テレワークに効く!Dropbox で実現するスマートワークスペース

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新型コロナウイルスの拡大に伴い、日本を含む多くの国々で会社への出社が制限されている一方で、テレワーク実践への様々な壁に直面している企業も数多くあります。様々なメディアではテレワーク対応の重要性が話題となり、今やテレワークが事業の継続性に大きな役割を果たしていることが鮮明になりました。今回は、テレワーク対応を実践中の企業、今まさしくテレワーク環境整備に追われているご担当の方々向けに、テレワーク環境構築にはだかる課題とその課題に『効く』Dropbox Business の機能をご紹介し、さらなるコラボレーション高度化の実現のヒントをご紹介いたします。

まずテレワーク環境構築となるとパソコンやモバイル端末を社員に付与することから始まります。最近ではハードウェアの進化も伴い、デバイスレベルでのセキュリティも非常に向上しています。その次の様々な部門の社員の働き方を把握し、テレワークでも普段の業務が滞りなく遂行できる環境を提供する必要があります。アドビ システムズ 株式会社が最近行った『テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果』によると、実際にテレワークを実施してみて回答者の8割以上が生産性向上につながったと回答していますが、実務レベルでの課題も数多く浮き上がったようです。

 

 

 

 

 

 

 

出典:アドビ 「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果

調査結果をみてまず感じることが、依然業務のペーパーレス化が進んでない、ということです。また在宅勤務という形態では、物理的に職場の業務環境とは大きく異なるので、その環境の違いを課題として感じている声も聞こえてきます。さらに社員が同じ空間で時間を共にしていないため、誰が何をやっているのか、把握が難しくなるという状況が生まれやすくなります。

ではそれらの課題に対して 「Dropbox Business」 と 「Dropbox Paper」 を使うと、どのようにテレワークにおけるこれらの課題が解決されるのでしょうか。一つ一つ見て行きましょう。

  1. 情報共有と業務の見える化
  2. ペーパーレス化の高度化
  3. まとめ

1. 情報共有と業務の見える化

業務の進捗の把握、共有はどうすれば良いでしょうか。テレワーク中は、同僚や上司のデスクへ行って口頭での情報共有や昼食時間でのカジュアルな話ができなるなるため、メールやチャットに頼らざるえません。そうするとそこで共有された情報やファイルは様々な「ツール」内で存在し、探すのも一苦労です。メールやチャットを軸としたコミュニケーションでは、情報共有の依頼に対して、コンテンツを供給するスタイルなので、コンテンツがアップデートされる度に上書きされたコンテンツが次々とメール、チャット上で飛び交います。ではコンテンツを軸としたコミュニケーションとはどういったものでしょうか。

情報共有依頼がメールやチャットできたら、アップデートしたコンテンツが含まれるフォルダのリンクを共有し、そのリンクへアクセスすると常に最新版のファイルにアクセスできるとどうでしょう。コンテンツ修正の依頼もコンテンツ上でコメントをするだけで、業務がどんどん進んでいけばメールに添付された色々なバージョンの同じコンテンツを繋ぎ合わせる労力も削減されます。また Dropbox の進化版オンライン共同作業場である「Dropbox Spaces(スペース)」を使えば共有したフォルダ上に説明文を書き添えることでチーム全員が誰が何をすれば良いのかを把握することができ、今までのフォルダが「スマートワークスペース」へと変貌します。さらに Dropbox と Zoom や、Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS等 と連携するとツールを切り替えずに最新版の資料を共有できます。

フォルダをスマートワークスペースに変えて、
より省力化されたコミュニケーション

Slackと連携し、Dropboxから直接共有することでツールの切り替えが不要に

いろんな業務ツールとも連携可能

またテレワークで顕在化した大きな課題の一つである、「業務の見える化」については、頻繁にビデオ会議などを行い、進捗の報告をやることはできますが、物理的な会議とは異なり、ホワイトボードに出てきて意見を取りまとめ、議論を進めることが難しくなります。その場合、デジタルキャンバス的な役割を果たすツールが必要となります。その時に便利なのが、 「Dropbox Paper」 です。

全ての最新情報を Paper 上に集約し、共同作業をよりスムーズに

ビデオ会議中も Dropbox Paper を画面で共有しながら、そこに集まったメンバーがそれぞれ同時にドキュメントを編集することで、どんどん作業が進んでいきます。また参加できなかったメンバーも非同期な形でこのドキュメントに加筆することで、メールやチャットではできないコミュニケーションの高度化が図れます。

 

 

Dropbox Paper を使うと以下をまとめられます:

  • 会議の議事録や事前のアジェンダ共有
  • 日報、売り上げ結果の取りまとめ報告
  • 新製品発表企画のドラフト
  • ガントチャートを使ったスケジュール管理
  • To-Doリストを使ったプロジェクト管理
  • Paper 内のプレビュー機能で、PDF、YouTube、Photoshopファイルを貼り付けるだけで制作物のコラボレーション
  • コメントと通知機能で常に進捗を把握

