バーチャルファーストツールキット：考え方を切り替えるには

私たちの働き方は、途方もないスピードで変化しつつあります。いつ、どこで、どのように仕事をするか。そのことに関するこれまでの習慣や想定は、まったく当てにならなくなりました。これは、目もくらむような大きな変化です。
Dropbox は今、バーチャルファースト企業への転換に取り組んでいます。バーチャルファーストとは、全従業員がテレワークを基本としつつ、チームコラボレーションの際には対面で集まる（安全性が確認された後に）という働き方の変革を意味します。
今回、これまでの経験から得たいくつかの原則を整理し、バーチャルファーストな働き方に適応するためのリソースとしてまとめました。
それが、このバーチャルファーストツールキットです。
私たちは今後も、さらに実践と試行錯誤を重ね、その結果得られた知見を新たなコンテンツとして追加していきます。本稿では、バーチャルファーストに向けて考え方を切り替える方法を紹介しています。バーチャルファーストツールキットのその他の記事は、以下のリンクからご覧いただけます。

バーチャルファーストの働き方とは、単に遠く離れた場所からテレワークすることではありません。
それは、対面型の働き方や従来型のテレワークとは根本的に違うものです。関係者のタイムゾーンや所在地が分散している状況では、スケジュールから社会常識に至るまで、すべての点においてチーム内で見直しが必要になります。これは、大きな仕事をどのように成し遂げるかについて、いくつかの前提を疑うことを意味します。

多忙さではなく成果を重視

多くの職場では、ひたすらデスクに向かうという、厳しい時間的制約のある働き方が依然として主流です。しかし、数十年にわたる調査の結果、従業員がより自律的に働ける企業では、従業員の積極性や生産性が向上することがわかっています。バーチャルファーストの働き方に移行するときには、勤怠や活動状況よりも、お互いの信頼関係と成果を優先するようにします。まずは目標設定から始めましょう。チームの作業量（「15 件のプロジェクトが完了した」など）を測定する代わりに、その仕事がもたらす成果（「X という機能の導入率が 20 % 増加した」など）を測定してみてください。

非連続型の勤務時間

仕事の場所が分散することで、組織は標準的な 9～5 時勤務を見直し、いつ、どのように働くかを従業員がもっと自律的に選択する機会を得られます。これをうまく進めるには、いつ対面で集まるか、週の勤務時間をどのように計画するか、そしてどのような影響があるかについて、相当の心づもりが必要になります。

非同期を原則として考える

ほとんどの職場では、同期型（リアルタイムで対面が基本）のコミュニケーションが主流です。やっかいなことに、このアプローチは心の健康と生産性に悪影響を及ぼす無意味な会議につながる可能性があります。バーチャルファーストの働き方は、よりよい習慣を身につけるチャンスになります。その 1 つが、「即時同期」を「原則非同期」に置き換えることです。何となく会議の日程を決めてしまう前に、今後はメール、クラウドドキュメント、チャットなどを使って問題を解決できるか試してみましょう。

シンプルさを心がける

多くの場合、バーチャルファーストのコミュニケーションは文面で行われます。誤解を減らし、プロジェクトを円滑に進めるためにもシンプルな文面を心がけましょう。簡潔であれば、長すぎて読み飛ばされるのを防げます。見つけやすく、すぐに行動に移せるような形で仕事内容を文書化して、他のチームを手助けしましょう。そうすれば、事の経緯を把握するために Zoom ミーティングを設定する、あるいは Slack で誰かに質問する、といったことが不要になります。