして完了したものを「完了」というカテゴリーに分けて月単位で管理しています。最終的には完了のところにすべてのタスクが集まるので、月末になると完了のところは壮観な眺めになります。

2-4. 何でもかんでも登録しない

タスク管理で推奨されているのが、タスクの細分化です。大きなタスクを 1 つ置くだけだとその中での進捗がつかみにくく、タスク管理をしているとは呼べない状態になります。

そこでタスクを細分化して管理することが推奨されているわけですが、細分化するのと「何でもかんでも登録」するのとは意味が違います。あまりにも細かいことまで To-Do リストに登録してしまうと膨大なタスクに見えてしまうので、うんざりしてしまう恐れがあります。

To-Do リストはタスクの漏れを防ぐためだけでなくモチベーションの維持にも役立つので、モチベーションを下げてしまう使い方には注意しましょう。

2-5. タスク情報を詳細に記録する

To-Do リストには単なるタスクのタイトルだけでなく、必要になる情報をできるだけ詳細に記録しましょう。特に打ち合わせや電話でのやり取りで決まったことなど、メールやチャットワークのように文字が残らない情報はタスク情報として記録しておかないと忘れてしまう恐れがあります。

タスク管理アプリにはタスクごとに情報を記録できる機能があるので、そこにできるだけ詳しく情報を記録しておくと、後で見たときに書き込んだときと同じ感覚で仕事をすることができます。

2-6. 現実味のない予定を立てない

到底できそうにない量であるにもかかわらず、あれもこれも今日中にやっておきたい、今週中にやっておきたいと欲張りすぎて現実味のない To-Do リストを作成するのはおすすめできません。なぜなら、すでに現実味がないことを知りつつ To-Do リストを作ってしまっているからです。

「どうせ全部はできない」という To-Do リストは強制力がないので、本当にやっておくべき優先順位の高いタスクまで翌日に回してしまったりするかもしれません。

To-Do リストは指定の期日までにすべてがやり終えられることが前提の量で作成しましょう。そうすることで優先順位が明確になり、ノルマ意識を持ち続けることができます。

2-7. To-Do リストを目的にしない

「デキる人がやっているから」という理由で To-Do リストにチャレンジするという人もいるかもしれませんが、これだと To-Do リストの作成が目的になってしまっています。To-Do リストを利用して業務を改善、効率化することが目的なのですから、2-1 で述べているように方法は手書きであっても問題はありません。

特にタスク管理アプリは次々と新しいものが登場するので目移りしてしまいそうになりますが、To-Do リストを「使う」ことに徹してください。
To-Do リストに「使われる」ようになると、業務改善はおろか To-Do リストを作成するというタスクが増えるだけです。

3. To-Do リストの作り方と使えるおすすめ無料ツール 4 選

ここまでお読みいただき、To-Do リストを使ってみよう、とお考えの方は、まずはシンプルなチェックリストのテンプレートがよいか、それとも多機能のシステムがよいか、自身に合うスタイルを見つけましょう。

3-1. 昔ながらのアナログなリスト

紙と鉛筆は時代遅れに感じるかもしれませんが、手で物を書くという行為は内容を効率的に処理し記憶するのに役立つという研究結果があります。紙に書くことのもう 1 つの大きなメリットとしては、メールなどにわずらわされることなく、静かな空間で考えをまとめ優先順位をつけられることがあります。

アナログの To-Do リストは、ただの紙切れから工夫を凝らした手帳・スケジュール帳形式まで、さまざまなタイプがあります。手元に置いて実際に使いこなせるものを見つけましょう。オーダーメイドの革の手帳は見た目には良いかもしれませんが、引き出しに閉まっているだけでは重要なタスクを管理する役目は果たせないので、実際に使いやすいものを選ぶことが大切です。

3-2. デジタル To-Do リスト

デジタル To-Do リストには、無料のアプリまたはオプション機能付きシステムなどがあり、デバイス間での同期や共同作業者とのタスク共有など、特有のメリットもあります。

注目すべき機能としては、タスクを簡単に配置して優先順位をつける機能、スケジュール設定とリマインダー付きのカレンダー統合機能、繰り返し記載するのを省くための定期タスク機能などがあります。イギリスの有名な童話「3 びきのくま」のように、生産性の向上をもたらす「ちょうどいい」と思える方法にたどり着くまでは、シンプルすぎると思うシステムもあれば、複雑すぎると感じるシステムもあるでしょう。

3-2-1. Dropbox Paper

Dropbox が無料で提供している柔軟なワークスペースを提供するドキュメントツールです。Dropbox Paper ではタスク管理ができるので、To-Do リストとしての使い心地よいです。さらに、メンション機能を使えば、自分のみならず他の方にタスクを依頼し、管理をすることができます。
こちらに詳しく書いています。

3-2-2. Gmail

Google が提供している無料メールサービスの Gmail には、To-Do リスト機能があります。すべて無料で使える上にメール機能とリンクしているので To-Do をメールで送れることや、Google カレンダーなど他のスケジュール管理サービスとも連携できるので完全無料サービスでありながら魅力的な機能が満載です。

⇒ Gmail

3-2. Jooto

無料版と有料版がありますが、無料版でも To-Do リストとして十分使えます。個別のタスクを付箋のように取り扱い、それをドラッグ & ドロップで動かすことができるという感覚的な操作が魅力です。

⇒ Jooto

3-3-3. Excel

表計算ソフトの Excel は一覧表を作成することに長けているので、それを利用して To-Do リストに応用している人も多くいます。手作りで自分なりの To-Do リストを使っている人もいますが、Excel で簡単に To-Do リストを利用できる無料のテンプレートもたくさんあります。

3-3-3-1. 便利な Excel 用プロジェクト管理テンプレート

プロジェクト管理に使えるテンプレートが多数揃っています。この中の「タスクリスト」が To-Do 管理に使えるテンプレートです。

⇒ Smartsheet

3-3-3-2. To-do リストテンプレート

各種ビジネスフォームを配布している「経費削減実行委員会」の Excel 用 To-Do リストテンプレートです。ダウンロードには会員登録が必要なので、メールアドレスをご用意ください。

⇒ 経費削減実行委員会

3-3. クリエイティブなリスト作成

アーティストのアドルフ・コンラッド氏は、自分が持っていくべき荷物を、安全ピンから縞模様の靴下まで、すべてスケッチしました。その際、綺麗で面白い To-Do リストは、やる気を起こさせ、記憶の助けとなり、仕事に小さな楽しみをもたらすことに気付きました。

チェックボックスにこだわらず、クリエイティブになりましょう。カラフルな付箋を壁に貼ることは、主要なプロジェクトのステップを視覚化するのに役立ちます。画像ベースのリマインダーは目を引き、タスクが記憶に残りやすくなります。感情に基づいた To-Do リストや、ストーリー仕立ての To-Do リストを作成するのもよいでしょう。