    2. ペーパーレス化の高度化

    続いてはテレワークに入る前にオフィスにある紙の書類をデジタル化しましょう。そこで使えるのが、Dropbox のモバイルスキャン機能です。紙で共有された書類を瞬時にスキャンすることで、デジタル化されたファイルが Dropbox のフォルダ内に保存されます。また名刺や領収書、見積書、請求書など様々な書類を取り入れテレワーク中でもそれらにアクセスすることができます。またホワイトボードで議論した内容も画像で取り込みデジタル化することで、テレワークでフォローアップの会議を行った場合も抜け漏れのないコミュニケーションが実現します。さらに、すこし斜めから撮った手書きのメモ、書類、ホワイトボードのスキャンも AI が自動的に傾きを修正してくれます。

    Dropbox ドキュメント スキャナー

    テレワーク中の外部企業(顧客や協力会社)とのコミュニケーションもデジタル化されたやりとりが必須となります。社内ではマイクロソフト社のOffice、外部企業とはグーグル G Suiteなど、複数のツールを使ったコミュニケーションもあります。その場合、プロジェクトメンバーが使う様々な形のファイルを1箇所で管理する必要があります。その場合、新しいDropboxのデスクトップブラウザアプリを使うと、Dropboxから直接グーグルのドキュメント、スプレッドシート、スライドを作成し、そのフォルダを共有したメンバーのみがアクセスできるように管理も簡単になります。まだOfficeファイル、PDF、スライド資料も200ページ以上の完全な全文検索機能が便利です。必要な時に必要な情報に瞬時にアクセスできる環境も Dropbox でデジタル化をすれば簡単にできます。

    まとめ

    Dropbox Business には非常に便利な機能が満載です。

    テレワークを含めどのような課題を解決できるのかを下記にまとめました:

    テレワークでは使い勝手の悪いVPN、ファイルサーバー、NASの代替品

    • VPNは使い勝手が悪く大勢が使うと速度が落ちます。本当に機密性の高い情報や、システムへのアクセスに活用するなどの使い分けが必要です
    • モバイル端末からはアクセスできません
    • 管理者は常にバックアップや容量増加の対応を迫られます
    • セキュリティ対策も常にメンテナンスを行う必要があり万全とも言えません
    • クラウド化されたファイルサーバも使い勝手は変わらず、利用者が増加すると費用も高額になります
    • Dropbox やその他クラウドサービスは SSO、多要素認証、モバイル端末はMDMでしっかり管理
    • 企業のセキュリティ要件に合わせて Dropbox Bxsiness の共有機能を細かく設定(共有権限設定、ダウンロード権限、パスワード)
    • 通信はSSL暗号化されいるので安全

      その他テレワークに効く機能の一部:

      • 大きなファイルをメールでは送れない
        →共有権限機能、ファイル転送Dropbox Transfer(2Gから最大100Gまで対応)
      • 最新版コンテンツを探す作業やスライドの結合作業が大変
        →コメント機能、全文検索機能、Dropbox Spaces、ファイルリクエスト
      • ホワイトボードに変わる議論をまとめるデジタルキャンバスが欲しい
        →Dropbox Paper、Dropbox Spaces
      • プリンターやスキャナーがない、オフィスにある紙書類の資料が見たい
        →ドキュメントスキャン機能
      • テレワーク中だと把握しにくい社員の業務実態やプロジェクトの「見える化」
        →Dropbox Paperでプロジェクトの進捗管理、日報をチームで共有
      • テレワーク中の情報漏えい対策、情報管理施策
        →Dropbox Businessの強力なガバナンス機能、わかりやすい管理者機能でモバイルワークを実現

      あわせて読みたい

      弊社カスタマーサクセス担当 岡崎のインタビュー記事です。Zoom のミーティング録画を Dropbox に保存する新機能、その他の機能やDropbox自身の在宅勤務状況も紹してます。

      テレワーク時のチーム作業で便利な機能は? Dropboxに聞いてみた (外部サイト: ASCII.jp)

      Dropbox Business 無償トライアルも行っています。

      Dropbox Japan と SB C&S 社が協力し、専用の Dropbox トライアルサポート事務局を開設しました。トライアル期間中は事務局スタッフが、利用開始方法やテレワークで活かせる機能の利用方法を電話やメールでサポートいたします。Dropbox トライアルサポート事務局は、SB C&S が独自に提供している無償のサービスとなります。トライアル中のお困りごとや操作方法の説明、定着に活かせるアドバイス等をさせていただきます。詳細はこちらをご覧ください。

      テレワークに使える!Dropbox Business 無料トライアルのご案内

      少しでもみなさまのテレワークによるコラボレーション高度化のお手伝いができると幸いです。

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